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In der heutigen dynamischen Beschaffungslandschaft hat sich Source-to-Contract (S2C) zu einem entscheidenden Prozess entwickelt, um Effizienz, Kosteneinsparungen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu steigern. Dieser umfassende Leitfaden beleuchtet die S2C-Reise – von der Lieferantenidentifikation bis zum Vertragsmanagement – und untersucht, wie digitale Tools wie die S2C-Suite von Zycus die traditionelle Beschaffung in einen strategischen Vorteil verwandeln.
TL;DR
- Source-to-Contract (S2C) ist ein End-to-End-Beschaffungsprozess, der die Identifizierung, Bewertung, Verhandlung, Vertragsgestaltung und das laufende Lieferantenmanagement umfasst.
- Es unterscheidet sich von Procure-to-Pay dadurch, dass es sich auf die strategische Beschaffung und die Lieferantenbeziehungen konzentriert, bevor der eigentliche Einkauf beginnt.
- Der S2C-Prozess umfasst Ausgabenanalysen, RFx-Management, Lieferantenauswahl, Vertragserstellung und Leistungsüberwachung, um Compliance und Kostenoptimierung sicherzustellen.
- Best Practices wie klare Beschaffungsstrategien, Lieferantensegmentierung und der Einsatz von Automatisierung helfen Unternehmen, Effizienz zu erreichen und Risiken zu mindern.
- Die S2C-Lösungen von Zycus bieten Unternehmen KI-gesteuerte Einblicke, nahtlose Workflows und Tools für Ausgabenanalysen, Lieferantenmanagement, eSourcing und Vertragsautomatisierung.
Was ist Source-to-Contract?
“Source-to-Contract” (S2C) bezieht sich auf eine Beschaffungsstrategie, die den Beschaffungsprozess für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen von Lieferanten zusammenfasst. Es handelt sich um eine End-to-End-Sourcing-Strategie, die versucht, den Beschaffungsprozess zu optimieren.
S2C beginnt mit der Ausrichtung von Beschaffungsentscheidungen an den strategischen Zielen eines Unternehmens. Dies trägt dazu bei, Kosten zu senken, Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und die Gesamteffektivität zu steigern.
S2C ist ein äußerst relevanter Teil des Beschaffungsprozesses, der für die Auswahl der richtigen Lieferanten von entscheidender Bedeutung ist. Suche nach Lieferanten, Erstellung und Umsetzung eines strategischen Beschaffungsplans. Die Verwaltung eines Ausschreibungsprozesses, die Abwicklung eines Geschäfts und die Verwaltung der Lieferantenleistung sind einige Beispiele für Source-to-Contract.
Der Source-to-Contract-Prozess wird oft synonym verwendet, manchmal auch für die Beschaffung bis zur Zahlung. Daher ist die Entschlüsselung des Jargons “Source-to-Contract” vs. “Procure-to-Pay” wichtig, was Sie in unserem umfassenden Leitfaden zu Source-to-Contract nachlesen können.
Den Unterschied verstehen: Source-to-Contract vs. Procure-to-Pay
Oft werden die Begriffe “Source-to-Contract” und “Procure-to-Pay” synonym verwendet, beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Phasen des Beschaffungslebenszyklus. Der Source-to-Contract-Prozess sorgt für die strategische Lieferantenauswahl und das Vertragsmanagement vor dem Einkauf, während der Procure-to-Pay-Prozess die Schritte vom Einkauf bis zur Bezahlung umfasst. Die Unterscheidung zwischen diesen kann für die Optimierung der Beschaffungsabläufe von entscheidender Bedeutung sein.
Lesen Sie mehr über den Unterschied zwischen Source-to-Contract und Procure-to-Pay
Der Source-to-Contract-Prozess
Der Source-to-Contract-Prozess umfasst in der Regel die folgenden wichtigen Phasen:
Ausgabenanalyse: Bevor die Vertragsquelle überhaupt beginnt, benötigen Unternehmen eine bessere Ausgabentransparenz. Eine Ausgabenanalysesoftware kann in diesem Fall dazu beitragen, die Transparenz bei Maverick Spends und der Kostenvermeidung zu verbessern. Klassifizieren Sie Ausgaben granular, um die allgemeine Compliance zu verbessern.
Entwicklung der Beschaffungsstrategie: Unternehmen spezifizieren ihren Beschaffungsprozess, ihre Anforderungen, Ziele und Strategien. Bei der Entscheidung, ob sie Waren oder Dienstleistungen intern oder extern beschaffen, bewerten sie deren Bedürfnisse.
Lesen Sie unseren Blog über: Lieben Sie Ihre Sourcing-Strategie, indem Sie sie loslassen
Lieferantenidentifikation und -bewertung: Potenzielle Lieferanten werden anhand von Parametern wie Fähigkeit, Qualität, Kosten, Compliance und Kapazität entdeckt und bewertet. Organisationen können mit Hilfe dieser Bewertung Lieferanten auswählen, die ihren Anforderungen entsprechen.
Request for Information (RFI): Um umfassende Informationen von potenziellen Anbietern zu erhalten, können Organisationen RFIs erstellen. Dies hilft dabei, die Fähigkeiten, Dienstleistungen und Kapazitäten der Lieferanten zu verstehen, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Request for Proposal (RFP) oder Request for Quotation (RFQ): Ausgewählte Lieferanten erhalten RFPs oder RFQs, in denen die genauen Spezifikationen, Bedingungen und Bedingungen des Einkaufs aufgeführt sind. Dann antworten die Lieferanten mit ausführlichen Vorschlägen oder Angeboten.
Verhandlung und Lieferantenauswahl: Organisationen verhandeln mit Lieferanten, um Bedingungen, Preise und andere Aspekte des Vertrags zu ändern. Die Lieferanten werden auf der Grundlage des besten Gesamtwerts ausgewählt, den sie liefern können, um die Anforderungen zu erfüllen.
Vertragserstellung: Legen Sie die Bedingungen der Beschaffung in formellen Verträgen fest. Dies umfasst die Leistungen, Kosten, Zahlungsbedingungen, Qualitätsanforderungen, Eigentum an geistigem Eigentum und andere relevante Aspekte.
Vertragsgenehmigung: Relevante Stakeholder innerhalb des Unternehmens, einschließlich Rechts-, Beschaffungs- und Managementteams, überprüfen und genehmigen den Vertrag.
Vertragsmanagement und Compliance: Das Management der Lieferantenbeziehungen nach Vertragsunterzeichnung ist unerlässlich. Auf diese Weise können Unternehmen die Leistung verfolgen und sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden. Dazu gehören die Überwachung von Key Performance Indicators (KPIs), die Verwaltung von Anpassungen und die Behebung von Problemen, die auftreten könnten. Weitere Informationen finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden für Vertragsmanagement: Vorteile und Best Practices
Source-to-Contract-Software kann dazu beitragen, verschiedene Phasen des Source-to-Contract-Prozesses zu rationalisieren und zu automatisieren. Source-to-Contract-Software macht den Prozess kostengünstiger, transparenter und nachvollziehbarer. Es gibt viele versteckte Vorteile, die über die Kosteneinsparungen bei der Verwendung automatisierter Source-to-Contract-Software hinausgehen. Lesen Sie hier: Über Kosteneinsparungen hinaus: Die verborgenen Vorteile der Source-to-Contract-Automatisierung
Source-to-Contract-Software gibt Unternehmen Einblick in ihre Beschaffungsvorgänge. Es ermöglicht ihnen, Entscheidungen zu treffen, die mit ihren Geschäftszielen übereinstimmen.
Erfahren Sie, wie ein führender Anbieter von Relocation-Dienstleistungen die Source-to-Contract-Software von Zycus nutzte, um seinen Source-to-Contract-Prozess zu transformieren.
Prozessschritte von der Quelle zum Vertrag
Die Größe des Unternehmens kann die Schritte, die Häufigkeit und Dringlichkeit des Source-to-Contract-Prozesses und andere Faktoren beeinflussen. Zum Beispiel müssen kleinere Unternehmen, die routinemäßig denselben Vertrag nach einem vorher festgelegten Zeitplan neu ausschreiben, wahrscheinlich nicht jeden Schritt durchlaufen.
Schritt 1: Beschaffung und Überprüfung
Natürlich beginnt der Source-to-Contract-Prozess mit der Beschaffung. Alle Schritte, die zur eigentlichen Beschaffung eines Artikels oder einer Dienstleistung führen, gelten als Beschaffungsaktivitäten. Eine Auswahlliste geeigneter Lieferanten, die die Anforderung erfüllen können, wird erstellt, indem sie zunächst in der Organisation erkannt und dann mit dem Beschaffungsprozess begonnen wird. Ein Beschaffungsspezialist stellt während der Beschaffungsphase Daten zu Budget, Vorlaufzeiten und Bestellmengen zusammen.
Im strategischen Einkauf investiert der Beschaffungsspezialist Zeit und Energie in die Suche und Überprüfung von Lieferanten, die Waren und Dienstleistungen termingerecht, in der gewünschten Qualität und in der erforderlichen Menge liefern können. Wenn die Beschaffung erfolgreich und wirtschaftlich genau die Produkte lokalisiert, die das Unternehmen von Lieferanten benötigt, die ihre Zuverlässigkeit konsequent unter Beweis stellen, schafft dies einen Mehrwert für das Unternehmen.
Schritt 2: Bieterverfahren veranstalten
Hosten Sie einen Ausschreibungsprozess, um die benötigten Artikel aus der Auswahlliste der vorab genehmigten Lieferanten zu erhalten, die Sie im ersten Schritt erstellt haben. Wenn Sie genau wissen, was Sie kaufen möchten, und sicher sind, dass Sie einen Kauf tätigen möchten, reichen Sie eine Anfrage oder RFP ein.
Wenn Sie dieses Gebot bereits abgegeben haben, können Sie es möglicherweise beschleunigen, während Sie sich weiterhin an die Regeln halten.
Schritt 3: Vergabe des Auftrags
Nachdem Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, vereinbaren Sie die Bedingungen und vergeben den Auftrag. Um den Kauf der Ware oder Dienstleistung abzuschließen, erstellen Sie eine Bestellung. Die Bestellung enthält die Gesamtkosten, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die bestellten Mengen und den Genehmigungsworkflow. Er dokumentiert auch die endgültige Vertragsvereinbarung.
Senden Sie die Bestellung zur Genehmigung und machen Sie sich bereit, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu erhalten! Der Source-to-Contract-Prozess ist abgeschlossen, nachdem der Vertrag abgeschlossen (und bezahlt wurde).
Best Practices für den Source-to-Contract-Prozess
Für die erfolgreiche Bereitstellung eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Betriebs muss man die Best Practices befolgen. Hier sind einige Best Practices, die Sie bei der Durchführung von S2C-Prozessen berücksichtigen sollten:
Klare Sourcing-Strategie:
- Entwickeln Sie eine klare Sourcing-Strategie, die auf die Unternehmensziele abgestimmt ist.
- Definieren Sie den Umfang, die Ziele und die wichtigsten Anforderungen jeder Sourcing-Initiative.
- Bestimmen Sie, ob Waren oder Dienstleistungen intern oder extern bezogen werden sollen.
Lieferanten-Segmentierung:
- Segmentieren Sie Lieferanten nach ihrer Kritikalität, Leistungsfähigkeit und strategischen Bedeutung.
- Weisen Sie Ressourcen und Aufwände basierend auf der Segmentierung zu, um den Wert zu maximieren.
Zusammenarbeit mit Lieferanten:
- Pflegen Sie offene und kooperative Beziehungen zu Lieferanten.
- Binden Sie Lieferanten frühzeitig in den Beschaffungsprozess ein, um Erkenntnisse und Innovationen zu gewinnen.
- Großartige Zusammenarbeit mit Lieferanten Der Aufbau robuster Lieferantennetzwerke kann unglaubliche Synergien im Beschaffungsprozess freisetzen.
Marktforschung:
- Führen Sie eine gründliche Marktforschung durch, um Trends, Preise und Lieferantenfähigkeiten zu verstehen.
- Nutzen Sie Markteinblicke, um Verhandlungsstrategien und Lieferantenbewertungen zu entwickeln.
Lieferantenbewertung und -auswahl:
- Verwenden Sie einen strukturierten Prozess, um Lieferanten anhand von Kriterien wie Qualität, Kosten, Compliance und Kapazität zu bewerten.
- Wählen Sie Lieferanten aus, die sowohl mit kurzfristigen als auch mit langfristigen Unternehmenszielen übereinstimmen.
Transparenter RFP / RFQ-Prozess:
- Erstellen Sie übersichtliche und detaillierte Dokumente für Request for Proposal (RFP) oder Request for Quotation (RFQ).
- Fügen Sie alle relevanten Informationen und Anforderungen hinzu, um genaue Antworten der Lieferanten zu gewährleisten.
Effektive Verhandlung:
- Führen Sie Verhandlungssitzungen durch, die sich auf die Erzielung von für beide Seiten vorteilhaften Ergebnissen konzentrieren.
- Berücksichtigen Sie Variablen, die über den Preis hinausgehen, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Qualitätsstandards und Lieferfristen.
Hier sind 11 Tipps für eine erfolgreiche Lieferantenverhandlung.
Digitale Tools und Automatisierung:
- Implementieren Sie E-Sourcing- und Beschaffungsplattformen, um Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.
- Nutzen Sie Datenanalysen, um Beschaffungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Lieferantenleistung zu verfolgen.
Standardisierte Verträge:
- Entwickeln Sie standardisierte Vertragsvorlagen mit klaren Geschäftsbedingungen.
- Passen Sie Verträge auf der Grundlage spezifischer Beschaffungsanforderungen an und bewahren Sie gleichzeitig die Konsistenz.
Einhaltung und Verwaltung von Verträgen:
- Überwachen Sie die Einhaltung von Verträgen anhand von Key Performance Indicators (KPIs) und regelmäßigen Audits.
- Richten Sie einen strukturierten Prozess für den Umgang mit Änderungen, Ergänzungen und Erneuerungen ein.
- Wenn Sie die Best Practices befolgen, sollten Sie beim Vertragsmanagement drei Dinge vermeiden.
Risikomanagement bei Lieferanten:
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken im Beschaffungsprozess und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung, hier sind vier Formeln für das Lieferantenrisikomanagement.
- Erstellen Sie Notfallpläne, um Unterbrechungen der Lieferkette oder andere unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit:
- Beziehen Sie funktionsübergreifende Teams aus den Bereichen Recht, Finanzen, Betrieb und anderen relevanten Abteilungen ein.
- Arbeiten Sie zusammen, um sicherzustellen, dass die Verträge mit den organisatorischen Anforderungen und der Compliance übereinstimmen.
Kontinuierliche Verbesserung des S2C-Prozesses:
Überprüfen und bewerten Sie den S2C-Prozess regelmäßig auf verbesserungswürdige Bereiche.
Integrieren Sie das Feedback von Stakeholdern und Lieferanten, um Strategien zu verfeinern.
Schulung und Entwicklung von Beschaffungsteams:
- Investieren Sie in Schulungen für Beschaffungsteams, um sie über Best Practices und Branchentrends auf dem Laufenden zu halten.
- Fördern Sie die berufliche Entwicklung, um Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern.
Leistungsmessung:
- Legen Sie Metriken fest, um den Erfolg Ihrer Sourcing-Initiativen zu messen.
- Überwachen Sie die erzielten Einsparungen, die Lieferantenleistung und die Gesamtprozesseffizienz.
Die Implementierung dieser Best Practices kann Unternehmen dabei helfen, ihren Source-to-Contract-Prozess zu optimieren und den Wert über den gesamten Beschaffungslebenszyklus hinweg zu steigern. Flexibilität und Agilität sind unerlässlich. Die Anpassung dieser Best Practices an die individuellen Anforderungen von Branchen und Organisationen kann zu einem großartigen Ergebnis führen.
Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über die Best Practices für den Source-to-Contract-Prozess.
Vorteile eines Source-to-Contract-Prozesses
Die Automatisierung des Source-to-Contract-Prozesses (S2C) kann Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten und ihre Beschaffungsaktivitäten und den gesamten Geschäftsbetrieb verbessern. Hier sind fünf wichtige Vorteile der Einführung eines automatisierten Source-to-Contract-Prozesses:
Kosteneinsparungen und Effizienz:
Unternehmen können mit Hilfe von S2C-Prozessen über den gesamten Beschaffungslebenszyklus hinweg Kosteneinsparungsmöglichkeiten finden. Unternehmen können die Preisgestaltung verbessern und Kosten senken, indem sie die Lieferantenauswahl, -verhandlung und -vertragsverwaltung rationalisieren. Effektive Prozesse sparen auch Zeit, so dass sich die Beschaffungsteams auf kritische Projekte konzentrieren können.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen:
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist für einen erfolgreichen Supply-to-Consumer-Prozess von Beginn der Beschaffung an unerlässlich. Dadurch werden die Lieferantenbeziehungen gestärkt und basieren auf Offenheit, Kommunikation und Verständnis. Bessere Beziehungen können zu günstigeren Bedingungen, hervorragendem Service und leichterem Zugang zu innovativen Ideen führen.
Risikominderung und Compliance:
Effiziente Techniken zur Risikobewertung und zum Risikomanagement von Lieferanten werden über S2C-Prozesse in den Beschaffungslebenszyklus integriert. Minimieren Sie potenzielle Unterbrechungen und gewährleisten Sie die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen, indem Sie die Kompetenzen der Lieferanten, die finanzielle Stabilität und die Einhaltung von Regeln analysieren. Wir haben ein Webinar durchgeführt, in dem die Best Practices für die Risikobewertung von Lieferanten vorgestellt wurden, was Ihnen helfen könnte, tiefere Einblicke zu erhalten.
Transparenz und Rechenschaftspflicht:
Eine klare Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen wird durch dokumentierte Beschaffungstaktiken, Lieferantenbewertungen, Verhandlungsergebnisse und Vertragsbedingungen gewährleistet. Dies verbessert die Entscheidungsfindung und Überprüfbarkeit und hilft bei der Fortschrittsüberwachung.
Strategische Ausrichtung und datengestützte Erkenntnisse:
S2C-Prozesse geben Beschaffungsteams die Möglichkeit, ihre Bemühungen mit den Zielen und Strategien des Unternehmens zu koordinieren. Fundierte Entscheidungen zu treffen, wird durch datengestützte Erkenntnisse aus der Marktforschung, der Messung der Lieferantenleistung und der Ausgabenanalyse unterstützt. Diese Ausrichtung fördert ein klügeres Ressourcenmanagement und die Verfolgung langfristiger Ziele.
Insgesamt ermöglicht die Einführung eines Source-to-Contract-Prozesses Unternehmen, ihre Beschaffungsaktivitäten zu optimieren, Werte zu schaffen und Lieferantenbeziehungen strategisch zu verwalten, was letztendlich zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
Die Zycus S2C Suite hilft Unternehmen, die besten KI-gestützten Erkenntnisse ihrer Klasse zu nutzen. Es macht den Übergang von der taktischen zur strategischen Beschaffung sehr reibungslos. Auf diese Weise können Unternehmen Einsparmöglichkeiten entdecken, Risiken minimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.
Die Source-to-Contract-Lösungen von Zycus sind wie folgt:
- Analyse der Ausgaben
- Risiko- und Leistungsmanagement für Lieferanten
- eSourcing (Englisch)
- Lieferanten-Informationsmanagement
- Vertragsmanagement
Wenn Sie mehr erfahren möchten, führen wir Ihnen gerne eine Demo vor. Klicken Sie hier, um eine Demo anzufordern.
Schlussfolgerung
Die Integration von Source-to-Contract-Prozessen, die von Zycus mit dem Namen Strategic Sourcing Software Solutions unterstützt werden, bietet bemerkenswerte Vorteile für Unternehmen, die ihre Beschaffungsstrategien rationalisieren und optimieren möchten. Durch die Verkürzung der Zykluszeiten, die Verbesserung der Transparenz und die Automatisierung verschiedener Phasen der Beschaffung hilft Zycus Unternehmen nicht nur, Kosten zu sparen, sondern auch die Effizienz und Compliance in ihren Abläufen zu steigern. Die Übernahme dieser Best Practices ermöglicht es Unternehmen, Beschaffungsaktivitäten an strategischen Geschäftszielen auszurichten, was letztendlich zu einer höheren Wertschöpfung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit führt.
Häufig gestellte Fragen
Frage 1. Was ist Source-to-Contract (S2C)?
Source-to-Contract (S2C) ist ein umfassender Beschaffungsprozess, der alle Phasen von der Lieferantenidentifikation und -bewertung über die Vertragsverhandlung bis hin zum Abschluss abdeckt.
Frage 2. Wie kann S2C dazu beitragen, Sourcing-Prozesse zu rationalisieren?
S2C rationalisiert die Beschaffung durch die Integration von Technologie und standardisierten Prozessen, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Lieferantenbeziehungen zu verbessern.
Frage 3. Was sind die wichtigsten Phasen des Source-to-Contract-Prozesses?
Zu den Schlüsselphasen des S2C-Prozesses gehören die Bedarfsanalyse, die Lieferantenauswahl, die Verhandlung, die Vertragsgestaltung und das laufende Lieferantenmanagement.
Frage 4. Welche Rolle spielt Technologie im Source-to-Contract-Prozess?
Die Technologie in S2C erleichtert die Automatisierung, Datenanalyse und Zusammenarbeit, was zu einer fundierteren Entscheidungsfindung und einer höheren Beschaffungseffizienz führt.
Frage 5. Wie können Unternehmen eine erfolgreiche Implementierung von S2C sicherstellen?
Eine erfolgreiche S2C-Implementierung erfordert ein effektives Änderungsmanagement, die Einbeziehung von Stakeholdern und die Ausrichtung der Prozesse an den Unternehmenszielen.
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