Ultimativer Leitfaden für das Vertragsmanagement: Vorteile und Best Practices

Unabhängig von der Art des Unternehmens, das Sie haben, ist der ultimative Leitfaden für das Vertragsmanagement eine große Hilfe beim Aufbau der Geschäftseffizienz. Ein Aspekt, der für das Funktionieren der Organisation eindeutig von zentraler Bedeutung ist, sind Verträge. Jeden Tag bilden Verträge das Rückgrat jeder Beziehung, die ein Unternehmen mit Stakeholdern wie Lieferanten, Partnern und Kunden unterhält. Angesichts seiner Bedeutung für die Unternehmensleistung  schafft ein effektives Vertragsmanagement einen langfristigen Wert für Ihr Unternehmen. Es hilft auch, starke Stakeholder-Beziehungen aufzubauen. Ein Vertragsmanagementprozess, der den gesamten Lebenszyklus der Verträge leitet, wird letztendlich über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens entscheiden.

TL; DR

• Vertragsmanagement ist der End-to-End-Prozess der Erstellung, Ausführung, Überwachung und Verlängerung von Verträgen, um den Wert zu maximieren, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften über alle Geschäftsbeziehungen hinweg sicherzustellen.
• Warum es wichtig ist: Verträge bilden das Rückgrat der Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden und Partnern. Effektives Management verbessert die Effizienz, die Ausgabentransparenz, die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern und die operative Kontrolle.
• Zu meisternde Phasen: Von der Definition der Geschäftsziele und der Risikobereitschaft bis hin zur Erstellung, Verhandlung, Ausführung und Verlängerung – ein strukturiertes Vertragslebenszyklusmanagement gewährleistet die Ausrichtung an den strategischen Zielen.
• Best Practices, die den Wert steigern: Zentralisierte Repositories, kollaborative Workflows, Compliance-Frameworks und standardisierte Vorlagen helfen Unternehmen, Zykluszeiten zu verkürzen und die Leistung zu steigern.
• Der KI- und Tech-Edge: KI-gestützte Tools wie Zycus iContract automatisieren die Phasen des Vertragslebenszyklus, verbessern die Analysen, verhindern Umsatzverluste und skalieren effizient, um modernen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement bezieht sich auf die Geschäftsprozesse, die die Erstellung, Umsetzung und Bewertung von Verträgen verwalten, um die Geschäftsleistung zu maximieren und das Risiko zu minimieren. Das Vertragsmanagement ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung – Verträge, die rechtlich bindend sind, bestimmen die Stakeholder-Beziehungen eines Unternehmens, die Preisstrukturen, den Arbeitsumfang, Rechte und Pflichten, Zeitpläne für Projekte, Garantiebestimmungen usw. Angesichts der Tatsache, wie wichtig Verträge sind, kann ein effektives Vertragsmanagement die Leistung der Unternehmen dramatisch verbessern. Wenn Ihr Vertragsmanagement unstrukturiert ist, führt dies Ihr Unternehmen zu verschiedenen operativen und finanziellen Risiken.

Auch die Rolle des Vertragsmanagements entwickelt sich weiter. Es geht nicht mehr nur um die Ablage von Dokumenten; Vertragsmanagement bedeutet, jeden Aspekt des Lebenszyklus eines Vertrags zu verstehen, um aussagekräftige Dateneinblicke zu gewinnen. Unternehmen betreiben Contract Lifecycle Management, um ihre Leistung zu steigern und ihre Ziele mit diesem ultimativen Leitfaden für das Vertragsmanagement besser erreichen zu können. In einem Gartner-Bericht heißt es: “CLM entwickelt sich von einem betrieblichen Aufzeichnungssystem zu einem Kernsystem auf Unternehmensebene, das sich mit Geschäftsrisiken, Kosten und dem Streben nach Umsatzmaximierung befasst.”

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Vorteile des Vertragsmanagements

Schauen wir uns einige der wesentlichen Vorteile des Vertragsmanagements an:

1. Fördert das Funktionieren der Unternehmen

Ein effizientes Vertragsmanagement trägt dazu bei, die Funktionsweise einer Organisation zu vereinfachen – es strukturiert die Geschäftserwartungen, die für ihre Erfüllung erforderlichen Mechanismen und ermöglicht es Ihnen, zu analysieren, wie die Unternehmensziele erreicht werden. Die Erkenntnisse aus dem Vertragsmanagement können auch dazu beitragen, Bereiche für die Umsatzoptimierung und Kostenminimierung zu identifizieren.

2. Verbessert die Funktionseffizienz

Best-in-Class-Vertragsmanagementtechniken beinhalten den Einsatz verschiedener Software oder Tools, die den Prozess der Vertragsverwaltung automatisieren. Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands werden die Geschäftseffizienz und das Fehlerpotenzial verbessert.  Das Personal kann sich auf strategischere Aspekte des Vertragsmanagements konzentrieren, wie z. B. die Bewertung der Vertragsleistung, die Identifizierung von verbesserungswürdigen Bereichen usw.

3. Verbessert die Ausgabentransparenz und minimiert Maverick-Ausgaben

Durch die Strukturierung der Zusammenarbeit eines Unternehmens mit seinen Stakeholdern, insbesondere seinen Lieferanten, vereinfacht das Vertragsmanagement die Transaktions- und Leistungsverfolgung. Es erhöht die Transparenz der Ausgaben und verbessert die Transparenz darüber, wohin genau Ihr Geld fließt. Maverick Spend ist eines der kritischen Probleme, die Unternehmen plagen, und eine höhere Ausgabentransparenz hilft Ihnen, undokumentierte Ausgaben einzudämmen. Durch die Erhöhung der Ausgabentransparenz kann das Vertragsmanagement Ihnen auch dabei helfen, höhere Kosteneinsparungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu identifizieren.

4. Erhöht die Sichtbarkeit der Lieferanten

Lieferanten sind heute ein entscheidender Bestandteil der meisten Geschäfte, da die Mehrheit der Organisationen Lieferanten für die Bereitstellung von Waren / Dienstleistungen zur Erleichterung ihrer Leistung einbezieht. Das Vertragsmanagement hilft bei der Verfolgung der Lieferanten, der Bewertung ihrer Leistung auf der Grundlage der in den Verträgen genannten Kriterien und  der Bewertung des Lieferantenrisikos. Darüber hinaus dient es auch als Mechanismus für den Aufbau langfristiger, kooperativer Beziehungen mit den Lieferanten, die zu wertvollen Synergien führen.

5. Durchsetzung und Verbesserung der Compliance

Ein Vertragsmanagementsystem, das die befolgten Geschäftsbedingungen und Verfahren vorschreibt, implementiert und verbessert das Maß an Compliance zwischen den relevanten Stakeholdern. Die Erhöhung der Compliance trägt unweigerlich dazu bei, eine große Anzahl von Risiken innerhalb der Organisation zu mindern.

Dies ist von entscheidender Bedeutung, da der Jahresbericht von Zycus, Pulse of Procurement 2018, Vertragsrisiken und mangelnde Compliance als eines der wichtigsten Probleme im Jahr 2018 identifiziert hat.

Lesen Sie unseren Blog über: 7 Schritte eines effektiven Beschaffungsprozesses

Um ein effektives Vertragsmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, die Schritte des Vertragsmanagements zu identifizieren, die zur Einrichtung eines Vertragsmanagementsystems verwendet werden können. Die Phasen und Zyklen des Vertragsmanagements können sich je nach Art der Organisation und ihrer Funktionsweise unterscheiden. Eine grundlegende Framework-Gestaltung ist jedoch möglich.

Phasen des Vertragsmanagements

1. Identifizieren Sie die Geschäftsziele und definieren Sie die Risikobereitschaft

Bevor ein Vertrag erstellt wird, ist es wichtig, die Geschäftsziele und Ziele zu identifizieren, für die der Vertrag erforderlich ist. Es wird dazu beitragen, angemessene Erwartungen für beide Parteien zu formulieren und ermöglicht auch eine effektive Bewertung, wie der Vertrag die Anforderungen der Organisation erfüllen konnte. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, die Risikobereitschaft der Stakeholder zu verstehen und zu definieren, um angemessene Leistungserwartungen festzulegen und die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts während des gesamten Vertragslebenszyklus zu minimieren.
Lesen Sie hier: Schritte zur effizienten Verwaltung von Verträgen

2. Entwerfen Sie den Vertrag

Sobald die Geschäftsziele und -erwartungen identifiziert, definiert und korrekt kommuniziert wurden, beginnt der Entwurfsprozess des Vertrags. Sammeln Sie alle erforderlichen unterstützenden Informationen und Dokumente, und wenn die Organisation solche unterhält, nutzen Sie die Hilfe standardisierter Vorlagen, die aktualisiert werden und alle regulatorischen/rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllen. Die Ausarbeitung eines Vertrags ist ein äußerst kritischer Prozess, da jedes Maß an Unklarheit zu Geschäftsverlusten führen kann.

3. Verhandeln Sie den Vertrag mit den beteiligten Stakeholdern

Sobald der Vertrag aufgesetzt ist, beginnen die Verhandlungen zwischen den interessierten Parteien. Dabei wird berücksichtigt, was jede Partei von den Verträgen in Bezug auf die Preisstruktur, die Geschäftsbedingungen, die Rechte und Pflichten, die Gewährleistungsbestimmungen, die Verlängerung und Kündigung usw. erwartet. Stellen Sie sicher, dass alle vorgeschlagenen Änderungen im Verhandlungsprozess effektiv für die Übernahme nachverfolgt werden. Der Verhandlungsprozess sollte idealerweise so geführt werden, dass alle Beteiligten transparent und vertrauensvoll kommunizieren. Ein weiterer Vorteil davon ist, dass das Unternehmen langfristige, kooperative Beziehungen aufbauen und die daraus resultierenden Synergien für eine verbesserte Leistung nutzen kann.

4. Abschluss und Ausführung des Vertrags

Sobald die Verhandlungsphase abgeschlossen ist und der Vertrag geändert wird, um alle entsprechenden Änderungen aufzunehmen, wird der Vertrag zur Genehmigung an alle relevanten Teams weitergeleitet. Für die Organisation ist es wichtig, einen ordnungsgemäßen Workflow des Genehmigungsprozesses für verschiedene Arten von Verträgen zu haben, um sicherzustellen, dass Genehmigungen den Vertragszyklus nicht behindern. Sobald der Vertrag genehmigt und abgeschlossen ist, beginnt die Ausführung durch alle relevanten Stakeholder auf der Grundlage aller im Vertrag genannten Spezifikationen.

5. Verwalten Sie Vertragsverpflichtungen und Audits

Das Vertragsmanagement (CM) endet nicht mit der Vertragsausführung. Nach der Ausführung ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle beteiligten Stakeholder ihren Verpflichtungen in Bezug auf Leistung, Zeitpläne, Zahlungen usw. nachkommen. Die Verwaltung von Verantwortlichkeiten ermöglicht die Einhaltung aller Vertragsspezifikationen und stellt sicher, dass die Vertragserfüllung den Geschäftsanforderungen entspricht. Darüber hinaus ist es wichtig, alle Verträge regelmäßig zu überprüfen, um die Leistung zu messen und etwaige Risiken zu identifizieren. Regelmäßige Vertragsaudits helfen Ihnen, Mechanismen zur Risikominderung zu identifizieren und zu etablieren.

6. Verwalten Sie Vertragskündigungen und -verlängerungen

Wenn sich der Vertragszyklus dem Abschlussdatum nähert, ist es wichtig, den Überblick über Kündigungen oder Verlängerungen zu behalten. Fehlende Vertragsverlängerungen können zu erheblichen Verlusten in Bezug auf den Verlust des langfristigen Beziehungsaufbaus und der Synergien, verpasste Möglichkeiten zur Umsatzmaximierung usw. führen. Darüber hinaus bedeutet dies, dass die Organisation einen neuen Prozess für die gleiche Vertragsanforderung ausführen muss.

Lesen Sie unseren Blog über: 5 Gründe, warum Sie eine Vertragsmanagement-Software benötigen

Best Practices für das Vertragsmanagement

Um das CM-System nützlicher zu gestalten, können Sie bestimmte Best Practices implementieren, die sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Verträgen ziehen:

1. Zentralisieren Sie ein Repository für alle Verträge

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Verträge in einem zentralen Repository speichert, auf das alle relevanten Beteiligten zugreifen können. Es hilft dabei, Vertragsinformationen wie Geschäftsbedingungen, Verlängerungen usw. zu verfolgen. Erfahren Sie, wie Sie Vertrags-Repositories effektiv erstellen.

2. Stellen Sie die Zusammenarbeit im Team während des gesamten Lebenszyklus von Verträgen sicher

In den meisten Geschäftsfällen überwacht die Rechtsabteilung den  Vertragsmanagementprozess. Stellen Sie sicher, dass es Verfahren oder Kommunikationskanäle für Verträge gibt, um die Stakeholder zu vertreten. Durch die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen der Rechtsabteilung und anderen Geschäftsbereichen führt ein Vertrag zu den gewünschten Ergebnissen mit minimalen Risiken. Es verhindert auch eine vollständige Abhängigkeit der anderen Geschäftsbereiche von der Rechtsabteilung.

3. Ermöglichen Sie die Einhaltung von Vorschriften über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen

Die Gewährleistung eines effektiven Compliance-Managements über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen ist von entscheidender Bedeutung. Es hilft bei der Einhaltung regulatorischer/gesetzlicher und unternehmensrechtlicher Anforderungen. Stakeholder für die Einhaltung von Verträgen verhindern neben verschiedenen Risiken auch finanzielle und operative Verluste.

4. Standardisieren Sie Vertragsmanagementprozesse, ohne Starrheit vorzuschreiben

Die Standardisierung verschiedener CM-Phasen wird die Zykluszeiten und die damit verbundenen Ineffizienzen reduzieren. Die Organisation kann über standardisierte Vorlagen verfügen, da die meisten Verträge über gemeinsame Vereinbarungstypen verfügen. Vorab genehmigte Vorlagen, die regelmäßig aktualisiert werden, helfen bei der Einhaltung regulatorischer/gesetzlicher Anforderungen. Jedes Unternehmen sollte über ein Vertragsmanagementverfahren verfügen, mit dem die Geschäftseinheiten eine standardisierte Methode zur Verwaltung ihrer Verträge befolgen können.

Lesen Sie unseren Blog: 5 Best Practices für das Vertragsmanagement, die Wunder bewirken können!

Unterschiede zwischen Contract Management und Contract Lifecycle Management (CLM)

Warum ist eine Vertragsmanagement-Software wichtig?

Eine wichtige Frage, die sich die Unternehmen stellen sollten, ist, ob die Investition in CM-Software relevant ist. Die Einführung einer Vertragsmanagement-Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, kann eine komplizierte und zeitaufwändige Aufgabe sein. Aber die richtige Software kann auf lange Sicht sehr effektiv, effizient und produktiv sein.

• Sobald die Vertragsmanagement-Software den Lebenszyklus des Vertrags des Unternehmens automatisiert, wird der manuelle Aufwand, der in taktische Aufgaben fließt, erheblich reduziert. Und damit auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
• Vertragsmanagement-Software ermöglicht auch eine höhere Effizienz in jeder Phase des Vertragsmanagements und verkürzt so die Vertragszyklen. Wenn beispielsweise die Rechtsabteilung bei der Erstellung eines Vertrags jeden Vertrag manuell vorbereitet, den die Organisation benötigt, dauert dies zu lange. Automatisierte CM-Software reduziert manuelle Eingriffe.
• Vertragsmanagement-Software wird dazu beitragen, ein Repository für die Verträge in einem Cloud-System zu zentralisieren und gleichzeitig einen komfortableren Zugriff auf kritische Vertragsinformationen für alle relevanten Stakeholder zu ermöglichen. So ist das Finden, Verfolgen und Bewerten von Verträgen nur wenige Klicks entfernt.
• Vertragsmanagement-Software wird auch zur Risikominderung bei Verträgen und zur Leistungsmaximierung beitragen. Es wird sicherstellen, dass alle relevanten Interessengruppen die erforderlichen Benachrichtigungen rechtzeitig erhalten, insbesondere wenn es sich um Vertragsverlängerungen, Zahlungen, Fristen usw. handelt. Eine Vertragsmanagement-Software verknüpft Ihre Verträge auch mit dem Compliance-Management.

Bericht herunterladen: Das Warum, Was & Wie des Vertragsmanagements

Darüber hinaus fördert die auf der Automatisierung des Vertragsmanagements basierende künstliche Intelligenz die Datenanalyse. Durch Vorhersagefunktionen können Sie wichtige Erkenntnisse aus Ihrem Vertragsmanagementsystem ableiten  und Kosten und Einnahmen prognostizieren. Sie ermitteln auch, wie Sie Ihre Leistung steigern können.

Die Rolle von KI im Vertragsmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert das Vertragsmanagement, indem sie die Effizienz, Genauigkeit und den strategischen Wert verbessert. Traditionelle Vertragsmanagementprozesse sind oft arbeitsintensiv, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. KI begegnet diesen Herausforderungen durch Automatisierung, intelligente Datenanalyse und fortschrittliche Entscheidungsfindungsfunktionen.

• Automatisierung und Effizienz: KI rationalisiert das Vertragsmanagement, indem sie Routineaufgaben wie Dateneingabe, Vertragserstellung und Compliance-Prüfungen automatisiert. KI-gestützte Systeme können Verträge anhand vordefinierter Vorlagen erstellen, wodurch der Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert wird. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Verträge schnell durch Genehmigungsprozesse laufen, wodurch Engpässe minimiert und eine zeitnahe Ausführung gewährleistet werden.
• Verbesserte Genauigkeit: KI reduziert das Risiko menschlicher Fehler im Vertragsmanagement erheblich. Algorithmen des maschinellen Lernens sind in der Lage, wichtige Vertragsbedingungen, Verpflichtungen und Fristen genau zu extrahieren und zu kategorisieren. So wird sichergestellt, dass kritische Informationen nicht übersehen werden und alle vertraglichen Verpflichtungen nachverfolgt und eingehalten werden. NLP-Funktionen (Natural Language Processing) ermöglichen es der KI, komplexe juristische Sprache zu verstehen und zu interpretieren und so die Genauigkeit der Vertragsanalyse und -prüfung zu verbessern.
• Risikomanagement: KI verbessert das Risikomanagement, indem sie potenzielle Probleme erkennt, bevor sie zu Problemen werden. KI-Algorithmen können große Mengen an Vertragsdaten analysieren, um Muster und Anomalien zu erkennen, die auf Compliance-Risiken oder ungünstige Bedingungen hinweisen können. Predictive Analytics hilft Unternehmen, Risiken zu antizipieren und zu mindern, indem sie sicherstellen, dass Verträge mit gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
• Datengesteuerte Einblicke: KI verwandelt das Vertragsmanagement von einem reaktiven zu einem proaktiven Prozess. Durch die Analyse historischer Vertragsdaten liefert KI wertvolle Einblicke in die Vertragsleistung, Trends und verbesserungswürdige Bereiche. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Vertragslaufzeiten zu optimieren, bessere Geschäfte auszuhandeln und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. KI kann auch Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Umsatzgenerierung identifizieren und so den Gesamtwert von Verträgen steigern.
• Skalierbarkeit: KI ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Verträgen effizient zu verwalten. Wenn Unternehmen wachsen und neue Märkte erschließen, nehmen die Komplexität und die Anzahl der Verträge zu. KI-gestützte Vertragsmanagementsysteme können skaliert werden, um dieses Wachstum zu bewältigen und sicherzustellen, dass alle Verträge effektiv verwaltet werden, ohne dass proportionale Aufstockungen der Personalressourcen erforderlich sind.
• Zusammenarbeit und Integration: KI verbessert die Zusammenarbeit, indem sie eine zentralisierte Plattform für das Vertragsmanagement bereitstellt. Stakeholder können in Echtzeit auf Vertragsinformationen zugreifen und diese aktualisieren, was die Kommunikation verbessert und Verzögerungen reduziert. KI-Systeme können in andere Unternehmenssoftware wie CRM- und ERP-Systeme integriert werden und gewährleisten so einen nahtlosen Datenfluss und eine umfassende Vertragstransparenz.

In kurzen Worten

5 Gründe, warum Sie eine Vertragsmanagement-Software benötigen hat herausgefunden, dass 70-75 % der fehlgeschlagenen Projekte auf vertragliche und kommerzielle Probleme zurückzuführen sind, was zu durchschnittlich 9,2 % der jährlichen Umsatzverluste führt.

In diesem Blog haben wir die entscheidenden Aspekte des Vertragsmanagements behandelt. Wir haben die Vorteile, Phasen und Best Practices besprochen, die dazu führen können, dass Vertragsmanagementprozesse effektiver und produktiver werden. Unternehmen erkennen die strategische Bedeutung des Vertragsmanagements für das Erreichen der Unternehmensziele. Mit KI, Software und Digitalisierung können Vertragsmanagement-Profis den maximalen Nutzen daraus ziehen. Wie steht es mit dir?

Häufig gestellte Fragen

Q1. Wie sieht der Vertragsmanagementprozess aus?

Der Vertragsmanagementprozess ist das System, mit dem Organisationen ihre Verträge verwalten. Es umfasst die Identifizierung, Auswahl und Verhandlung von Verträgen; die Ausarbeitung und Ausführung von Verträgen; und die laufende Verwaltung, Überwachung und Erneuerung von Verträgen. Der Vertragsmanagementprozess ist für den Erfolg jeder Organisation, die vertragliche Vereinbarungen abschließt, von entscheidender Bedeutung. Ein gut verwalteter Prozess kann dem Unternehmen Zeit und Geld sparen, während er gleichzeitig seine Interessen schützt und die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherstellt.

Q2. Was sind Vertragsmanagement-Fähigkeiten?

Fähigkeiten im Vertragsmanagement sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Fähigkeit, Verträge effektiv zu verwalten, kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Unternehmen ausmachen. Es gibt eine Reihe verschiedener Fähigkeiten im Vertragsmanagement, die Unternehmen kennen müssen. Dazu gehören:

• Verhandlungsgeschick: Die Fähigkeit, effektiv zu verhandeln, ist entscheidend für das Vertragsmanagement. Diejenigen, die geschickt verhandeln können, werden in der Lage sein, die besten Bedingungen für ihr Unternehmen zu erhalten.
• Organisatorische Fähigkeiten: Effektive Vertragsmanager müssen gut organisiert sein. Sie müssen in der Lage sein, den Überblick über all die verschiedenen Verträge zu behalten, die ihr Unternehmen abgeschlossen hat, und sicherstellen, dass sie alle eingehalten werden.
• Kommunikationsfähigkeiten: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind für Vertragsmanager unerlässlich. Sie müssen in der Lage sein, beiden Beteiligten die Bedingungen eines Vertrags zu erklären und sicherzustellen, dass jeder versteht, was von ihm erwartet wird.
• Analytische Fähigkeiten: Vertragsmanager müssen in der Lage sein,  komplexe Daten zu analysieren, um Trends und Muster zu erkennen. Diese Informationen können dann verwendet werden, um bessere Geschäfte auszuhandeln und die Gesamteffektivität des Vertragsmanagements zu verbessern.

Q3. Was ist ein Contract Lifecycle Management (CLM)-Prozess?

Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung von Verträgen von der Erstellung bis zur Fertigstellung. Es umfasst den gesamten Prozess, einschließlich der Erstellung, Verhandlung, Genehmigung, Ausführung, Compliance-Management und Erneuerung oder Kündigung. CLM nutzt Technologie, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Fristen zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Durch die Bereitstellung von zentralisiertem Speicher und Echtzeittransparenz steigert CLM die Effizienz, reduziert Risiken und verbessert die Entscheidungsfindung. Sein umfassender Charakter hilft Unternehmen, das Vertragsmanagement zu rationalisieren, sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden, und den aus jedem Vertrag abgeleiteten Wert zu maximieren.

Q4. Was sind die sechs 6 Stufen des Vertragsmanagements?

Die sechs Phasen des Vertragsmanagements sind:

Initiierung: Identifizierung der Notwendigkeit eines Vertrags und Definition der Ziele, des Umfangs und der wichtigsten Anforderungen. In dieser Phase geht es darum, die notwendigen Informationen zu sammeln und die Grundlagen für die Vertragserstellung zu schaffen.

• Entwurf: Erstellung des ersten Vertragsdokuments, einschließlich der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien. In dieser Phase geht es häufig um die Zusammenarbeit zwischen Rechts-, Beschaffungs- und anderen relevanten Abteilungen.
• Verhandlung: Besprechung und Abschluss der Vertragsbedingungen mit der anderen Partei. Diese Phase zielt darauf ab, eine für beide Seiten vorteilhafte Einigung zu erzielen, und kann mehrere Revisions- und Diskussionsrunden umfassen.
• Genehmigung und Ausführung: Einholung der erforderlichen Genehmigungen von Stakeholdern und Unterzeichnung des Vertrags. In dieser Phase wird sichergestellt, dass alle Parteien den Vertragsbedingungen formell zustimmen und sich zu ihren Verpflichtungen verpflichten.
• Leistung und Compliance: Überwachung und Verwaltung der Ausführung der Vertragsbedingungen. In dieser Phase geht es um die Verfolgung von Leistungen, Fristen und die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen.
• Verlängerung oder Beendigung: Entscheidung, ob der Vertrag nach Ablauf verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden soll. In dieser Phase geht es darum, die Vertragsleistung zu bewerten, Probleme anzugehen und Entscheidungen über die Zukunft des Vertrags zu treffen.

Q5. Was ist ein Vertragszyklus?

Ein Vertragszyklus, auch Vertragslebenszyklus genannt, bezieht sich auf den umfassenden Prozess, den ein Vertrag von seiner Entstehung bis zu seinem Abschluss durchläuft. Dieser Zyklus umfasst alle Phasen, die mit der Erstellung, Durchführung, Verwaltung und eventuellen Beendigung oder Erneuerung eines Vertrags verbunden sind.

Q6. Was sind die 5 Schritte des Vertragsmanagements?

• Erstellung: In diesem Schritt wird der erste Vertrag erstellt. Dazu gehört die Definition der Bedingungen, Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten. Rechts-, Beschaffungs- und andere relevante Abteilungen arbeiten zusammen, um ein umfassendes und klares Vertragsdokument zu erstellen.
• Verhandlung: Sobald der Entwurf erstellt ist, werden die Vertragsbedingungen mit der anderen Partei besprochen und verhandelt. Dieser Prozess zielt darauf ab, eine für beide Seiten vorteilhafte Einigung zu erzielen, und kann mehrere Überarbeitungen umfassen, um sicherzustellen, dass die Interessen beider Parteien angemessen berücksichtigt werden.
• Genehmigung und Ausführung: Nach der Fertigstellung der Bedingungen muss der Vertrag von den erforderlichen Stakeholdern in jeder Organisation überprüft und genehmigt werden. Nach der Genehmigung wird der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet und ist damit rechtsverbindlich.
• Leistung und Compliance: Dieser Schritt umfasst die Verwaltung und Überwachung der Ausführung der Vertragsbedingungen. Dazu gehören die Verfolgung von Leistungen, Fristen und die Sicherstellung der Einhaltung der vereinbarten Bedingungen. Es können regelmäßige Überprüfungen und Audits durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen.
• Verlängerung oder Kündigung: Wenn sich der Vertrag seinem Enddatum nähert, muss eine Entscheidung getroffen werden, ob er verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden soll. Dieser Schritt umfasst die Bewertung der Vertragsleistung, die Behebung von Problemen, die während der Laufzeit aufgetreten sind, und das Treffen fundierter Entscheidungen über die Zukunft des Vertrags.

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