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Erinnern Sie sich noch an die Tage, als sich das Beschaffungssystem Ihres Unternehmens wie ein uraltes Labyrinth anfühlte? Man trat mit einer einfachen Kaufanfrage ein, nur um Stunden später mit Papierkram in der Hand wieder aufzutauchen und sich zu fragen, ob man versehentlich in die vordigitale Ära gereist war. Wenn Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Hier beginnt die Geschichte des Intake Managements – nicht mit einem Paukenschlag, sondern mit einem kollektiven Seufzer der Frustration von Geschäftsanwendern weltweit.
TL; DR
- Procurement Intake Management ist der strukturierte Prozess der Erfassung und Verwaltung von Einkaufs- oder Beschaffungsanfragen über eine geführte Schnittstelle, wodurch der Eingang über Abteilungen und Ausgabenarten hinweg standardisiert wird.
- Warum es entscheidend ist: Das Eingangsmanagement stimmt die Beschaffung an den Geschäftsanforderungen ab, indem es die Benutzererfahrung verbessert, die Einhaltung von Richtlinien durchsetzt und die Transparenz aller eingehenden Anforderungen erhöht.
- Von manuell bis intelligent: KI-gestützte Lösungen wie Zycus Merlin Intake verwandeln statische Antragsformulare in dynamische, dialogorientierte Workflows – so werden Genehmigungen optimiert und die Beschaffungszykluszeiten verkürzt.
- Effizienz trifft Kontrolle: Intake zentralisiert die Nachfrage, minimiert unseriöse Ausgaben und generiert saubere, verwertbare Daten, um strategische Beschaffungs- und Budgetierungsentscheidungen zu unterstützen.
- Die neue Eingangstür zur Beschaffung: Die Warenaufnahme entwickelt sich zu einer intelligenten, vorausschauenden Schnittstelle, die den Self-Service für Stakeholder fördert, taktische Aufgaben automatisiert und den Zugang zu Beschaffungsdiensten demokratisiert.
Die Geburt einer Lösung
Stellen Sie sich vor: Es sind die frühen 2000er Jahre. Unternehmen arbeiten mit Unternehmenssoftware, die zwar leistungsstark ist, aber die Benutzerfreundlichkeit einer Mauer bietet. Die Beschaffungsteams sehen hilflos zu, wie Geschäftsanwender diese Systeme wie die Pest meiden, was zu einem Schneeballeffekt aus geringer Ausgabentransparenz, minimaler Kontrolle und frustrierten Beschaffungsexperten führt.
Der Weg zur Exzellenz im digitalen Einkauf war lang. Eine Deloitte Global Chief Procurement Officer-Umfrage aus dem Jahr 2019 ergab, dass nur 6 % der Beschaffungsleiter der Meinung sind, dass sie über hervorragende digitale Beschaffungsfähigkeiten verfügen. Diese Statistik zeichnet ein klares Bild der digitalen Kluft, die die Beschaffungswelt seit langem plagt.
Angesichts dieser Herausforderung hatten die Unternehmen zwei Möglichkeiten:
- Reißen Sie das alte System heraus und installieren Sie ein glänzendes neues (teuer und störend)
- Finden Sie einen Weg, das alte System schmackhafter zu machen (Einstieg in das Aufnahmemanagement)
Das Aufnahmemanagement erwies sich als der kluge Mittelweg – der sprichwörtliche Lippenstift auf dem Schwein, wenn man so will. Es begann mit einem einfachen Konzept: Erstellen Sie benutzerfreundliche Formulare und Workflows, die auf den bestehenden klobigen Systemen aufsetzen und sie einfacher zu bedienen machen, ohne dass eine komplette Überarbeitung erforderlich ist.
Von statischen Formularen bis hin zu Smart Intake: Beobachten Sie die Entwicklung
Was ist also Aufnahmemanagement? Zycus Merlin Einnahme
Intake Management ist eine Softwarelösung, die den Prozess der Initiierung, Weiterleitung und Verfolgung von Beschaffungsanfragen in den Systemen eines Unternehmens vereinfacht und automatisiert. Es dient als benutzerfreundliche Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und komplexen Beschaffungsworkflows und verbessert die Benutzerakzeptanz, Compliance und Datentransparenz.
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Die Evolution des Eingangsmanagements
Was als Notlösung begann, hat sich zu einem ausgeklügelten Ansatz für das Beschaffungsmanagement entwickelt. Die heutigen Lösungen für das Eingangsmanagement sind weit entfernt von ihren bescheidenen Ursprüngen in Form von Formularen und Arbeitsabläufen. Sie sind erwachsen geworden, aufs College gegangen und kommen mit einem Doktortitel in User Experience zurück.
Moderne Eingangsmanagementsysteme nutzen modernste Technologien wie künstliche Intelligenz und Verarbeitung natürlicher Sprache. Stell dir vor, du könntest dein Beschaffungssystem so einfach um Hilfe bitten, wie du Siri nach der Wettervorhersage fragen würdest. Das ist die Realität, in die wir eintreten.
Spulen wir vor ins Jahr 2024. Laut der Deloitte-Umfrage 2023 verstehen fast alle CPOs die Kraft der Digitalisierung, weshalb die digitale Transformation die am zweithäufigsten genannte Beschaffungsstrategie (nach der Zusammenarbeit mit Lieferanten) ist und die Automatisierung aggressiv implementiert, RPA und andere Technologien der nächsten Generation wie KI und GenAI skaliert.
Zum Beispiel hat Zycus Conversational AI in seine Source-to-Pay-Lösung integriert und die Benutzererfahrung von “Hier klicken, dort klicken” in “Hey, System, ich muss 100 Laptops für die neuen Mitarbeiter bestellen” verwandelt.
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Warum Intake Management heute wichtiger denn je ist
- Die große Erwartungslücke Die heutige Belegschaft, die mit Smartphones und One-Click-Shopping aufgewachsen ist, erwartet in ihrem Berufsleben die gleiche nahtlose Erfahrung. Ein Gartner-Bericht aus dem Jahr 2020 prognostizierte, dass bis 2025 75 % der B2B-Beschaffungsausgaben über digitale Kanäle getätigt werden werden. Während wir uns diesem Benchmark-Jahr nähern, deuten die aktuellen Trends darauf hin, dass diese Vorhersage angesichts der rasanten digitalen Beschleunigung in den letzten Jahren auf dem richtigen Weg oder möglicherweise sogar konservativ ist. Das Eingangsmanagement schließt die Lücke zwischen diesen Erwartungen und der Realität komplexer Unternehmenssysteme.
- Das Compliance-Rätsel Mit großer Beschaffungsmacht geht auch große Verantwortung einher – und ein Haufen Compliance-Anforderungen. Eingangsmanagementsysteme fungieren als sanfte Orientierungshilfen, die die Benutzer zu konformen Kaufentscheidungen führen, ohne ihnen das Gefühl zu geben, sich in einem rechtlichen Minenfeld zu bewegen.
- Die Goldgrube der Daten Um es mit den Worten des Management-Gurus Peter Drucker zu sagen: “Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verbessern.” Intake Management Systeme sind Fundgruben für Beschaffungsdaten. Sie bieten Einblicke in das Einkaufsverhalten, die Lieferantenleistung und Ausgabenanalysen, die strategische Entscheidungen treffen und kontinuierliche Verbesserungen vorantreiben können.
- Der Effizienzmotor Zeit ist Geld; in der Beschaffung kann verschwendete Zeit verschwendete Millionen bedeuten. Eine Studie der Hackett Group ergab, dass erstklassige Beschaffungsorganisationen mit 21 % niedrigeren Arbeitskosten arbeiten als ihre Mitbewerber. Das Eingangsmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Erreichung dieser Effizienz, indem es Routineaufgaben automatisiert und Prozesse rationalisiert.
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Die Zukunft ist dialogorientiert
Mit Blick auf die Zukunft verschwimmt die Grenze zwischen dem Eingangsmanagement und dem breiteren Beschaffungsökosystem.
Die Zukunft des Eingangsmanagements besteht nicht nur darin, die Benutzeroberflächen zu vereinfachen. Es geht darum, ein intelligentes, proaktives Ökosystem zu schaffen, das Bedürfnisse antizipiert und die Nachfrage formt. Ein Beschaffungssystem, das nicht nur auf Anfragen wartet, sondern aktiv über verschiedene Kanäle mit Stakeholdern zusammenarbeitet und Ausgabenmuster vorhersagt und beeinflusst, bevor sie überhaupt eintreten.
Das ist keine Science-Fiction – es ist die Richtung, in die wir uns bereits bewegen. Die CEO-Umfrage von Fortune/Deloitte im Winter 2023 zeigt, dass Führungskräfte KI als leistungsstarke Plattform für fortschrittliche prädiktive Analysen betrachten. In der Beschaffungswelt bedeutet dies KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten, die nicht nur Anfragen bearbeiten, sondern auch strategische Anleitungen bieten, potenzielle Risiken aufzeigen und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren.
In den letzten Monaten haben wir mit Dutzenden von Beschaffungsleitern – Kunden und Interessenten – zu diesem Thema gesprochen. Sie suchen zunehmend nach Technologien, um mehr Verantwortung und KI-gestützte Unterstützung direkt an die Stakeholder zu übertragen, d. h. eine echte Demokratisierung der Beschaffung. Ein System, das Routineaufgaben wie das “Einkaufen” von Standardartikeln, das schnelle Sourcing für einfache Bedürfnisse, das Verhandeln in ihrem Namen und sogar das Initiieren strategischer Beschaffungsereignisse für komplexe Anforderungen autonom erledigen kann. Systeme, die alles verwalten können, von Vertragsanfragen und dem Onboarding von Auftragnehmern bis hin zu Lieferantenaudits und der Einrichtung neuer Mitarbeiter, und das alles mit minimalem menschlichen Eingriff.
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Im Wesentlichen geht es bei der Zukunft des Eingangsmanagements darum, ein dynamisches, intelligentes Ökosystem zu schaffen, das nicht nur auf Beschaffungsbedürfnisse reagiert, sondern diese aktiv gestaltet und den strategischen Wert im gesamten Unternehmen steigert. Es geht nicht nur darum, die Aufnahme zu steuern – es geht darum, den Wert auf eine Weise zu orchestrieren, die wir uns gerade erst vorzustellen beginnen.
Fazit: Vom Pflaster zum Durchbruch
Das Eingangsmanagement hat einen langen Weg zurückgelegt, seit es eine schnelle Lösung für klobige Systeme war. Es hat sich zu einer wichtigen Komponente der modernen Beschaffungsstrategie entwickelt, die Effizienz, Compliance und Benutzerzufriedenheit fördert.
Für Beschaffungsleiter, die den Wandel vorantreiben und Mehrwert schaffen wollen, ist die Investition in Lösungen wie Zycus Merlin Intake nicht mehr optional, sondern unerlässlich. Es geht nicht nur darum, die Beschaffung zu vereinfachen; Es geht darum, den Einkauf in eine strategische Funktion zu verwandeln, die den Geschäftserfolg vorantreibt. Und das Eingangsmanagement ist führend.
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Häufig gestellte Fragen
Frage 1. Was ist Beschaffungseingangsmanagement?
Das Beschaffungseingangsmanagement ist der Prozess der Erfassung, Organisation und Weiterleitung beschaffungsbezogener Anfragen – wie z. B. Bestellanforderungen oder Beschaffungsanforderungen – über ein zentralisiertes, benutzerfreundliches System, um Effizienz, Compliance und Transparenz zu gewährleisten.
Frage 2. Warum ist das Eingangsmanagement für Beschaffungsteams wichtig?
Es verbessert die Genauigkeit von Anfragen, setzt die Einhaltung von Richtlinien durch, optimiert Genehmigungen und zentralisiert die Nachfrage und hilft Beschaffungsteams, Beschaffungsaktivitäten besser zu priorisieren, zu planen und durchzuführen. Frage
Frage 3. Wie verbessert das Eingangsmanagement die Benutzererfahrung?
Durch das Ersetzen komplexer Systeme oder unzusammenhängender Prozesse durch intuitive Formulare, geführte Workflows oder KI-gesteuerte Schnittstellen ermöglicht das Eingangsmanagement Geschäftsanwendern, Anfragen schnell und korrekt einzureichen.
Frage 4. Welche Arten von Anfragen können über die Beschaffungsaufnahme verwaltet werden?
Zu den typischen Anwendungsfällen gehören Kaufanfragen, Beschaffungsereignisse, Vertragserstellung, Lieferanten-Onboarding, Budgetgenehmigungen und sogar Service- oder Einrichtungsanforderungen, um die Aufnahme über alle Funktionen hinweg zu standardisieren.
Frage 5. Wie verbessert KI das Einkaufsmanagement?
KI ermöglicht Konversationsschnittstellen, automatisches Routing, intelligentes Ausfüllen von Formularen und prädiktive Analysen – so werden manuelle Eingaben reduziert, die Anforderungsqualität verbessert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
Frage 6. Was sind die geschäftlichen Vorteile der Implementierung von Intake Management?
Unternehmen erhalten einen besseren Einblick in ihre Ausgaben, reduzieren Maverick Procurements, verkürzen die Zykluszeiten und verbessern die Datenqualität für Reporting und strategische Beschaffung.
Frage 7. Wie unterstützt das Eingangsmanagement die Transformation des Einkaufs?
Es fungiert als digitale Eingangstür zur Beschaffung – es verbindet Geschäftsanforderungen mit Beschaffungsprozessen, erhöht die Automatisierung und ermöglicht den Wandel hin zu einer demokratisierten, von den Stakeholdern gesteuerten Beschaffung.
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