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TL;DR
- Automatisierung Kreditorenbuchhaltung umfasst den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung von Rechnungen und ersetzt manuelle Schritte durch digitale Workflows.
- Technologien wie OCR, RPA und KI digitalisieren Rechnungsprozesse und schaffen Effizienz.
- Vorteile: höhere Genauigkeit, kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz, bessere Compliance und Kosteneinsparungen.
- Herausforderungen: manuelle Dateneingaben, Betrugsrisiken, komplexe Lieferantenverwaltung und regulatorische Anforderungen.
- Tools wie der Zycus AP Smart Desk automatisieren den gesamten Rechnungszyklus und bieten volle Transparenz.
Einführung
Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist ein entscheidender Aspekt des Finanzmanagements für jedes Unternehmen. Es ist der Prozess der Verwaltung und Bezahlung von Rechnungen, Rechnungen und Ausgaben, die einem Unternehmen entstehen. Ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem kann den Cashflow verbessern, das Risiko von Strafen für verspätete Zahlungen verringern und die betriebliche Effizienz steigern. In diesem Blog werden wir einen tiefen Einblick in den Kreditorenbuchhaltungsprozess, seine Komponenten und die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geben.
Was ist ein Kreditorenbuchhaltungsprozess?
Der Kreditorenbuchhaltungsprozess bezieht sich auf die Reihe von Schritten, die mit der Zahlung von Rechnungen, Rechnungen und Ausgaben verbunden sind, die einem Unternehmen entstehen. Sie beginnt mit dem Eingang einer Lieferantenrechnung und endet mit der Bezahlung der Rechnung. Der Prozess umfasst mehrere wichtige Phasen, darunter Bestellungen, Lieferantenrechnungen, den Erhalt von Berichten, den Drei-Wege-Abgleich, die Überprüfung und Genehmigung sowie die Zahlungsabwicklung.
Was beinhaltet die Kreditorenbuchhaltung?
1. Bestellungen
Eine Bestellung (PO) ist ein Dokument, das die Details eines Kaufs beschreibt, der von einem Unternehmen getätigt wurde. Sie umfasst die Art und Menge der zu erwerbenden Waren oder Dienstleistungen, den vereinbarten Preis und die Zahlungsbedingungen. PO-Lösungen sind wichtig, weil sie dazu beitragen, dass die richtigen Waren oder Dienstleistungen zum richtigen Preis erhalten werden.
2. Lieferantenrechnungen
Eine Kreditorenrechnung ist ein Dokument, das ein Lieferant an ein Unternehmen sendet, um die Zahlung für erbrachte Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Sie enthält die Einzelheiten der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, den fälligen Betrag und die Zahlungsbedingungen. Kreditorenrechnungen sind wichtig, da sie eine Aufzeichnung der Transaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten liefern.
3. Empfangen von Berichten
Ein Empfangsbericht ist ein Dokument, das die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. Es enthält die Einzelheiten der erhaltenen Waren oder Dienstleistungen, die Mengen und die Bedingungen. Der Erhalt von Berichten ist wichtig, da er dazu beiträgt, sicherzustellen, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen den in der Bestellung angegebenen Spezifikationen entsprechen.
4. Drei-Wege-Matching
Der Drei-Wege-Abgleich ist ein Prozess, der sicherstellt, dass die Bestellung, die Kreditorenrechnung und der Empfangsbericht übereinstimmen. Dieser Prozess hilft, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass die richtigen Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können diese vor der Zahlung behoben werden.
5. Prüfung und Genehmigung:
Sobald der Drei-Wege-Abgleich abgeschlossen ist, wird die Kreditorenrechnung überprüft und zur Zahlung freigegeben. Dieser Schritt umfasst die Überprüfung der Richtigkeit der Rechnung, die Überprüfung, ob die Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden, und die Sicherstellung, dass die Rechnung den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens entspricht.
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6. Zahlungsabwicklung
Sobald die Kreditorenrechnung genehmigt wurde, wird sie für die Zahlung verarbeitet. Dieser Schritt umfasst das Generieren einer Zahlungsdatei, das Drucken von Schecks oder das Initiieren einer elektronischen Zahlung. Die Zahlung wird dann an den Lieferanten gesendet, und der Kreditorenbuchhaltungsprozess ist abgeschlossen.
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Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist der Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Vereinfachung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Anstatt sich auf manuelle Prozesse wie Papierrechnungen, manuelle Dateneingabe und physische Genehmigungen zu verlassen, können Unternehmen Automatisierungstools verwenden, um viele dieser Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Funktionen wie elektronische Rechnungsstellung, automatische Datenerfassung und automatisierte Workflows für Rechnungsgenehmigungen und -zahlungen umfassen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Unternehmen den Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand, der für die Verwaltung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse erforderlich ist, erheblich reduzieren.
Warum sollten Unternehmen auf ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem umsteigen?
Es gibt mehrere zwingende Gründe, warum Unternehmen den Übergang zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Betracht ziehen sollten. Erstens kann die Automatisierung dazu beitragen, Fehler und Ungenauigkeiten im AP-Prozess zu reduzieren. Die manuelle Dateneingabe kann oft zu Fehlern führen, die zu Zahlungsverzögerungen und Streitigkeiten mit Lieferanten führen können. Durch die Automatisierung können Daten elektronisch erfasst und übertragen werden, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert wird. Darüber hinaus kann die Automatisierung dazu beitragen, die Compliance und die Auditbereitschaft zu verbessern, da automatisierte Systeme einen überprüfbaren Trail aller Transaktionen liefern können.
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, dass sie Unternehmen dabei helfen kann, Zeit und Geld zu sparen. Durch die Automatisierung kann der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungen reduziert werden, sodass die Mitarbeiter Zeit für strategischere Aktivitäten haben. Dies kann Unternehmen dabei helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten und sich auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten zu konzentrieren. Darüber hinaus kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, indem sie die Verarbeitungskosten senkt und Gebühren für verspätete Zahlungen oder doppelte Zahlungen vermeidet. Angesichts dieser Vorteile ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen beginnen, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als Teil ihrer gesamten digitalen Transformationsbemühungen einzuführen.
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Die Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet zahlreiche Vorteile, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen sorgfältig bewältigen müssen, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen:
- Manuelle Prozesse und langsame Zahlungszyklen: Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen kann zu langsamen Bearbeitungszeiten führen, da Dokumente zwischen Abteilungen hin und her verschoben werden. Dies verzögert nicht nur Zahlungen, sondern kann sich auch auf die Cashflows des Unternehmens und die Beziehungen zu Lieferanten auswirken, da Rabatte verpasst und Gebühren anfallen.
- Fehleranfällige Dateneingabe: Die manuelle Dateneingabe ist anfällig für Fehler, die zu Zahlungsungenauigkeiten wie Überzahlungen oder doppelten Zahlungen führen können. Diese Fehler sind oft zeitaufwändig zu beheben und können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen.
- Betrugsrisiken: Manuelle und unzusammenhängende Systeme erhöhen die Anfälligkeit für internen und externen Betrug. Ohne robuste Kontrollen und Aufsicht können betrügerische Aktivitäten wie doppelte Rechnungsstellung und nicht autorisierte Käufe unentdeckt bleiben, was zu finanziellen Verlusten führt.
- Komplexes Lieferantenmanagement: Die Verwaltung mehrerer Lieferantenbeziehungen und Zahlungsbedingungen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es um eine Vielzahl von Zahlungsmethoden und Compliance-Anforderungen geht. Diese Komplexität kann zu Missmanagement und Ineffizienzen führen, wenn sie nicht richtig mit Automatisierungstools gehandhabt wird.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Auditbereitschaft: Die Einhaltung gesetzlicher Standards sicherzustellen und die Bereitschaft für Audits aufrechtzuerhalten, kann bei manuellen oder veralteten Prozessen schwierig sein. Die Automatisierung hilft bei der Pflege genauer Aufzeichnungen und der Rationalisierung von Compliance-Prozessen.
Lesen Sie mehr: Herausforderung der Kreditorenbuchhaltung und wie man sie löst
Durch die Bewältigung dieser Herausforderungen durch die strategische Implementierung von Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Lieferantenbeziehungen und die Compliance verbessern. Diese Verbesserungen sind entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und eines robusten Finanzbetriebs.
Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung:
1. Verbesserte Genauigkeit und Effizienz:
Die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern. Automatisierte Systeme können Rechnungen automatisch mit Bestellungen und dem Empfang von Berichten abgleichen, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert wird. Dies kann zu schnelleren Bearbeitungszeiten, erhöhter Effizienz und verbessertem Cashflow führen.
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2. Bessere Transparenz und Kontrolle:
Das automatisierte Kreditorenbuchhaltungssystem bietet Echtzeit-Einblick in den Status von Rechnungen und Zahlungen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihren Cashflow besser zu kontrollieren und fundierte Entscheidungen über ihre Finanzen zu treffen.
3. Verbesserte Compliance:
Ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem kann dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Automatisierte Systeme können Genehmigungsworkflows durchsetzen und sicherstellen, dass Rechnungen
Der größte Vorteil der Automatisierung ist die Effizienz: Sie verschafft wertvolle Zeit für Kreditorenbuchhaltungsteams, die sich sonst in mühsamen manuellen Aufgaben verzetteln würden. In unseren Kundenwertstudien sind AP-Teams in der Lage, 40-60 % ihrer Zeit bei verschiedenen sich wiederholenden und manuellen Aktivitäten einzusparen. Diese Zeit kann für strategischere Arbeit genutzt werden.
Quelle: IOFM 2022 Benchmarking-Umfrage für die Kreditorenbuchhaltung
Betrachtet man pünktlich bezahlte Bestellrechnungen als Funktion des Rechnungsvolumens in Bezug auf die IOFM-Daten, so sehen wir, dass größere Organisationen in der Lage sind, dies jederzeit und häufiger als ihre kleineren Pendants zu tun. Kleinere Unternehmen schneiden jedoch etwas besser ab, wenn man sich die aggregierten Daten für diejenigen ansieht, die pünktlich mit einer Häufigkeit von 90 % oder mehr zahlen.
Quelle: IOFM 2022 Benchmarking-Umfrage für die Kreditorenbuchhaltung
Wenn die Zahlungspünktlichkeit für Rechnungen ohne Bestellung mit dem Rechnungsvolumen korreliert wird, sehen wir, dass dies die größte Herausforderung für Unternehmen darstellt, die mit einem hohen Rechnungsvolumen zu tun haben. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass diese Rechnungen Nachforschungen erfordern, um Genehmiger zu ermitteln und ihre Genehmigung zu erhalten, was in großen Organisationen schwieriger sein kann.
Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler, die bei großen Rechnungsmengen oder komplexen Datensätzen ein großes Problem darstellen können. Schließlich sorgt die Automatisierung für Konsistenz in einer ansonsten chaotischen Umgebung. Jede Rechnung wird jedes Mal auf die gleiche Weise verarbeitet, wodurch mögliche Unstimmigkeiten zwischen den Rechnungen vermieden werden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ein Geschäftstreiber für Ihr Unternehmen sein kann, lesen Sie: Wie Unternehmen die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als strategischen Geschäftstreiber nutzen können.
Modernste Technologien, die die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung transformieren
Die Landschaft der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wird von einer Vielzahl fortschrittlicher Technologien unterstützt, die die Effizienz von Finanzvorgängen rationalisieren und verbessern:
- Optische Zeichenerkennung (OCR): Die OCR-Technologie ist für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung von grundlegender Bedeutung. Es ermöglicht das Scannen und die digitale Umwandlung von Papierrechnungen in bearbeitbare und durchsuchbare Daten. Diese Technologie minimiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und beschleunigt die Verarbeitungszeit, indem wichtige Informationen schnell und genau aus Rechnungen extrahiert werden.
- Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): KI und ML sind das Herzstück moderner Kreditorenbuchhaltungssysteme und bieten Funktionen wie prädiktive Analysen für das Cashflow-Management und intelligente Datenerfassung, die sich im Laufe der Zeit durch lernende Algorithmen verbessern. Diese Technologien helfen dabei, Muster zu erkennen, zukünftige Ergebnisse vorherzusagen und Routineaufgaben zu automatisieren, was die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt und die Entscheidungsfindung verbessert.
Lesen Sie mehr: Entfesselung generativer KI in der Kreditorenbuchhaltung - Robotic Process Automation (RPA): RPA verwendet Bots, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die zuvor manuell erledigt wurden, wie z. B. Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Transaktionsverarbeitung. Dies beschleunigt nicht nur den Betrieb, sondern reduziert auch das Potenzial für menschliche Fehler und ermöglicht es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
- Blockchain-Technologie: Blockchain wird zunehmend auf ihr Potenzial hin untersucht, Transaktionen zu sichern und die Transparenz im AP-Prozess zu erhöhen. Durch die Bereitstellung eines dezentralen und manipulationssicheren Hauptbuchs kann die Blockchain schnellere Genehmigungen und Zahlungen ermöglichen und Betrugsrisiken reduzieren.
- Integrationsfähigkeiten: Moderne Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Finanzsoftware integrieren lassen. Diese Integration ermöglicht eine einheitliche Ansicht von Finanzdaten, optimierte Arbeitsabläufe sowie eine verbesserte Genauigkeit und Compliance in der Finanzberichterstattung.
Diese Technologien verbessern gemeinsam die strategische Wirkung der Kreditorenbuchhaltung und machen sie zu wertvollen Drehscheiben für die Finanzoptimierung und strategische Geschäftseinblicke.
Das AP-Automatisierungstool für Unternehmen: Zycus AP Smart Desk und seine Auswirkungen
Der AP Smart Desk automatisiert den gesamten Rechnungszyklus von Anfang bis Ende. Es beginnt mit der automatischen Extraktion von Daten aus Rechnungen, die per E-Mail versendet werden. Dadurch werden manuelle Dateneingaben und OCR-Probleme vermieden und gleichzeitig Fehler im Prozess reduziert. Sobald die Daten extrahiert wurden, können sie automatisch mit Bestellungen oder Verträgen abgeglichen werden, wodurch manuelle Abgleichsprozesse entfallen, die oft mühsam und zeitaufwändig sind. Wenn Eskalationen oder manuelle Eingriffe erforderlich sind, ermöglicht der Smart Desk der Führungskraft der Kreditorenbuchhaltung, das Tool zu überschreiben oder die Rechnung zur Eskalationsgenehmigung zu senden.
Der Merlin AP Smart Desk eliminiert nicht nur manuelle Prozesse, sondern bietet auch Einblick in Maverick-Ausgaben und Compliance, indem er Anleitungen zu Zahlungsbedingungen auf der Grundlage von Verträgen oder Bestellverpflichtungen bietet. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die einen dezentralen Einkaufsprozess haben, da es den Kreditorenbuchhaltungsteams einen vollständigen Einblick in ihre Ausgabenmuster gibt.
Um mehr zu diesem Thema zu erfahren, lesen Sie den Blog über die nächsten Schritte bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und ihre Trends. Registrieren Sie sich jetzt für eine kostenlose Demo des Zycus AP Smart Desk.
FAQs
Frage 1: Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzt Technologien wie OCR, KI und RPA, um Rechnungen digital zu erfassen, automatisch abzugleichen und durch Workflows zur Genehmigung und Zahlung zu führen – ohne manuelle Eingaben.
Frage 2: Welche Vorteile hat ein automatisiertes AP-System?
Es reduziert Fehler, beschleunigt Zahlungsprozesse, senkt Kosten, verbessert die Transparenz, stärkt die Compliance und gibt Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Frage 3: Welche Herausforderungen bestehen bei der Kreditorenbuchhaltung ohne Automatisierung?
Zu den größten Herausforderungen zählen langsame Bearbeitungszyklen, fehleranfällige Dateneingaben, Betrugsrisiken, komplexes Lieferantenmanagement und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
Frage 4: Welche Technologien treiben die AP-Automatisierung voran?
Optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML), Robotic Process Automation (RPA), Blockchain und ERP-Integrationen.
Frage 5: Was ist der Drei-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung?
Dabei werden Bestellung, Rechnung und Wareneingangsbericht miteinander verglichen, um sicherzustellen, dass nur korrekt gelieferte Waren und Dienstleistungen bezahlt werden.
Frage 6: Wie unterstützt der Zycus AP Smart Desk die Automatisierung?
Der Smart Desk automatisiert den gesamten Rechnungsworkflow – von der Datenerfassung über den Abgleich bis hin zur Zahlung – und bietet zusätzlich Einblicke in Maverick-Ausgaben, Compliance und Cashflow-Steuerung.
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