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TL;DR
- Mappe deinen Ist-Prozess (End-to-End) und definiere klare Ziele: Kosten pro Rechnung, DPO, Skonto-Quote, FTE-Entlastung.
- Metriken festlegen (z. B. Durchlaufzeit, First-Pass-Yield, entgangene Rabatte) und Pain Points priorisieren.
- Anforderungen ableiten: Datenerfassung, Routing/Genehmigung, ERP-Integration, E-Payments, Compliance, KI/ML.
- Budget & ROI kalkulieren; Benchmarks, Implementierungs- & Betriebskosten berücksichtigen.
- Lösungen bewerten: Funktionsumfang, Usability, Skalierbarkeit, Preis-/Lizenzmodell, Referenzen.
- Mit KI skalieren: höhere Genauigkeit, Betrugserkennung, STP-Quoten, bessere Lieferantenkommunikation.
Einführung
Laut einem aktuellen Bericht des Institute of Finance & Management (IOFM) gaben 86 % der Kreditorenbuchhaltungsteams an, im Jahr 2022 zumindest ein gewisses Maß an Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung implementiert zu haben , was einen deutlichen Anstieg gegenüber den 45 % darstellt, die noch vor wenigen Jahren gemeldet wurden. Dieser Anstieg der Einführung des automatisierten AP-Prozesses ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen, darunter ein Mangel an qualifizierten Arbeitskräften, hohe Kosten im Zusammenhang mit Einstellungen und Schulungen, Remote-Arbeitsvereinbarungen, Unterbrechungen der Lieferkette, regulatorische Anforderungen und die Notwendigkeit, aufgrund des wahrgenommenen Risikos einer globalen wirtschaftlichen Rezession im Jahr 2023 mit weniger mehr zu erreichen.
Der Bericht hebt jedoch auch einen signifikanten Trend hervor, der die Einführung der Kreditorenbuchhaltung beschleunigt – die praktische Anwendung von Künstlicher Intelligenz (KI). KI-Technologien wie maschinelles Lernen, Verarbeitung natürlicher Sprache und robotergesteuerte Prozessautomatisierung haben das Potenzial, die Art und Weise, wie Kreditorenbuchhaltungsprozesse verwaltet werden, zu verändern, die Effizienz, Genauigkeit und Compliance zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken.
Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden für die ersten Schritte mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, einschließlich eines Überblicks über die Vorteile von KI-gestützten automatisierten Kreditorenbuchhaltungslösungen. Darüber hinaus werden wir die kritischen Überlegungen bei der Auswahl einer AP-Automatisierungslösung untersuchen.
Bewertung Ihres aktuellen AP-Prozesses
Der erste Schritt bei der Bewertung Ihres AP-Prozesses besteht darin, den aktuellen Prozess von Anfang bis Ende abzubilden. Auf diese Weise können Sie die verschiedenen Aufgaben, Personen und Systeme identifizieren, die an dem Prozess beteiligt sind, sowie die wichtigsten Kennzahlen zur Messung seiner Effektivität. Einige der wichtigsten Kennzahlen, die Sie überwachen müssen, sind
- Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Bearbeitung einer Rechnung
- Ausstehende Tage
- Verarbeitete Rechnung pro FTE
- Prozentsatz der entgangenen Rabatte
- Keine Diskrepanzen.
Der Blog: Das KPI-Dashboard für die Kreditorenbuchhaltung erklärt alle Kennzahlen im Detail.
Sobald Sie Ihren aktuellen Prozess abgebildet und Ihre Metriken identifiziert haben, können Sie damit beginnen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse
Die Implementierung der Kreditorenbuchhaltung mag zwar wie eine schnelle und einfache Lösung erscheinen, aber es ist wichtig, sich Zeit für die richtige Vorbereitung zu nehmen. Während moderne Automatisierungssysteme schnell implementiert werden können, kann die Planung und Vorbereitung des Übergangs zu besseren Ergebnissen und langfristigen Vorteilen führen.
Bevor Sie sich mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung befassen, ist es entscheidend, Ihr Ziel für die Automatisierung zu definieren. Zunächst müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen – die Kosten pro Rechnung senken, die FTEs reduzieren, die DPO reduzieren und Skonti für vorzeitige Zahlungen erhalten. Wenn Sie Ihre Ziele für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung definieren, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, was Sie von einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erwarten. Wenn Sie sich zu Beginn Ziele setzen, erhalten Sie auch eine Grundlage für die Messung Ihres Erfolgs bei der Einführung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
Überprüfen Sie Ihren bestehenden Prozess
Es besteht eine gute Chance, dass der aktuelle Workflow, der in Ihrer AP-Funktion verwendet wird, nicht effizient ist, und deshalb suchen Sie nach einer Änderung. Bevor Sie jedoch Änderungen vornehmen, ist es wichtig zu dokumentieren, was funktioniert und was nicht.
Erstellen Sie Prozessabbildungen und betrachten Sie wichtige Kennzahlen wie Genehmigungszeiten und Fehlerquoten, aber konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Kreditorenbuchhaltungsprozess. Berücksichtigen Sie auch die Personen, die mit Ihrem aktuellen System arbeiten. Die Mitarbeiter, die jeden Tag in der Kreditorenbuchhaltung arbeiten, haben Feedback darüber, was verbessert werden könnte, und geben möglicherweise wichtige Einblicke, die ein Außenstehender übersehen könnte.
Definition der erforderlichen Funktionen
Sobald Sie Ihre Ziele für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, die spezifischen Merkmale und Funktionen zu identifizieren, die Sie in einem Automatisierungssoftwaresystem benötigen, um diese Ziele zu erreichen. Dies ist ein wichtiger Schritt in diesem Prozess, da er Ihnen helfen kann, Investitionen in Software zu vermeiden, die möglicherweise nicht Ihren Anforderungen entspricht oder nicht den gewünschten Return on Investment bietet.
Um die Merkmale und Funktionen zu identifizieren, die Sie benötigen, kann es hilfreich sein, Ihren aktuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess zu skizzieren und Bereiche zu identifizieren, die zeitaufwändiger, fehleranfälliger oder anfällig für Engpässe sein könnten.
Einer der kritischen Faktoren, die bei der Definition der benötigten Funktionen zu berücksichtigen sind, ist der Grad der Integration mit anderen Systemen, die Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise derzeit ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) verwenden, suchen Sie nach einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die sich in Ihr bestehendes ERP integrieren lässt, um den Gesamtprozess zu optimieren.
Zu den spezifischen Funktionen, die bei der Evaluierung von AP-Automatisierungssoftware zu berücksichtigen sind, gehören:
- Automatisierte Datenerfassung und -extraktion
- Lieferantenkommunikation
- Workflows für Rechnungsrouting und -genehmigung
- Rechnungsverfolgung und -berichterstattung in Echtzeit
- Integration mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen
- Elektronische Zahlungsabwicklungsmöglichkeiten
- Globale Compliance
- Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zur Datenanalyse und Prozessverbesserung.
Ermitteln des Budgets
Es kann hilfreich sein, zunächst einige Nachforschungen anzustellen, um ein Gefühl für die Kosten zu bekommen, die mit Softwaresystemen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbunden sind. Sie können sich beispielsweise Branchen-Benchmarks von IoFM ansehen, sich mit Anbietern beraten oder mit anderen Unternehmen sprechen, die den Automatisierungsprozess durchlaufen haben. Dies kann Ihnen eine ungefähre Vorstellung davon geben, was Sie für die Software, die Implementierung und den laufenden Support erwarten können.
Sobald Sie ein allgemeines Gefühl für die Kosten haben, können Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen einschätzen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Ihr verfügbares Kapital, Ihre erwartete Kapitalrendite und mögliche Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen, die das neue System bieten kann.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zwar eine erhebliche Investition sein kann, aber im Laufe der Zeit auch zu erheblichen Kosteneinsparungen und einem ROI führen kann. Erfahren Sie mehr über den ROI von Investitionen in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
Durch einen strategischen Ansatz und eine sorgfältige Abwägung der Kosten und Vorteile verschiedener Optionen können Sie ein AP-Automatisierungssystem auswählen , das Ihren Anforderungen entspricht und einen starken ROI liefert.
Auswahl einer Lösung für automatisierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse
Die Suche nach verfügbaren Lösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst mehrere wichtige Schritte.
Vergleichen Sie die Funktionen:
Einer der wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl einer AP-Automatisierungslösung zu berücksichtigen sind, ist der Umfang der Funktionen und Fähigkeiten. Suchen Sie nach Lösungen, die automatisierte Rechnungsverarbeitung, Lieferantenkommunikation, Anomalie- und Betrugserkennung, globale Compliance und vor allem KI-Funktionen bieten, die Ihnen helfen, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu rationalisieren und die Genauigkeit zu verbessern.
Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit:
Ein weiterer wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Benutzerfreundlichkeit der Lösung. Suchen Sie nach Lösungen, die benutzerfreundlich sind und eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche bieten. Sie möchten eine Lösung, die für Ihr AP-Team einfach zu erlernen und zu verwenden ist, ohne dass umfangreiche Schulungen oder IT-Support erforderlich sind.
Preise vergleichen:
Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unterscheiden sich stark in Preis- und Zahlungsstrukturen. Suchen Sie nach Lösungen, die transparente Preise und eine Reihe von Zahlungsoptionen bieten, z. B. Monats- oder Jahresabonnements. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Preisgestaltung alle zusätzlichen Kosten, wie z. B. Implementierungs- und Schulungsgebühren.
Überprüfen Sie Bewertungen und Referenzen:
Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, lesen Sie Bewertungen und überprüfen Sie Referenzen von anderen Kunden. Suchen Sie nach Lösungen mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz und positivem Feedback von anderen Unternehmen in Ihrer Branche.
Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit:
Berücksichtigen Sie schließlich die Skalierbarkeit der von Ihnen gewählten Lösung. Suchen Sie nach einer Lösung, die wachsen und sich anpassen kann, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen im Laufe der Zeit ändern. Im Idealfall wünschen Sie sich eine Lösung, die nach oben oder unten skaliert werden kann, um Ihren sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, ohne dass erhebliche zusätzliche Investitionen erforderlich sind.
Abschließende Gedanken
Die Implementierung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen. Zeit- und Bewegungsstudien, die von Zycus durchgeführt wurden, deuten darauf hin, dass KI das Potenzial hat, bis zu 60 % der Zeit zu sparen, die derzeit für geringwertige Arbeiten in der Kreditorenbuchhaltung aufgewendet wird. Aber jedes Unternehmen ist einzigartig in Bezug auf seine Mitarbeiter, Prozesse und Technologien.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Lösung jedoch die Skalierbarkeit der Software. Stellen Sie sicher, dass die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen und im Laufe der Zeit ein zunehmendes Volumen an Rechnungen und Zahlungen verarbeiten kann. .
Die Zycus AP Automation Solution zielt auf eine ganzheitliche AP-Transformation ab und nutzt die KI-/Machine-Learning-Funktionen der Zycus Merlin KI-Plattform. Zu den wichtigsten Merkmalen und Fähigkeiten der KI-gesteuerten AP-Automatisierungslösung von Zycus gehören:
- Zeit- und Kosteneinsparungen: Ein vorlagenfreier Ansatz, der verbesserte Straight-Through-Processing-Raten mit hoher Genauigkeit und relativ niedrigen Gesamtbetriebskosten (TCO) bietet
- Bessere Lieferantenkommunikation: Automatisierte E-Mail-Überprüfung und -Beantwortung über AP Smart Desk, die die Lieferantenzufriedenheit verbessert und die Käufer-Lieferanten-Beziehungen durch schnellere Reaktionszeiten und keine verpassten E-Mails stärkt
- Anomalie- und Betrugserkennung: Identifizierung potenzieller Betrugsfälle (doppelte Rechnung, Phantomlieferant usw.) sowie Schutz vor Phishing und Spoofing
- Globale Compliance: Konsistente und aktuelle Unterstützung für die Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf Rechnungsinhalte, elektronische Rechnungen und Steuervorschriften.
Fordern Sie noch heute eine Demo an, um mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu beginnen! Unsere Experten führen Sie durch den Prozess und zeigen Ihnen, wie Zycus Ihnen helfen kann, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu rationalisieren.
FAQs
Q1. Was sind die ersten Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Prozess aufnehmen (SOLL/IST), KPIs definieren, Anforderungen & Integrationen klären, Budget/ROI kalkulieren, geeignete Lösung evaluieren und schrittweise ausrollen.
Q2. Welche KPIs sollte ich für AP-Automatisierung verfolgen?
Kosten pro Rechnung, Durchlaufzeit bis Zahlung, First-Pass-Yield, DPO, Skonto-Nutzung, Fehler-/Rework-Quote, Anteil STP (Straight-Through-Processing).
Q3. Welche Funktionen sind für eine AP-Lösung unverzichtbar?
Automatische Datenerfassung (OCR/IDP), regel-/KI-basiertes Routing & Genehmigung, 3-Way-Match, Echtzeit-Tracking/Reporting, ERP-Integration, E-Payments, Compliance & Betrugserkennung.
Q4. Wie hilft KI konkret im AP-Prozess?
Verbesserte Belegerkennung, Anomalie-/Duplikaterkennung, Priorisierung, Vorhersagen für Cashflow/Skonti, Auto-Antworten an Lieferanten und höhere STP-Quoten.
Q5. Wie kalkuliere ich den ROI einer AP-Automatisierung?
Direkte Effekte (weniger Bearbeitungszeit, geringere Fehler-/Mahnausgaben, mehr Skonti) + indirekte Effekte (Compliance, Audit-Trail, Transparenz). Vergleiche CAPEX/OPEX mit jährlichen Einsparungen.
Q6. Wie stelle ich die Compliance bei E-Rechnungen sicher?
Nutze Lösungen mit aktueller länderspezifischer E-Invoicing-/Steuer-Compliance, validiere Pflichtfelder, sichere Audit-Trails und revisionssichere Archivierung.
Q7. Wie gehe ich den Rollout an – Big Bang oder Pilot?
Mit einem Pilotbereich (Lieferantengruppe/Kostenstelle) starten, KPIs messen, Workflows feinjustieren, dann iterativ auf weitere Einheiten/Länder ausrollen.
Q8. Welche Risiken gibt es – und wie minimiere ich sie?
Datenqualität, Change-Management, Integrationsaufwand, Schattenprozesse. Gegenmaßnahmen: Data Cleansing, Schulungen, klare Governance, phasenweiser Rollout, enges IT-/ERP-Alignment.
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