der ultimative leitfaden zum vertragsmanagement vorteile & best practices 

Ungeachtet der Art des von Ihnen betriebenen Geschäfts sind Verträge ein Aspekt, der in allen Unternehmen eine zentrale Rolle spielt. Verträge bilden das Rückgrat aller Beziehungen, die ein Unternehmen zu seinen Stakeholdern wie Lieferanten, Partner und Kunden unterhält. Aufgrund seiner großen Bedeutung für die Geschäftsentwicklung bildet ein effektives Vertragsmanagement die Voraussetzung für ein langfristiges Unternehmenswachstums. Ferner hilft es beim Aufbau solider Stakeholderbeziehungen. Ein Vertragsmanagementprozess, mit dem der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags gesteuert wird, entscheidet letztlich den Erfolg eines Unternehmens.

WAs ist VERTRAGSMANAGEMENT?

Vertragsmanagement bezieht sich auf die Geschäftsprozesse, mit denen die Gestaltung, Umsetzung und Bewertung von Verträgen verwaltet werden, um Geschäftsergebnisse zu optimieren und Risiken zu minimieren.

Vertragsmanagement ist für Ihr Geschäft von zentraler Bedeutung – Verträge, die rechtsverbindlich sind, legen die Stakeholderbeziehungen eines Unternehmens fest, Preisstrukturen, Arbeitsumfang, Rechte und Pflichten, Zeitvorgaben für Projekte, Gewährleistungsbedingungen u.ä.. Aufgrund der Unverzichtbarkeit von Verträgen kann ein effektives Vertragsmanagement zu einer enormen Verbesserung der Unternehmensperformance beitragen. Ein unstrukturiertes Vertragsmanagement dagegen schließt eine Reihe operativer und finanzieller Risiken ein.

Darüber hinaus entwickelt sich die Rolle, die das Vertragsmanagement spielt, ständig weiter. Es handelt sich nicht mehr lediglich um das Ausfüllen von Unterlagen, sondern zu ihm gehört heute ein Verständnis aller Aspekte des Vertragslebenszyklus, um wichtige Datenerkenntnisse gewinnen zu können. Unternehmen setzen Vertragsmanagement ein, um ihre Performance zu steigern und zu ermitteln, wie sie ihre Ziele noch besser erreichen können. In einem Gartner Bericht heißt es, dass sich ‘CLM von einem betrieblichen Buchführungssystem zu einem Kernsystem auf Unternehmensebene entwickelt hat, das Geschäftsrisiken, Kosten und Bemühungen um Ertragsmaximierungen  adressiert‘.

vorteile des vertragsmanagements

Lassen Sie uns als erstes einen Blick auf die wichtigsten Vorteile des Vertragsmanagements werfen:

• unterstützung von geschäfstfunktionen

Ein effizientes Vertragsmanagement wird helfen, die Funktionen eines Unternehmens zu vereinfachen – es strukturiert Geschäftserwartungen, Mechanismen, die zu ihrer Erfüllung erforderlich sind und ermöglicht Ihnen zu analysieren, wie Unternehmensziele erreicht werden. Die aus dem Vertragsmanagement gewonnenen Erkenntnisse können ferner helfen, Bereiche einer Ertragsoptimierung und Kostenminimierung zu identifizieren.

• verbesserte betriebliche effizienz

Best-in-class Vertragsmanagement-Methoden schließen die Verwendung von Softwarelösungen oder Tools ein, die den Vertragsverwaltungsprozess automatisieren. Durch eine Reduzierung des manuellen Aufwands wird die Betriebseffizienz gesteigert und das Auftreten von Fehlern reduziert. Das Personal kann sich auf die strategischeren Aspekte des Vertragsmanagements konzentrieren, wie Beurteilung der Vertragserfüllung, Identifizieren verbesserungsbedürftiger Bereiche u.ä.

• verbesserte ausgabentransparenz und minimierung von Maverick-buying

Durch eine Strukturierung der Zusammenarbeit des Unternehmens mit seinen Stakeholdern,  insbesondere seinen Lieferanten, erleichtert das Vertragsmanagement das Rückverfolgen von Transaktionen und Leistungen. Es erhöht die Ausgabentransparenz und sorgt dafür, dass man genau weiß, wofür Gelder ausgegeben werden. Maverick-Buying ist eines der größten Probleme, von dem Unternehmen geplagt werden und eine verbesserte Ausgabentransparenz wird Ihnen hier helfen, nicht-nachgewiesene Ausgaben einzuschränken. Durch eine Verbesserung der Ausgabentransparenz kann das Vertragsmanagement ferner helfen, für Ihr Unternehmen größere Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizeren.

• verbesserte Sichtbarkeit der lieferanten

Lieferanten bilden heute ein entscheidenden Bestandteil der meisten Unternehmen, von denen heute ein Großteil durch die Bereitstellung von Waren/Leistungen zur Verbesserung seiner Performance auf Lieferanten zurückgreift. Vertragsmanagement hilft, den Fortschritt der Lieferanten zu verfolgen, ihre Leistungen anhand der in den Verträgen festgelegten Kriterien zu beurteilen und Lieferantenrisiken zu ermitteln. Darüber hinaus ist es ein Mechanismus zum Aufbau langfristiger kooperativer  Lieferantenbeziehungen, was zur Schaffung wertvoller Synergien führt.

• Einhaltung und verbesserung der compliance-Regeln

Ein Vertragsmanagementsystem, das die einzuhaltenden Bedingungen und Verfahren festlegt, verbessert die Einhaltung von Vorschriften durch die jeweiligen Stakeholder. Eine verbesserte Konformität führt unweigerlich zur Minderung einer Vielzahl von unternehmensinternen Risiken.

Dieser Aspekt ist von grundlegender Bedeutung, nachdem der jährliche Bericht von Zycus Pulse of Procurement 2018 Vertragsrisiken und die mangelhafte Einhaltung von Compliance-Regeln als wichtigste Beschaffungs-Schwachstellen von 2018 identifizierte.

phasen des vertragsmanagements

Um ein effektives Vertragsmanagement gewährleisten zu können, müssen Schritte identifiziert werden, die bei seiner reibungslosen Einführung helfen. Die Phasen und Zyklen richten sich nach Unternehmenstyp und Funktion und können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, zeichnen sich aber auch durch einen grundlegenden gemeinsamen Rahmen aus.

• identifizieren der unternehmenszielE und aufgaben und ermitteln der risikobereitschaft

Vor der Ausarbeitung eines Vertrags müssen als erstes die Unternehmensziele und Aufgaben umrissen werden, die einen Vertrag erforderlich machen. Das wird helfen, die von den Parteien in den Vertrag gesetzten Erwartungen zu ermitteln und eine effektive Bewertung darüber zu ermöglichen, wie es dem Vertrag gelungen ist, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Außerdem ist es wichtig, die Risikobereitschaft der Stakeholder zu ermitteln, um entsprechende Leistungserwartungen festzulegen und die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos während des Vertragslebenszyklus zu minimieren.

• vertragsausarbeitung

Nachdem Unternehmensziele und Erwartungen identifiziert, definiert und ordnungsgemäß kommuniziert wurden, beginnt die Ausarbeitung des Vertrags.

Erfassen Sie alle erforderlichen, sachdienlichen Informationen und Dokumente und verwenden Sie dazu, falls im Unternehmen vorhanden, und unter Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensrechtlichen Bestimmungen, standardisierte, aktualisierte Vorlagen. Die Ausarbeitung eines Vertrags ist ein äußerst kritischer Prozess, weil auch die kleinste Unklarheit zu Geschäftsverlusten führen kann.

• vertragsverhandlungen mit den beteiligten stakeholdern

Nach der Ausarbeitung des Vertrags beginnen die Verhandlungen zwischen den beteiligten Parteien. Dabei wird berücksichtigt, was jede der Parteien vom Vertrag in Bezug auf Preisstruktur, Bedingungen, Rechte und Pflichten, Gewährleistungsbedingungen, Verlängerungen und Kündigungen erwartet. Achten Sie darauf, dass alle in den Verhandlungen vorgeschlagenen Änderungen vor ihrer Übernahme aufs Genaueste überprüft werden.

Die Verhandlungen sollten möglichst so geführt werden, dass alle beteiligten Parteien die Möglichkeit haben, auf transparente Art und in gegenseitigem Einvernehmen daran beteiligt zu sein. Ein zusätzlicher Vorteil ist der Aufbau langfristiger und kooperativer  Beziehungen und die Nutzung der sich daraus ergebenden Synergien für eine Leistungsverbesserung.

• vertragsabschluss und vertragserfüllung

Nach Abschluss der Verhandlungen und nach Übernahme der vorgeschlagenen Änderungen wird der Vertrag den jeweiligen Teams zur Billigung vorgelegt. Es ist für das Unternehmen wichtig, für den Genehmigungsprozess der verschiedenen  Vertragstypen einen ordnungsgemäßen Workflow einzusetzen, um sicherzustellen, dass die Genehmigungen den Vertragszyklus nicht beeinträchtigen. Nach Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags beginnt die Erfüllung des Vertrags durch alle relevanten Stakeholder gemäß der in ihm festgelegten Bedingungen.

verwalten der vertragsverpflichtungen und audits

Das Vertragsmanagement (CM) endet nicht mit Unterzeichnung des Vertrags. Nach der Vertragsunterzeichnung ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass alle beteiligten Akteure ihre in ihm festgelegten Verpflichtungen bezüglich Leistung, Fristen, Zahlungen usw erfüllen. Das Verwalten von Verantwortlichkeiten garantiert die Einhaltung der  Vertragsbedingungen und sorgt dafür, dass die Vertragserfüllung in Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen erfolgt.

Darüber hinaus ist es wichtig, alle Verträge regelmäßig zu prüfen, um Leistungen zu bewerten und mögliche Risiken zu identifizieren. Regelmäßige Vertragsprüfungen  helfen, Risiken zu mindern und Risikominderungsmaßnahmen zu identifizieren.

• vertragskündigung und verlängerung

Wenn sich ein Vertragszyklus seinem Ende nähert ist es wichtig, nicht den Überblick zu verlieren. Das Versäumen von Vertragsverlängerungen kann schwerwiegende Folgen haben, wie den Verlust langfristiger Beziehungen und Synergien, verpasste Möglichkeiten der Umsatzsteigerung u.a. Außerdem bedeutet es, dass das Unternehmen einen neuen Prozess für die gleichen vertraglichen Anforderungen starten muss.

 BEST PRACTICES des vertragsmanagements

Um den Nutzen des CM-Systems weiter zu erhöhen, können Sie bestimmte Best Practices implementieren, die sicherstellen, dass Sie Ihren Verträgen den größtmöglichen Nutzen abgewinnen:

• ein für sämtliche verträge zentralisierter speicher

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen alle Verträge an einem zentralisierten Ort aufbewahrt, zu dem alle relevanten Stakeholder Zugriff haben. Das hilft, Vertragsinformationen wie Vertragsbedingungen, Vertragsverlängerungen usw. immer griffbereit zu haben.

• sorgen sie für die KOOPERATION aller teams während des vertragslebenszyklus.

In den meisten Fällen ist die Rechtsabteilung für den Vertragsmanagement-Prozess zuständig. Sorgen Sie dafür, dass Verfahren oder Kommunikationskanäle vorhanden sind, die die Stakeholder repräsentieren. Durch die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen dem Rechts- und anderen Unternehmensbereichen ist es möglich, die gewünschten Ergebnisse mit minimalen Risiken zu erzielen.  Außerdem wird eine Abhängigkeit der anderen Unternehmensbereiche von der Rechtsabteilung vermieden.

• sicherstellen der Compliance über den gesamten VertragsLebenszyklus.

Die Gewährleistung eines effektiven Compliance-Management über den gesamten Vertragslebenszyklus ist von ausschlaggebender Bedeutung.  Es hilft bei der Einhaltung gesetzlicher/unternehmensinterner Vorschriften. Vertragskonformität seitens aller Beteiligten verhindert finanzielle und betriebliche Verluste, sowie eine Vielzahl anderer Risiken.

• standardisierung von vertragsmanagement-Prozessen ohne verpflichtende starrheit

Eine Standardisierung der verschiedenen Phasen des CM führt zu einer Verkürzung  der Zykluszeiten und Reduzierung der damit verbundenen Unzulänglichkeiten. Nachdem die Mehrzahl der Verträge gleichlautende Arten von Vereinbarungen enthalten, kann ein Unternehmen mit standardisierten Vorlagen arbeiten. Vorab genehmigte und regelmäßig aktualisierte Vorlagen helfen bei der Einhaltung gesetzlicher/unternehmensinterner Vorschriften. Jedes Unternehmen sollte einen Vertragsmanagementprozess haben, der von den Unternehmensbereichen als Standardmethode zum Verwalten Ihrer Verträge  einzusetzen ist.

warum ist vertragsmanagement-software so wichtig?

Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen stellen müssen, ist, ob es sich lohnt in CM-Software zu investieren. Die Übernahme einer auf Ihre Unternehmungsanforderungen zugeschnittene Vertragsmanagement–Softwarelösung kann kompliziert und zeitaufwendig sein. Auf lange Sicht hin aber kann die richtige Software äußerst effektiv, effizient und produktiv sein.

1. Nach der Automatisierung des Vertragslebenszyklus eines Unternehmens durch  Vertragsmanagement-Software, wird ein deutlicher Rückgang des für betriebliche Aufgaben erforderlichen manuellen Aufwands zu verzeichnen sein und damit eine Reduzierung menschlicher Fehler.
2. Vertragsmanagement-Softwarelösungen werden ferner in jeder Phase des Vertragsmanagements zu einer gesteigerten Effizienz und damit Verkürzung des Vertragszyklus  führen. Wenn beispielsweise bei der Ausarbeitung eines Vertrags die Rechtsabteilung jeden, manuell benötigten Vertrag neu vorbereiten müsste, dann würde das viel zu lange dauern. Automatisierte Cm Software reduziert ein manuelles Eingreifen..
3. Vertragsmanagement-Softwarelösungen helfen eine zentralisierte  Ablage  für Verträge in einem Cloud-System verfügbar zu machen und gleichzeitig einen einfacheren Zugriff auf kritische Vertragsinformationen durch alle relevanten Stakeholder zu ermöglichen. Folglich werden ein paar Mausklicks ausreichen, um Verträge zu finden, ihre Erfüllung rückzuverfolgen und zu evaluieren.
4. Vertragsmanagement-Software trägt ferner zu einer Minderung von Vertragsrisiken und einer Optimierung der Vertragsleistung bei. Sie sorgt dafür,  dass alle relevanten Stakeholder rechtzeitig die erforderlichen Benachrichtigungen erhalten, insbesondere solche im Zusammenhang mit Vertragsverlängerungen, Zahlungen, Fristen u.ä. Vertragsmanagement-Software verlinkt Ihre Verträge auch mit dem Compliance-Management.

Darüberhinaus beschleunigt eine auf künstliche Intelligenz gestützte Automatisierung des Vertragsmanagements die Datenanalytik. Durch Prognosefähigkeiten können Sie Ihrem Vertragsmanagementsystem wertvolle Erkenntnis abgewinnen, Kosten und Einnahmen prognostizieren.

fazit

IACCM Recherchen ergaben, dass 70-75% aller fehlgeschlagenen Projekte auf  vertragliche und kaufmännische Probleme zurückzuführen sind, was zu durchscnittlichen jährlichen Einnahmeverlusten von 9,2 % führte.

In diesem Blog beschäftigten wir uns mit ausschlaggebenden Aspekten des Vertragsmanagements. Wir erörterten Vorteile, Phasen und Best Practices, die   Vertragsmanagementprozesse effektiver und produktiver gestalten. Unternehmen haben mittlerweile die strategische Bedeutung des Vertragsmanagements für das Erreichen ihrer Unternehmensziele erkannt. Fachkräfte erzielen heute durch den Einsatz von AI, Software und Digitalisierung und Vertragsmanagment einen größtmöglichen Nutzen. Und wie sieht es bei Ihnen aus?