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TL;DR
- Die Ausgabenanalyse ist ein strategisches Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre Ausgabentransparenz verbessern, Einsparmöglichkeiten identifizieren und Risiken minimieren können.
- Durch Datensammlung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse lassen sich Muster in Lieferantenbeziehungen, Maverick Spend und
- Prozessineffizienzen aufdecken. Mit KI-gestützten Tools wie Zycus Spend Analytics können Unternehmen ihre Datenqualität erhöhen, Prozesse automatisieren und bis zu zweistellige Einsparungen erzielen.
Was ist eine Ausgabenanalyse?
Die Ausgabenanalyse ist der Prozess, mit dem die Beschaffung historische Ausgaben für Produkte und Dienstleistungen sammelt, bereinigt, klassifiziert und analysiert.
Diese Daten werden aus der gesamten Organisation gesammelt und aggregiert und nach Benutzern, Lieferanten, Artikelkategorien, Geschäftsbereichen, Regionen, internen Unternehmensbereichen usw. kategorisiert.
Dieser Leitfaden zur Ausgabenanalyse kann großen Unternehmen dabei helfen, Möglichkeiten zur Kostensenkung, Verbesserung der Effizienz und Risikominderung zu identifizieren.
In den letzten Jahrzehnten hat sich die Beschaffungsabteilung in vielen Unternehmen von einer primär logistischen Funktion (die Einkäufe ausschließlich auf Anfrage der Budgetverantwortlichen ausführt) zu einer strategischeren Funktion gewandelt, die leitende Angestellte und Budgetverantwortliche bei der Maximierung des Wertes für das Unternehmen anleitet.
Dies beinhaltet die Etablierung eines proaktiven Prozesses innerhalb der Beschaffungsabteilung, parallel zu dem immer noch notwendigen reaktiven Prozess der Beantwortung von Anfragen der Budgetverantwortlichen.
Die Ausgabenanalyse ist eines der wichtigsten Instrumente, die Beschaffungsorganisationen in diesem parallelen Prozess einsetzen, um proaktiv Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Organisationen zu identifizieren.
Warum ist die Ausgabenanalyse wichtig?
In vielen großen Unternehmen war der Einkauf in der Vergangenheit dezentralisiert, was es sehr schwierig machte, einen einzigen, konsolidierten und konsistenten Datensatz der unternehmensweiten Ausgaben über verschiedene Regionen, Geschäftseinheiten und Abteilungen hinweg zu erhalten.
- Daten aus verschiedenen Regionen enthalten oft kryptischen, abgekürzten oder falsch geschriebenen Text in den Artikelbeschreibungen
- Verschiedene Sprachen & Währungen
- Inkonsistente Kategoriecodierung oder Namenskonventionen für Lieferanten,
- Falsche/inkonsistente/doppelte Hauptbuchcodes für denselben Artikel in verschiedenen Regionen
- Ineffektive/inkonsistente Klassifikationstaxonomie
- Die umständliche, arbeitsintensive, fehleranfällige, manuelle/regelbasierte Klassifizierung, die am häufigsten vorkommt, führt zu Analysen von geringer Qualität, da Daten von geringer Qualität eingehen.
Lesen Sie unseren Blog zum Thema: Beschaffungsanalyse stärkt die Zukunft des Einkaufs.
Wie führe ich eine Ausgabenanalyse durch?
Wie bei jedem anderen Prozess besteht der erste Schritt in diesem Prozess darin, das Objektive zu verstehen. Was möchten Sie mit Ihrer Ausgabenanalyse erreichen? Möchten Sie Kosten senken, die Effizienz verbessern oder Risiken minimieren? Sobald Sie Ihre Ziele kennen, können Sie den Rest des Prozesses entsprechend anpassen. Dieser umfassende Leitfaden zur Ausgabenanalyse beantwortet alle Ihre Fragen.
Schritte im Prozess der Ausgabenanalyse
- Identifizieren Sie alle verfügbaren Quellen für Ihre Ausgabendaten aus all Ihren Abteilungen, Werken und Geschäftsbereichen. Dazu gehören Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuch, P-Card, eProcurement-Systeme usw.
- Sammeln und konsolidieren Sie alle Ihre Ausgabendaten in einer zentralen Datenbank. Dies kann schwierig sein, wenn Ihre Daten in verschiedenen Formaten, verschiedenen Sprachen und Währungen vorliegen.
- Bereinigen Sie Ihre Daten. Dazu gehören das Auffinden und Korrigieren von Fehlern in Beschreibungen und Transaktionen sowie die Standardisierung der Ausgabendaten für eine einfache Anzeige.
- Normalisieren Sie Ihre Lieferanten für ein besseres Lieferantenmanagement. Einkäufe bei IBM, IBM Corp. oder Cognos sollten alle gruppiert werden, da es sich um denselben Lieferanten handelt.
- Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben. Unabhängig davon, ob Sie UNSPSC, eClass oder Ihre eigenen unternehmensspezifischen Kategorien verwenden, müssen Sie in der Lage sein, zu bestimmen, wo Ihr Geld ausgegeben wird. Büromaterial, Marketingreisen, rechtliche, direkte und indirekte Ausgaben sollten alle angemessen kategorisiert werden.
- Analysieren Sie Ihre Ausgabendaten. Stellen Sie sicher, dass Sie die besten Vertragsbedingungen pro Lieferant ausgehandelt haben, da alle Ihre Ausgaben pro Lieferant identifiziert sind. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Einkäufer bei bevorzugten Lieferanten einkaufen. Reduzieren Sie die Anzahl der Lieferanten pro Kategorie.
- Wiederholen. Die einmalige Durchführung einer Ausgabenanalyse ist ein guter Anfang, um Einsparungen zu identifizieren, aber Sie müssen Ihre Daten kontinuierlich aktualisieren, um sicherzustellen, dass Vertragsbedingungen eingehalten werden, dass Käufer bei bevorzugten Lieferanten einkaufen und dass Einsparmöglichkeiten identifiziert werden.
Hier ist ein 4c-Ansatz, mit dem Sie Ihre Ausgabenanalyse durchführen können.
Beispiel für eine Ausgabenanalyse
Schauen wir uns ein praktisches Beispiel an, wie die Ausgabenanalyse einem Unternehmen erheblich zugute kommen kann. Stellen Sie sich ein mittelständisches Fertigungsunternehmen vor, das mit steigenden Kosten konfrontiert ist und versucht, seine Beschaffungsstrategie zu verbessern. Das Beschaffungsteam des Unternehmens entscheidet sich für die Implementierung einer Ausgabenanalyse, um potenzielle Einsparungen aufzudecken und die Effizienz zu steigern.
Schritt 1: Datenerfassung
Das Team beginnt mit dem Sammeln von Daten aus verschiedenen Quellen, darunter Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenverträge. Diese Daten umfassen mehrere Kategorien, wie z. B. Rohstoffe, Büromaterial und Logistik.
Schritt 2: Datenbereinigung und -klassifizierung
Als Nächstes bereinigt das Team die Daten, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Doppelte Einträge, Fehler und Inkonsistenzen werden behoben. Die Daten werden dann in Kategorien und Unterkategorien eingeteilt, was die Analyse und den Vergleich erleichtert.
Schritt 3: Ausgabenanalyse
Mit sauberen und klassifizierten Daten verwendet das Team Ausgabenanalysetools, um Berichte und Visualisierungen zu erstellen. Sie identifizieren Trends, z. B. welche Kategorien die höchsten Ausgaben haben und welche Lieferanten am häufigsten genutzt werden. So stellen sie beispielsweise fest, dass 40 % ihrer Ausgaben für Rohstoffe auf drei Lieferanten konzentriert sind.
Schritt 4: Einblicke und Chancen
Die Analyse zeigt mehrere Möglichkeiten für Kosteneinsparungen auf. Das Team stellt fest, dass die Konsolidierung von Aufträgen mit bevorzugten Lieferanten zu Mengenrabatten führen kann. Sie identifizieren auch einige Anbieter mit höheren Preisen im Vergleich zu anderen, die Produkte ähnlicher Qualität anbieten.
Schritt 5: Umsetzbare Strategien
Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse verhandelt das Unternehmen bessere Konditionen mit wichtigen Lieferanten, konsolidiert Bestellungen und sucht nach alternativen Lieferanten zu besseren Preisen. Dadurch erreichen sie innerhalb des ersten Jahres eine Reduzierung der Beschaffungskosten um 15 %.
Was wird Ihnen die Ausgabenanalyse helfen?
Der Prozess der Ausgabenanalyse wird Ihnen und Ihrem Team helfen,
- Einsparungen erzielen: Im Moment wird von jedem verlangt, mit weniger mehr zu erreichen. Sie werden aufgefordert, Einsparungen zu erzielen und gleichzeitig Ihren Stakeholdern (internen Kunden und Ihren Wählern) die gleichen Waren und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Verhandlungen, die Sie mit Ihren Anbietern führen können, um das bestmögliche Angebot zu erzielen. Die Ausgabenanalyse gibt Ihnen einen guten Einblick in Ihre Ausgabendaten und kann Ihnen helfen, Möglichkeiten zu identifizieren, von denen Sie nicht wussten, dass sie existieren.
- Verbessern Sie Prozesse: Die Daten der Ausgabenanalyse ermöglichen es Ihnen, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessert werden können. Ob es sich um die Implementierung eines eProcurement-Systems, eine bessere Nutzung von PCards oder die Konsolidierung von Rechnungen mit einzelnen Lieferanten handelt, die Daten der Ausgabenanalyse helfen, diese Chancen zu identifizieren.
- Management von Maverick Spend: Jeder schließt Verträge ab, aber nach der Unterzeichnung werden sie in der Regel in einen Aktenschrank oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem verbannt, die erst dann eingesehen werden, wenn es ein Problem gibt oder der Vertrag kurz vor dem Ablauf steht. Die Ausgabenanalyse ermöglicht es Ihnen, diese zu verfolgen und Ausgaben mit nicht vertraglich gebundenen Lieferanten in Kategorien zu identifizieren, in denen ein Vertrag verfügbar ist, oder in den Ausgabenkategorien, bei denen es möglicherweise zu viele Lieferanten gibt und kein Vertrag besteht. Lesen Sie hier: Fünf Möglichkeiten, die Kontrolle über Maverick Spend zu übernehmen!
- Verwaltung der Lieferantenbeziehung: Im Allgemeinen wissen Ihre Lieferanten mehr darüber, wie viel und was Sie bei ihnen ausgeben, als Sie es tun. Die Ausgabenanalyse kann in gewisser Weise dazu beitragen, dieses Ungleichgewicht zu korrigieren. Wenn es an der Zeit ist, einen neuen Vertrag mit einem Anbieter auszuhandeln, erhalten Sie nach einer umfassenden Ausgabenanalyse mehr Informationen über Ihre Ausgaben mit diesem bestimmten Anbieter und erhalten einen Einblick in die Höhe Ihrer Ausgaben bei den Wettbewerbern dieses Anbieters, die Ihr Anbieter nicht hat. Lesen Sie hier: Eine exemplarische Vorgehensweise für die Analyse der Lieferantenausgaben: Verbesserung des Lieferantenmanagements
- Risikomanagement: In einigen Fällen kann es vorkommen, dass sich der Anbieter für seinen Jahresumsatz übermäßig auf Ihr Unternehmen verlässt. Zu hohe Ausgaben bei einem Anbieter können auf zweierlei Weise zu Risiken führen. Erstens, wenn sie von Ihren Ausgaben abhängig sind und Sie die geschäftliche Entscheidung treffen, Ihre Ausgaben von diesem Anbieter wegzuziehen, könnten sie möglicherweise aus dem Geschäft ausscheiden, was zu einem Problem bei der Öffentlichkeitsarbeit führt, selbst wenn die Beschaffungsentscheidung für sich genommen die richtige war, was zu negativem Feedback oder Publicity für Ihr Unternehmen führen kann. Zweitens, wenn Sie zu abhängig von einem Anbieter sind und dieser aus anderen Gründen Geschäfte macht, könnte Ihr Unternehmen ohne kritische Waren oder Dienstleistungen dastehen, die Sie benötigen.
Lesen Sie hier: Ein umfassender Leitfaden für das Lieferantenrisikomanagement - Lokalere Beschaffung: Ausgabendaten, die mit geografischen Informationen angereichert sind, ermöglichen es Ihnen, zu verstehen, wie viel Sie jetzt lokal ausgeben, und dann entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Allzu oft werden die Teams für das öffentliche Beschaffungswesen dafür kritisiert, dass sie nicht genug für lokale Unternehmen ausgeben, ohne dass jemand tatsächlich weiß, wie viel für lokale Unternehmen ausgegeben wird oder wofür. Unabhängig von Ihrer Position zu Präferenzen oder festgelegten Hilfsmitteln kann es hilfreich sein, genaue Informationen in der Hand zu haben, um Ihre Position als glaubwürdig zu etablieren.
Aber die manuelle Ausgabenanalyse hat ihre eigenen Herausforderungen
Inkonsistente Ausgabenaufzeichnungen:
- Unterschiedliche Datenquellen
- Inkongruente Namenskonventionen für Lieferanten
- Ungenaue und unvollständige Daten
- Unfähigkeit, Daten zu extrahieren
- Verschiedene Sprachen an globalen Standorten
Unfähigkeit, Einsparmöglichkeiten zu erkennen:
- Zeitaufwändiger Prozess zur Identifizierung von Einsparungen aus einer Vielzahl von Berichten
- Mangelnde Kenntnis von Kategorietrends oder Marktinformationen
Fehlerhafte Berichterstellung:
- Mehrere Berichtsstandards
- Unzureichende Berichtsfähigkeiten (meist Lieferanten- oder Klassenebene)
Unzuverlässige Klassifizierung:
- Mehrere Hauptbuchcodes für denselben Artikel
- Ineffektives Klassifizierungsschema
- Arbeitsintensiver Klassifizierungsprozess
- Unzureichendes Rohstoff-Know-how
Was braucht der Markt:
- Auf künstlicher Intelligenz basierende Klassifizierung
- Kundenspezifische Erstellung einer hybriden Taxonomie
- Flexible Datenextraktionsfunktionen
- Intuitive Berichte und Dashboards für eine detaillierte Transparenz der Ausgaben
- Intuitive Datenvisualisierung für die Analyse
- Automatisierte Identifizierung von Einsparmöglichkeiten
Bedeutung der globalen Ausgabenanalyse
Wenn Sie den Umfang Ihrer Analyse auf eine Unterteilung der Organisation beschränken, ist es wichtig zu erkennen, dass die Ausgaben, die mit dieser Unterteilung verbunden sind, möglicherweise nicht repräsentativ für die Organisation sind.
Daher sind die prioritären Maßnahmen, die Sie zur Verbesserung der sozialen, ökologischen und wirtschaftlichen Leistung der Ausgaben dieser Unterteilung identifizieren, möglicherweise nicht die strategischsten Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung der Ausgaben der gesamten Organisation.
Einige Schlüsselbegriffe, die es zu verstehen gilt
Direkte vs. indirekte Ausgaben
Direkte Beschaffung: Bezieht sich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die direkt in ein herzustellendes Produkt integriert sind. Beispiele hierfür sind Rohstoffe, an Subunternehmer vergebene Fertigungsdienstleistungen, Komponenten, Hardware usw.
Lesen Sie mehr: Ein Leitfaden für die Direktbeschaffung im digitalen Zeitalter
- Indirekte Ausgaben werden seit Jahren sorgfältig verwaltet und im Durchschnitt beträgt das Einsparpotenzial bei direkten Ausgaben nur 3 %. Selbst wenn die direkten Ausgaben 50 % der Gesamtausgaben ausmachen, bedeutet dies, dass das gesamte Einsparpotenzial bei den direkten Ausgaben nur 1,5 % beträgt.
- Indirekte Beschaffung: Bezieht sich auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in ein herzustellendes Produkt integriert sind. Beispiele hierfür sind Computer, Schutzbrillen, gedruckte Formulare, Bürobedarf, Hausmeisterdienste, Geräte, Möbel usw.
- Wenn die indirekten Ausgaben 20 % des Umsatzes ausmachen und die Einsparungsmöglichkeit 10 % beträgt, kann das Unternehmen durch indirekte Ausgaben schnell 2 % sparen.
Direkte vs. indirekte Ausgaben (Beschaffungsperspektive):
- Indirekte Ausgabenbereiche bieten ein höheres Verbesserungspotenzial, das oft leichter zu realisieren ist.
- Diese nicht-strategischen Ausgaben werden leicht übersehen.
- Mangelnde Aufsicht führt oft dazu, dass diese Kategorien nicht professionell verwaltet werden, was zu schlechter Transparenz und Kontrolle führt.
- Dies kann für ein Unternehmen sehr kostspielig sein, da indirekte Ausgaben je nach Branche in der Regel 13,5 % bis 22 % des Umsatzes ausmachen.
- Im Durchschnitt gehen 12 % der ausgehandelten Einsparungen bei indirekten Ausgabenkategorien verloren, weil die vertraglich vereinbarten Tarife nicht eingehalten wurden.
- Weltklasse-Unternehmen haben 45 % niedrigere Kosten für indirekte Beschaffungsprozesse als ihre Mitbewerber sowie niedrigere Produkt- und Servicekosten.
Leitfaden für maximale Einsparungen durch indirektes Ausgabenmanagement
Vorteile der automatisierten Ausgabenanalyse:
Erweiterte Ausgabenanalysen können bei der schnellen, flexiblen und wiederholbaren Extraktion von Ausgabendaten helfen. Dabei bietet die Automatisierung des Prozesses der Ausgabenanalyse mehrere weitere Vorteile
- Globale Ausgabentransparenz.
- Genaue, detaillierte, konsistente und zeitnahe Ansichten der Ausgaben. – Geben Sie Prognosen aus, die mit den Geschäfts- und Marktveränderungen Schritt halten.
- Spend Views, die mit den Veränderungen in Unternehmen und Märkten Schritt halten.
- Erstellen Sie umfassende, exportierbare Berichte mit minimalem Aufwand.
- Schneller Schnappschuss und einfacher Zugriff auf relevante Informationen.
- Konsequente Ausrichtung der Arbeitsaktivitäten an den übergeordneten Geschäftszielen.
- Verbesserte Datenqualität und minimierte Maverick-Ausgaben.
- Schnelle und einfache Identifizierung und Priorisierung von Chancen.
- Mühelose Integration von Ausgaben mit anderen Beschaffungsmodulen, ERPs und externen Marktinformationen.
Lesen Sie unseren Blog über: Wie automatisierte Ausgabenanalyse Beschaffungsstrategien revolutioniert
Einige zusätzliche Tipps, um die Ausgabenanalyse erfolgreich zu gestalten
- Stimmen Sie sich mit den Stakeholdern ab: Die Unterstützung durch die Geschäftsleitung kann über den Erfolg der Ausgabenanalyse im Unternehmen entscheiden. Kick-offs, um allen das Ziel der Ausgabenanalyse verständlich zu machen, können dazu beitragen, die Ziele auf Organisationsebene aufeinander abzustimmen.
- Stellen Sie sicher, dass die Datenqualität hoch ist: Die Ausgabe Ihrer Ausgabenanalyseergebnisse hängt davon ab, welche Qualität der Daten verarbeitet wurde. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt, vollständig und aktuell sind.
- Verwenden Sie innovative Tools für genaue Ergebnisse: Ein KI-gestütztes Ausgabenanalysetool kann Ihnen helfen, Daten mit maximaler Genauigkeit zu klassifizieren. Es kann auch dazu beitragen, viele der manuellen Betriebsaufgaben zu automatisieren, was Ihnen helfen kann, Zeit und Mühe zu sparen.
- Treiben Sie die Erkenntnisse zum Handeln an: Lassen Sie diese Daten nicht auf dem Tisch liegen. Stellen Sie sicher, dass Sie geeignete Maßnahmen ergreifen. Erzielen Sie Ergebnisse vor Ort, indem Sie die Empfehlungen zur Kostensenkung, Effizienzsteigerung und Risikominderung befolgen.
- Zycus Spend Analysis Software: Zycus Spend Analytics transformiert die Ausgabenanalyse vollständig, indem es auf einfache Weise Ausgabenmöglichkeiten auswertet, Maverick-Ausgaben minimiert und Einsparungen auf der Grundlage von sofort einsatzbereiten Sparstrategien identifiziert.
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FAQs
Q1. Was versteht man unter Ausgabenanalyse?
Die Ausgabenanalyse ist der Prozess, Ausgabendaten eines Unternehmens zu sammeln, zu bereinigen, zu klassifizieren und zu analysieren, um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und Transparenz zu schaffen.
Q2. Warum ist Ausgabenanalyse für Unternehmen wichtig?
Sie liefert einen konsolidierten Überblick über alle Ausgaben, deckt Maverick Spend auf, verbessert die Verhandlungsbasis mit Lieferanten und hilft, strategische Einsparungen zu realisieren.
Q3. Welche Schritte gehören zur Ausgabenanalyse?
Typische Schritte sind: Datensammlung, Bereinigung, Normalisierung der Lieferanten, Kategorisierung, Analyse und kontinuierliche Aktualisierung der Daten.
Q4. Was sind die größten Herausforderungen bei manueller Ausgabenanalyse?
Häufige Probleme sind unvollständige Daten, inkonsistente Lieferantennamen, fehlende Standardisierung, arbeitsintensive Klassifizierung und geringe Transparenz.
Q5. Welche Vorteile bietet die Automatisierung der Ausgabenanalyse?
Automatisierung ermöglicht globale Transparenz, bessere Datenqualität, schnellere Identifizierung von Einsparpotenzialen, Minimierung von Maverick Spend und eine bessere Integration mit ERP-Systemen.
Q6. Was ist der Unterschied zwischen direkten und indirekten Ausgaben?
- Direkte Ausgaben: Produkte/Dienstleistungen, die in das Endprodukt eingehen (z. B. Rohstoffe).
- Indirekte Ausgaben: Unterstützende Käufe wie IT, Bürobedarf oder Dienstleistungen.
Q7. Wie unterstützt Zycus Spend Analytics die Ausgabenanalyse?
Die Lösung automatisiert die Datenerfassung, Klassifizierung und Analyse, bietet intuitive Dashboards, KI-gestützte Einsparungserkennung und minimiert Maverick Spend.
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