Effiziente Beschaffungsmaßnahmen für ein effektives Kostenbenchmarking

Zwei Personen X und Y leiten die Beschaffungsabteilung ihres jeweiligen Unternehmen. Als sie sich nach längerer Zeit treffen, beginnen Sie Ihr Gespräch mit der üblichen Frage: „Wie geht’s mit dem Geschäft?“ Y nimmt einen großen Schluck Kaffee bevor er antwortet. „Phantastisch! Und wie sieht es bei dir aus?“ X erwidert: “Na ja, nach einer dringend erforderlichen Automatisierung sind die Kosten zu Rechnungsfehlern drastisch gesunken. Tatsächlich konnten wir im letzten Quartal eine  Senkung von der Betriebskosten um 44% verzeichnen.“

Welche Rolle würden Sie in einem Rollenspiel wählen, Y oder X? Ich würde auf alle Fälle die Rolle von X darstellen wollen, der – im Gegensatz zu Y – genau weiß, was für sein Unternehmen vorteilhaft ist. Er weiß, dass eine Automatisierung geholfen hat, enorme Kostensenkungen erhalten zu können. Ich als X bin glücklich, wenn es meiner Organisation gelingt, beträchtliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Y weiss genau, dass hierbei “Phantastisch“ ein albernes Adjektiv ist; es gibt Herausforderungen, die er zu bewältigen bemüht ist, worüber er aber nicht mit seinem Freund sprechen möchte, den er nach langer Zeit trifft. Und auf alle Fälle lässt er sich nicht über Möglichkeiten beraten, mit deren Hilfe er seine Kosten effizienter verwalten kann.

Y fragt X: “ Wenn du Leistung auf Basis von Effizienz versus Effektivität bewerten müsstest, wie würdest du das machen?“

X: ”Scheint einfach aus. Ich würde Effizienz als eine Maßnahme zur Steuerung der Kosten betrachten und genau das tun, was richtig ist. Die Effizienz einer Strategie ist aus dem ROI ersichtlich. Die Effizienz von i) dem Aufwand an Barzahlungen, ii) der Mitarbeiterzahl/dem Personalstand, iii) den Zykluszeiten von Bestellanforderungen, iv) dem Einsatz einer elektronischen Rechnungsstellung für AP und v) dem Prozentsatz einer  elektronischen Berichtsverteilung wirkt sich effektiv aus auf i) die wirtschaftliche Rentabilität, Außenstände, ii) den prozentualen Anteil an AP Fehlern, iii) den prozentualen Anteil der für eine automatische Auswertung benötigten Zeit verglichen mit traditionellem Reporting, iv) den prozentualen Anteil an Managern, die Geschäftsentwicklungsberichte online einreichen und v) den prozentualen Anteil an der Zeit, in der die Manager mit betriebswirtschaftliche Analysen beschäftigt sind.

Y: Wir wissen, dass  Benchmarking eine Vorausetzung zur erfolgreichen Implementierung von Leistungsmetriken ist. Erkläre mir doch bitte, wie wir die verschiedenen Kosten der Beschaffung so benchmarken können, dass sie – wie oben erläutert – effizient und effektiv sind?“

X: Das können wir schon. Ich muss jetzt allerdings zu einer Besprechung, die aber nicht lange dauern wird. Wie wäre es, wenn du auf eine halbe Stunde zu mir ins Büro kommen würdest, falls es dein Terminkalender erlaubt?

Y: Oh, ja gerne! Und wo ist dein Büro?

X: Du wirst doch sicher deinen Konkurrenten kennen. Gleich neben dem HSBC Gebäude hinter deinem Büro.

Y lächelt, winkt X zum Abschied und sie beide gehen dann los.

Somit haben sich X und Y über Benchmarken der verschiedenen Beschaffungskosten, die sich auf effiziente und effektive Art auf die RIO auswirken, unterhalten. Zu den von ihnen erörterten Kosten gehören i) Lohnkosten, ii) Outsourcing-Kosten, iii) Technologie-Kosten und iv) sonstige Ausgaben. Ihre Diskussion ist in einem Whitepaper zu finden, das anhand aufschlussreicher Tabellen über Metriken und Bewertungen erklärt, wie diese Kosten gesteuert werden können.

Markieren Sie diesen Blog und besuchen Sie uns in vierzehn Tagen wieder, um diesen Whitepaper herunterzuladen. 

ZUSAMMENFASSUNG

Hier soll daran erinnert werden, dass diese Kostensenkungsbemühungen kein Zauberstab sind, mit dem Sie Ihre gesamte Beschaffung auf wundersame Weise verwandeln können. Diese Vorgehensweisen sind eigentlich Grundregeln die man richtig befolgen muss, damit ein starkes Fundament der Beschaffung gelegt wird. Dies wird Ihrer Organisation(en) ermöglichen, wirtschaftlich effektiv zu sein.

Zusätzlich ist auch hervorzuheben, wie Budget-Verantwortliche durch  Abwenden von transaktionsbezogenen Kostenzentren und Übernahme einer stärker gewinnorientierten Servicefunktion von ihren Lieferanten für jeden ausgegebenen Dollar maximale Werte schöpfen können. Weltklasse-Unternehmen (950% ROI) überbieten Peergruppen um (457% ROI) 493% ROI. Zum Ermitteln der “ROI“ im Zusammenhang mit der Beschaffung als gewinnorientierter Schritt gilt-

Beschaffungs-ROI=Ausgabeneinsparungen / Beschaffungskosten

Wenn Sie bereit sind, Bemühungen zum Verbessern der eigenen Geschäftstätigkeiten zu machen, dann müssen Sie auch Kosteneinsparungen aus geringwertigeren Transaktionen in Ihren Schwerpunktbereich mit einbeziehen, anstelle sich ausschließlich auf hochwertige Beschaffungs- und Lieferantenmanagement-Prozesse zu konzentrieren. Beachten Sie dabei, dass Ihre Investition in die Verarbeitung von Bestellungen auch eine Investition in bessere Kundenbeziehungen und in ein besseres Lieferantenleistungsmanagement is