Procure-to-Pay (P2P) Guide 2025: Prozess, Vorteile und Best Practices

TL; DR

• Procure-to-Pay (P2P) ist ein End-to-End-Prozess, der alles abdeckt, von der Anforderung von Waren/Dienstleistungen bis hin zur Bezahlung von Lieferanten, um nahtlose Beschaffungs- und Finanzabläufe zu gewährleisten.
• Warum es wichtig ist: Es fördert die Finanzkontrolle, die betriebliche Effizienz und die Compliance und fördert gleichzeitig stärkere Lieferantenbeziehungen.
• Herausforderungen ohne Automatisierung: Manuelle, unzusammenhängende Prozesse führen zu Verzögerungen, Fehlern, Richtlinienverstößen und schlechtem Lieferantenmanagement.
• Vorteile von P2P-Software: Automatisiert Arbeitsabläufe, reduziert Zykluszeiten und Kosten, erhöht die Transparenz und ermöglicht pünktliche Lieferungen.
• Best Practices: Standardisieren Sie Prozesse, verwenden Sie KI-gesteuerte Tools, verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Anbietern und nutzen Sie Daten für messbare Einsparungen.

Was ist Procure-to-Pay?

Procure-to-Pay (Purchase to Pay oder P2P) ist der Prozess der Beschaffung und Verwaltung der Rohstoffe, die für die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung benötigt werden. Es umfasst die Daten rund um die tatsächliche Auftragsabwicklung und die Zahlung für die Ware oder Dienstleistung sowie den Transaktionsfluss von Daten, die an einen Lieferanten gesendet werden. Dieser umfassende Ansatz für den P2P-Zyklus gewährleistet einen optimierten Betrieb von Anfang bis Ende und steigert die Effizienz und Produktivität im Beschaffungsprozess.

Schritt-für-Schritt: Den Workflow des Procure-to-Pay-Prozesses verstehen

Lesen Sie mehr: Ablauf des Procure-to-Pay-Prozesses

• Anforderung: Mitarbeiter, die Waren oder Dienstleistungen einkaufen möchten, erstellen Anforderungen. Die Automatisierung der Aktivität ermöglicht es dem Betriebspersonal, die Anforderungen elektronisch abzuschließen und häufig Dinge aus einer eingeschränkten Beschaffungskatalogverwaltung oder einer vorab genehmigten Liste von Artikeln auszuwählen.
• Genehmigung der Anforderung: Eine Anforderung muss genehmigt werden, bevor sie an Lieferanten verteilt werden kann. Angesichts der Zeit, die für die Einholung von Berechtigungen benötigt wird, sind manuelle Genehmigungssysteme seit langem ineffizient, da Genehmigungen manchmal verzögert oder erst im Nachhinein eingeholt werden. Die Automatisierung ermöglicht das elektronische Routing dieser Anforderungen und beschleunigt so den Genehmigungsprozess.
• Ausstellung von Bestellungen: Eine Bestellung wird dem Lieferanten übergeben, sobald eine Anfrage autorisiert wurde. Ohne Automatisierung werden Bestellungen gefaxt, per E-Mail verschickt oder an Lieferanten angerufen. Die Automatisierung ermöglicht die elektronische Übermittlung von Bestellungen und die elektronische Rückgabe von Bestätigungen.
• Erhalt von Rechnungen: Rechnungen werden meist von Lieferanten per Post eingereicht, die nach Erhalt manuell in das ERP/AP-System eingegeben werden. In automatisierten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen können Rechnungen elektronisch empfangen werden. & Wenn Rechnungen manuell eingehen, können diese in das System eingescannt werden.
• Abgleich von Rechnungen: Nach Erhalt sollten Rechnungen mit Bestellungen und Belegen abgeglichen werden, damit die Zahlung gemäß den ausgehandelten Zahlungsbedingungen an den Lieferanten freigegeben werden kann.

Lesen Sie mehr: So automatisieren Sie den 3-Wege-Rechnungsabgleichsprozess

• Ausgabe von Zahlungen: Eine Kombination aus ACH (Automated Clearing House) und Procurement Cards (P-Cards) erhöht das Volumen der elektronisch verarbeiteten Zahlungen.

Procure-to-Pay-Zyklus erklärt: Von der Anforderung bis zur Zahlung

• Anforderungsplanung: Der Zyklus beginnt, wenn jemand in der Organisation feststellt, dass er einen bestimmten Artikel benötigt, um einen Auftrag zu erledigen. Rohstoffe, Werkzeuge oder sogar Dienstleistungen, wie z. B. die Beauftragung eines Auftragnehmers, der bei einer Aufgabe hilft, könnten Beispiele sein.
• Angebotsanfrage: Sobald der Bedarf identifiziert ist, erstellt der Verantwortliche eine Anfrage, eine Art Einkaufsliste, in der er angibt, was er braucht und wie viel er davon benötigt.
• Genehmigung einholen: Der Antrag muss einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bei dem ein vorgesetzter Mitarbeiter feststellt, ob er erforderlich ist und innerhalb des Budgets des Unternehmens liegt. Wenn alles in Ordnung zu sein scheint, wird dem Antrag stattgegeben.
• Suche nach einem Lieferanten: Nach der Genehmigung sucht das Unternehmen nach einem Lieferanten, der die benötigten Waren oder Dienstleistungen liefern kann. Sie können verschiedene Lieferanten untersuchen, Kosten bewerten und die Zuverlässigkeit jedes einzelnen bewerten.
• Den Kauf tätigen: Nach der Auswahl des Lieferanten gibt das Unternehmen eine formelle Bestellung aus.
• Wareneingang: Nach Eingang der Bestellung liefert der Lieferant die Ware oder erbringt die Leistung vertragsgemäß.
• Erstellung der Zahlungsrechnung: Sobald alles gut aussieht, stellt der Lieferant dem Unternehmen eine Rechnung aus, die als Rechnung für die von ihm gelieferten Waren fungiert.
• Zahlung und Genehmigung: Um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß gemacht wurde, muss die Rechnung einen internen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie bezahlt wird. Nach der Genehmigung zahlt das Unternehmen dem Anbieter die von ihm erbrachten Waren oder Dienstleistungen.
• Aufbau von Lieferantenbeziehungen: Nach dem Verkauf haben Unternehmen häufig weiterhin positive Interaktionen mit ihren Lieferanten. Zukünftige Projekte profitieren davon, da sie sich auf zuverlässige Lieferanten verlassen und vielleicht sogar effektiver verhandeln können.

Lesen Sie mehr: Procure-to-Pay-Zyklus: 6 umsetzbare Tipps zur Verbesserung und Optimierung

Warum Procure-to-Pay (P2P) für den Geschäftserfolg entscheidend ist

Procure-to-Pay (P2P) ist ein integraler Bestandteil des finanziellen und operativen Rahmens eines Unternehmens und entscheidend für das Ausgabenmanagement und die Optimierung des Beschaffungszyklus. Hier ist, warum P2P so wichtig ist:

• Finanzkontrolle: P2P-Prozesse stellen sicher, dass alle Ausgaben vorab genehmigt werden und innerhalb der Budgetbeschränkungen liegen. Dieses Maß an Kontrolle ist unerlässlich, um die finanzielle Gesundheit zu erhalten und übermäßige Ausgaben zu verhindern. Durch die Verwaltung des End-to-End-Beschaffungsprozesses, von der ersten Anforderung bis zur endgültigen Zahlung, können Unternehmen ihre Finanzen fest im Griff behalten.
• Betriebliche Effizienz: Die Rationalisierung des P2P-Prozesses kann die betriebliche Effizienz erheblich steigern. Die Automatisierung von Routineaufgaben wie Auftragserteilung, Rechnungsverarbeitung und Zahlung kann die Durchlaufzeit verkürzen und Mitarbeiterressourcen für strategischere Aktivitäten freisetzen. Dies erhöht die Produktivität und senkt die Kosten, die mit manuellen Prozessen verbunden sind.
• Compliance und Transparenz: Effektive P2P-Prozesse tragen dazu bei, die Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch externer gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Erreicht wird dies durch standardisierte Abläufe und eine zentrale Dokumentation, die auch die Transparenz über alle Transaktionen erhöht.
• Lieferantenbeziehungsmanagement: Ein gut verwalteter P2P-Prozess verbessert die Beziehungen zu Lieferanten, indem er pünktliche Zahlungen und eine genaue Auftragsabwicklung sicherstellt. Dies kann zu besseren Konditionen und Zuverlässigkeit führen, die für die Aufrechterhaltung einer stabilen Lieferkette entscheidend sind.

Insgesamt ist der P2P-Prozess für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, das seine Ausgaben optimieren, die betrieblichen Fähigkeiten verbessern und robuste Lieferantenbeziehungen pflegen möchte, um so einen direkten Beitrag zum Endergebnis zu leisten.

Wichtige Begriffe in der Procure-to-Pay-Software

Verwaltung des Beschaffungskatalogs:

Der Prozess der Verwaltung des Lebenszyklus von Katalogen, die vorab vergebene Artikel von einem oder mehreren Lieferanten enthalten.

Der Lebenszyklus kann in die folgenden Schritte unterteilt werden:

• Erstellen » Genehmigen » Veröffentlichen » Verfallen » Aktualisieren
• Erstellen/Aktualisieren von Katalogen auf dem Bildschirm oder durch Hochladen von Dateien
• Die Artikelklassifizierung durch eine KI-Engine ermöglicht Ausgabenanalysen in Echtzeit.
• Typische Kategorien sind Büromaterial, IT-Zubehör, domänenspezifisches Zubehör wie MRO, Laborbedarf usw.

Typische Informationen in Katalogen:

• Identifikatoren: Lieferant, Lieferantenartikel #, Interner Artikel #
• Artikelinfo: Kurz- und Langbeschreibungen, Kategorie, Attribute
• Preis: Marktpreis & ausgehandelter / vertraglich vereinbarter / ermäßigter Preis
• Rich Content: Artikelbild, Produkt-URL, Lieferanten-Website

Arten von Katalogen

Interner Katalog

• Vom Administrator erstellt oder von Lieferanten freigegeben
• Konfigurierbare Felder wie Umweltprüfungen, staatliche Steuern usw.
• Durchsuchen Sie mehrere Felder, filtern Sie nach Preis/Kategorie, vergleichen Sie Artikel

Punchouts (externer/vom Lieferanten gehosteter Katalog)

• Inhalte, die vom Lieferanten gepflegt und gehostet werden, könnten verhandelt werden
• Der Datenaustausch erfolgt über Standardprotokolle
• Benutzer werden auf Punch-Out-Websites weitergeleitet, auf denen sie Artikel in den Warenkorb legen
• Beim Checkout werden die Warenkorbinformationen an das eProcurement übertragen

Veröffentlichte Beschaffungskataloge

• Beschaffung: Kataloge, die von etablierten Lieferanten über das Lieferantenportal geteilt werden

Bestellanforderungen:

Endbenutzer/Anforderer stellen eine Anfrage für die von ihnen benötigten Waren durch eine Kaufanfrage (PR) oder Anforderung, indem sie Artikel in den Warenkorb legen und die Anfrage auf der Check-out-Seite einreichen – wie auf E-Commerce-Websites (Amazon, Snapdeal, Alibaba usw.).

Beschaffungskarten/P-Karten:

Beschaffungskarten/P-Cards sind Kreditkarten, die an Einkäufer ausgegeben werden, um ihnen den direkten Kauf von Artikeln ohne Genehmigungsworkflow zu ermöglichen

• Zulässige Kategorien und Ausgabenlimit wurden vorab genehmigt
• Der Lieferant belastet das P-Card-Konto direkt, das periodisch abgerechnet wird
• Der P-Card-Kontoauszug wird vor der Abrechnung mit der Transaktion abgeglichen

Genehmigungs-Workflows:

• Anforderungen, die das Ausgabenlimit des Anforderers überschreiten, müssen genehmigt werden
• Genehmigungs-Workflows werden mit einem Drag-and-Drop-Editor konfiguriert
• Solche Workflows erfordern in der Regel die Genehmigung des Berichtsmanagers
• Komplexe Routing-Regeln, die auf einer Kombination aus Warenkorbsumme, Artikelquelle/-kategorien, Geschäftseinheit und Kostenstelle/Abteilung basieren, können von Administratoren oder Benutzern visuell konfiguriert werden
• Genehmiger können die Genehmigung annehmen, ablehnen, delegieren oder an den Anforderer zurückgeben

Bestellungen:

• Eine Bestellung oder (Bestellung) ist eine formelle Bestätigung des Bedarfs, die an den Lieferanten gesendet wird. Es beinhaltet Preis und Menge der bestellten Artikel, zusätzliche Gebühren, Steuern sowie Rechnungs- und Versandinformationen
• Wenn es für einen Vertrag angelegt wird, trägt es die Vertragsnummer.
• Bestellungen können auf einer benutzerdefinierten Vorlage gedruckt oder per E-Mail an Lieferanten gesendet werden. Lieferanten können Bestellungen auch auf dem Portal einsehen oder elektronisch empfangen
• Für häufig bestellte Artikel kann ein Rahmenauftrag angelegt werden. Es gibt eine Obergrenze für den Gesamtbetrag, die in der Regel für ein Geschäftsjahr gültig ist
• Regelbasierte automatische Umwandlung von Bestellanforderungen in Aufträge steht zur Verfügung
• Bestellungen werden in das ERP gebucht, um als Eingabe für Bestands- und Wareneingangsmodule zu dienen

Wareneingang:

• Ein Wareneingang ist ein Dokument, das ausgestellt wird, um den Erhalt der darin aufgeführten Artikel zu bestätigen. Mit anderen Worten, es handelt sich um ein Dokument, das verwendet wird, um die Besonderheiten der Artikel zu registrieren, die physisch im Lager eingegangen sind.
• Ermöglicht es Anforderern oder Lagermitarbeitern, bestellte Waren zu erhalten
  • Desktop-Empfang: Anforderer erhalten gegen Anforderung
  • Zentraler Wareneingang: Lagerpersonal, Einkäufer erhalten gegen die Bestellung
• Das System kann abgelehnte Mengen erfassen, um das Erstellen von Rückbelegen zu ermöglichen
• Quittungen können für bestimmte Warenkategorien obligatorisch sein
• Toleranzen können konfiguriert werden, um eine Überannahme zu verhindern

Rechnung:

• Ein kommerzielles Instrument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgegeben wird. Es identifiziert sowohl die Handelsparteien als auch listet die verkauften Artikel auf, beschreibt und quantifiziert sie, zeigt das Versanddatum und die Transportart, Preise und Rabatte (falls vorhanden) sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen an.
• In bestimmten Fällen (insbesondere wenn sie vom Verkäufer oder dem Vertreter des Verkäufers unterzeichnet wird) dient eine Rechnung als Zahlungsaufforderung und wird bei vollständiger Bezahlung zu einem Eigentumsdokument. Zu den Arten von Rechnungen gehören Handelsrechnungen, Konsularrechnungen, Zollrechnungen und Proforma-Rechnungen.
• Wechsel (handelbares Schuldinstrument) werden vom Lieferanten bei Lieferung oder bei Erreichen von Meilensteinen ausgegeben
• Sie ist innerhalb der in der Bestellung/dem Vertrag vereinbarten Kreditlaufzeit zu zahlen
• Der Lieferant kann Skonti auf der Rechnung oder dynamisch anbieten
• Rechnungen erreichen den Käufer auf 2 Wegen:
  • Als Papierrechnungen per Fax/Post, die von Einkäufern/Kreditoren digitalisiert werden
  • E-Rechnungen (PO-Flip) aus dem Portal oder per EDI übermittelt
• Rechnungen werden automatisch abgeglichen (nach Berücksichtigung der Toleranzen)
  • 2-Wege-Matching: Bestellung + Rechnung
  • 3-Wege-Abgleich: Bestellung + Wareneingang + Rechnungen
• Ausnahmen werden zurückgestellt, die durch Überprüfung/Genehmigung behoben werden
• Genehmigte Rechnungen sind für Zahlungen geplant, um die volle Kreditlaufzeit in Anspruch zu nehmen

Sie können für Buchhaltung/ePayment ins ERP gebucht werden

Die 6 größten Herausforderungen bei Procure-to-Pay und wie man sie meistert

Unternehmen werden auf die folgenden Hauptprobleme bei der Beschaffung stoßen, wenn die veraltete tabellenbasierte Beschaffung nicht durch eine robuste P2P-Automatisierungssoftware ersetzt wird:

Desintegrierte P2P-Prozesse und -Teams

Innerhalb einer Organisation arbeitet jede Abteilung nach ihren eigenen Verfahren und Prioritäten. Es ist eine Herausforderung, den Beschaffungsprozess aufgrund unsachgemäßer Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen zu vereinheitlichen. Das Fehlen eines konsistenten Ansatzes führt letztlich zu eklatanten Ungereimtheiten und Fehlern.

Veraltete Technologie

Unternehmen, die keine neue Procure-to-Pay-Software einführen  , können höhere Kosten, kompliziertere Prozesse und die Nichteinhaltung von Effizienzstandards erleben. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass sie die Erwartungen und Bedürfnisse von Kunden, Lieferanten und Anbietern nicht erfüllen und in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft letztendlich hinter ihre Konkurrenz zurückfallen. Der Einsatz moderner Beschaffungstools ist für die Verbesserung der betrieblichen Effektivität, der Kostenkontrolle und der allgemeinen Wettbewerbsfähigkeit von entscheidender Bedeutung.

Nichteinhaltung von Compliance und Richtlinien

Um zu vermeiden, dass jede Anfrage verschiedenen Genehmigungsstufen unterzogen werden muss, verstoßen Mitarbeiter gegen die Beschaffungsrichtlinien. Darüber hinaus verstoßen verschiedene am Prozess beteiligte Teams, wie z. B. die Kreditorenbuchhaltung und der Einkauf, aufgrund mangelnder klarer und rechtzeitiger Kommunikation häufig gegen die Anforderungen des Vertrags.

Rechnungen ohne Bestellung

Lieferanten versenden gelegentlich Rechnungen, die nichts mit einer Bestellung zu tun haben. Die Verarbeitung dieser Rechnungen kann für die Kreditorenbuchhaltung eine Herausforderung darstellen  und die Verarbeitung verzögern, da sie nicht mit einer Bestellung abgeglichen werden können.

Lieferantenmanagement

Es ist eine Herausforderung, Lieferanten richtig zu managen und hervorragende Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten, wenn die Beschaffung manuelle Prozesse erfordert. Es kann überwältigend sein, Verträge zu verwalten und die Leistung der Lieferanten zu überwachen. Auch das Onboarding neuer Lieferanten kann eine Herausforderung darstellen und viel Zeit in Anspruch nehmen.

Verarbeitung von Rechnungen

Auch wenn das Rechnungsstellungsverfahren viel Zeit in Anspruch nimmt, wird die Genehmigungszeit durch die manuelle Prüfung und Bearbeitung verlängert. Dies führt zu verspäteten Zahlungen und schädigt Ihre Beziehung zu den Lieferanten.

8 starke Vorteile der Verwendung von Procure-to-Pay (P2P)-Software

Verbessert den P2P-Prozess:

Reduzieren Sie den P2P-Zyklus Optimieren Sie Einkaufsabläufe und machen Sie den Erwerb notwendiger Waren und Dienstleistungen schneller und effizienter.

Senkt die Procure-to-Pay-Bearbeitungskosten:

Durch die Automatisierung von Aufgaben und die Reduzierung manueller Eingriffe tragen P2P-Tools dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu senken und die Kosteneffizienz zu verbessern.

Bietet Transparenz beim Procure-to-Pay-Prozess:

P2P-Tools bieten Echtzeit-Einblick in die Beschaffungsaktivitäten und ermöglichen es den Beteiligten, Einkäufe zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Stärkt die Beziehung zu den Lieferanten und dem Anbieter:

Verbesserte Kommunikation und effiziente Transaktionen fördern stärkere und für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu Lieferanten.

Gibt die Möglichkeit, den Preis zu verhandeln:

Der Zugriff auf detaillierte Beschaffungsdaten ermöglicht es Unternehmen, bessere Preise und Bedingungen mit Anbietern auszuhandeln.

Vereinfacht die Datenberichterstattung im P2P-Zyklus:

P2P-Tools erstellen umfassende Berichte, die eine datengestützte Entscheidungsfindung und Leistungsanalyse erleichtern.

Verbessert die Produktivität des Procure-to-Pay-Prozesses:

Automatisierte Prozesse und optimierte Arbeitsabläufe setzen Zeit und Ressourcen frei, was zu einer höheren Gesamtproduktivität führt.

Hilft bei der “pünktlichen Lieferung”:

Durch die Optimierung von Beschaffungs- und Lieferkettenprozessen tragen P2P-Tools dazu bei, die pünktliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen sicherzustellen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

IDC hebt Zycus AI hervor: Ein bahnbrechender Faktor für Procure-to-Pay-Lösungen

Erfahren Sie, warum IDC, ein weltweit führendes Marktforschungsunternehmen, das transformative Potenzial von Zycus KI-Lösungen im Bereich Procure-to-Pay erkannt hat. In diesem Video erfahren Sie, wie die innovativen Technologien von Zycus die Beschaffungsprozesse revolutionieren und die Effizienz auf den Philippinen und darüber hinaus steigern. Sehen Sie sich das Video an, um mehr zu erfahren!

Vorteile von Procure-to-Pay-Software: Warum Ihr Unternehmen sie jetzt braucht

Optimieren Sie den Prozess

Die globale Plattform zentralisiert, standardisiert und steuert den Prozess und ist gleichzeitig online einfach zu bedienen, was zu einer hohen Akzeptanz führt. Es lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und unterstützt P-Karten, was eine verbesserte Kompatibilität und Funktionalität bietet.

Stellen Sie die Einhaltung sicher

Das System setzt die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und Budgets effektiv durch und bietet gleichzeitig eine Vertragsüberwachung in Echtzeit. Darüber hinaus ermöglicht es eine genaue Verfolgung der Ausgaben nach Kategorien, was eine bessere finanzielle Kontrolle und Entscheidungsfindung gewährleistet. Nach der Einführung einer Procurement-to-Payment-Lösung weisen Best-in-Class-Unternehmen auf, dass 85 % der Bestellungen vertragskonform und 75 % der Ausgaben vertragskonform sind.

Automatisieren und reduzieren Sie die P2P-Zykluszeit

Die Plattform ermöglicht die nahtlose Einrichtung von Beschaffungskatalogen und Punch-Outs für indirekte Einkäufe und bietet gleichzeitig robuste Genehmigungsworkflows für optimierte Beschaffungsprozesse. Darüber hinaus automatisiert es die Generierung von Bestellungen und den Rechnungsabgleich und bietet ein Lieferantenportal für die Anzeige von Bestellungen, die einfache Umwandlung von Bestellung in Rechnung und die Zahlungsverfolgung, wodurch die Lieferantenbindung und -effizienz verbessert werden.

Beschleunigen und skalieren Sie den Procure-to-Pay-Prozess

Der geringste Teil Ihrer wertvollen Zeit und Ihres Geldes sollte für die Beschaffung von Artikeln und die Beschaffung von kostenpflichtiger Software für Ihr Unternehmen aufgewendet werden. Etwas stimmt nicht, wenn es länger als ein paar Minuten dauert, eine Bestellung zu erstellen. Gerne können Sie sich von Ihrem einwöchigen P2P-Zyklus mit erstklassigen Procure-to-Pay-Verfahren verabschieden.

Transparenz

Sie müssen einen klaren Überblick über das Geld haben, das Ihr Unternehmen verlässt, um Ihre Ausgaben zu kontrollieren. Der Sinn der Übung geht verloren, wenn Sie und Ihr Team jetzt einen ganzen Tag oder länger damit verbringen, monatliche Ausgabeninformationen zusammenzustellen. Sie werden sich freuen, wenn Sie in Ihrem gesamten Unternehmen Zugriff auf Kaufinformationen, Berichte usw. haben, sobald Ihre Procure-to-Pay-Software aktualisiert wurde.

Best Practices für Procure-to-Pay: Wie Sie Ihren P2P-Zyklus rationalisieren und optimieren

• Standardisieren Sie die Prozesse und legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Partei fest
• Ermutigen Sie funktionsübergreifende Stakeholder zur Kommunikation und Zusammenarbeit
• Bieten Sie vollständige Datentransparenz, um die Transparenz in allen Aspekten zu erhöhen
• Setzen Sie skalierbare P2P-Software ein und verlassen Sie sich auf zuverlässige Technologie, um das Verfahren zu automatisieren
• Verbessern Sie das Lieferantenmanagement und die Lieferantenbindung und legen Sie den Schwerpunkt auf die Verbesserung der Beziehungen zu Lieferanten
• Nutzen Sie Daten, um messbare, datengestützte Ziele festzulegen
• Überwachen Sie ständig, was funktioniert und was nicht, um Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und Einsparungen zu maximieren.

Jetzt, da Sie sich mit der Beschaffung bis zur Zahlung und deren Verbesserung bestens auskennen, ist es an der Zeit, Ihren Partner für die digitale Transformation zu bewerten. Besuchen Sie unsere Procure-to-Pay-Softwareseite und erkunden Sie die KI-gestützte Lösungssuite von Zycus oder buchen Sie eine Demo mit unseren Experten!

Häufig gestellte Fragen

Frage 1. Was ist Procure-to-Pay (P2P) in einfachen Worten?
Procure-to-Pay (P2P) ist der Prozess, den Unternehmen verwenden, um Waren und Dienstleistungen anzufordern, zu kaufen, zu empfangen und zu bezahlen. Es verbindet Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung in einem nahtlosen Workflow und hilft Unternehmen, Kosten zu kontrollieren und Abläufe zu rationalisieren.

Frage 2. Warum ist die Automatisierung des P2P-Prozesses wichtig?
Die Automatisierung reduziert manuelle Fehler, beschleunigt Genehmigungen, verbessert die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und verbessert die Lieferantenbeziehungen. Unternehmen, die P2P-Automatisierung einsetzen, profitieren von einer bis zu 65 % schnelleren Rechnungsverarbeitung und 30 bis 50 % niedrigeren Betriebskosten.

Frage 3. Wie verbessert P2P-Software die Lieferantenbeziehungen?
A: Durch die Gewährleistung pünktlicher Zahlungen, Echtzeitkommunikation und präziser Auftragsabwicklung fördert P2P-Software Vertrauen und Zusammenarbeit. Dies führt zu besseren Vertragsbedingungen und einer zuverlässigeren Lieferkette.

Frage 4. Was sind häufige Herausforderungen in traditionellen P2P-Prozessen?
Getrennte Systeme, manuelle Genehmigungen, Rechnungen ohne Bestellung, verspätete Zahlungen und schlechte Transparenz der Ausgabendaten sind die größten Herausforderungen. Moderne P2P-Lösungen beseitigen diese Engpässe.

Frage 5. Was ist ein 3-Wege-Rechnungsabgleich in P2P?
Es handelt sich um einen Prozess, bei dem die Bestellung, der Wareneingang und die Lieferantenrechnung automatisch verglichen werden, um die Richtigkeit vor der Zahlung sicherzustellen. Dies hilft, Überzahlungen und Betrug zu verhindern.

Frage 6. Können P2P-Systeme in ERP-Lösungen integriert werden?
Ja. Die P2P-Software von Zycus lässt sich nahtlos in führende ERP-Plattformen integrieren und erweitert deren Funktionen, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.

Frage 7. Was sind Beschaffungskarten (P-Cards) in P2P?

P-Cards ermöglichen es Mitarbeitern, kleine, vorab genehmigte Einkäufe direkt zu tätigen und langwierige Genehmigungsworkflows für Artikel mit geringem Wert zu umgehen. Ausgabenlimits und -kategorien werden innerhalb des P2P-Systems gesteuert.

Frage 8. Wie stellt P2P-Software die Einhaltung von Vorschriften sicher?
Es setzt Beschaffungsrichtlinien durch automatisierte Genehmigungsworkflows, Budgetprüfungen und die Überwachung der Vertragseinhaltung durch. Nach der Implementierung berichten Unternehmen von bis zu 85 % Einhaltung der Aufträge.

Frage 9. Auf welche Funktionen sollte ich bei einer P2P-Lösung achten?
Schaue nach:

• Automatisierte Workflows von der Anforderung bis zur Zahlung
• Ausgabentransparenz in Echtzeit
• Lieferantenportale & Katalogmanagement
• Integration mit bestehendem ERP
• KI-gestützte Analysen und Berichte
• Starke Compliance- und Audit-Trails

Frage 10. Warum Zycus für Procure-to-Pay wählen?
A: Die KI-gesteuerte P2P-Suite von Zycus beschleunigt die Transformation des Einkaufs mit Funktionen wie kognitiver Automatisierung, prädiktiven Analysen und einem lieferantenfreundlichen Portal.

Verwandte Lektüren:

1. Intake Management Reifegrad – Von Chaos zu Kontrolle
2. Purchase-to-Pay (P2P)-Trends und Erkenntnisse 2025: Wichtige Herausforderungen, Automatisierung und KI-gesteuerte Strategien
3. Zycus wurde im IDC MarketScape: Worldwide AI-Enabled Source-to-Pay 2025 Vendor Assessment als führend eingestuft.