Zusammenfassung
Katalogmanagement im Beschaffungswesen ist entscheidend für die Optimierung von Unternehmenseinkäufen. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie einen Beschaffungskatalog effektiv strukturieren, die richtigen Lieferanten auswählen und moderne Technologien einsetzen, um Compliance zu maximieren und Kosten zu senken. Sie entdecken Best Practices zur Erstellung, Pflege und Integration Ihres Katalogs mit bestehenden Systemen.
Fragen Sie sich, wie Sie Ihre Einkaufsprozesse rationalisieren können? Ein gut verwalteter Beschaffungskatalog könnte die Lösung sein, nach der Sie suchen. Aber was genau ist das?
Was ist ein Beschaffungskatalog und warum ist er wichtig?
Ein Beschaffungskatalog ist eine zentralisierte Datenbank, die alle genehmigten Produkte und Dienstleistungen zusammenfasst, die eine Organisation kaufen kann. Er verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Einkäufe verwalten, grundlegend, indem er die Bestellzeit von durchschnittlich 5 Tagen auf nur 1 Tag reduziert.
Der Beschaffungskatalog ist ein grundlegendes Element im Einkaufsmanagement eines Unternehmens. Er ermöglicht die Strukturierung, Organisation und Kontrolle der für interne Benutzer verfügbaren Produkte und Dienstleistungen. Laut dem IDC-Institut reduzieren Unternehmen, die strukturierte Beschaffungskataloge nutzen, ihre Einkaufskosten durchschnittlich um 15%.
Mit der Entwicklung digitaler Tools und Einkaufsprozesse wird das Management dieser Kataloge zunehmend strategischer. Es hilft Unternehmen, ihre internen Richtlinien einzuhalten und gleichzeitig Konsistenz bei Transaktionen mit Lieferanten zu gewährleisten. Laut Hackett Group betrachten 78% der leistungsstarken Organisationen Katalogmanagement als strategische Priorität.
Dieser Leitfaden stellt die Grundlagen des Katalogmanagements im Beschaffungswesen vor. Er behandelt Definitionen, strukturierende Elemente, Unterschiede zu anderen Katalogarten sowie praktische Aspekte ihrer Implementierung. Wie der Gartner-Bericht zu Beschaffungsoperationen zeigt, kann ein strukturierter Ansatz zum Katalogmanagement die betriebliche Effizienz um bis zu 35% steigern.
Was ist ein Beschaffungskatalog
Ein Beschaffungskatalog ist eine zentralisierte Datenbank, die alle genehmigten Produkte und Dienstleistungen zusammenfasst, die eine Organisation kaufen kann. Er enthält Informationen über gelistete Lieferanten, ausgehandelte Preise und Vertragsbedingungen.
Der Hauptzweck eines Beschaffungskatalogs besteht darin, den Einkaufsprozess zu vereinfachen und zu standardisieren. Wenn Mitarbeiter etwas kaufen müssen, konsultieren sie diesen Katalog, anstatt selbst nach Produkten zu suchen.
Beschaffungskataloge unterscheiden sich von traditionellen Verkaufskatalogen. Sie sind für den internen Gebrauch (B2B) konzipiert, nicht für Verbraucher (B2C), und enthalten spezifische Informationen wie Genehmigungsregeln und ausgehandelte Verträge.
Ein umfassender Beschaffungskatalog umfasst in der Regel:
- Nach Kategorien organisierte Produkte und Dienstleistungen
- Detaillierte Informationen zu Lieferanten
- Ausgehandelte Preise und Bedingungen
- Einkaufs- und Genehmigungsregeln
Schlüsselelemente eines Beschaffungskatalogs:
- Organisierte Struktur: Artikel sind in logischen Kategorien und Unterkategorien klassifiziert, um die Suche zu erleichtern.
- Genehmigte Produkte: Nur vom Einkauf validierte Artikel erscheinen im Katalog.
- Lieferantendaten: Vollständige Informationen zu jedem Verkäufer, einschließlich Kontaktdaten und Vertragsbedingungen.
Warum Katalogmanagement essentiell ist
Das Management des Beschaffungskatalogs spielt eine entscheidende Rolle bei der Kontrolle der Unternehmensausgaben. Wenn Mitarbeiter nur aus einem genehmigten Katalog einkaufen, profitiert die Organisation von ausgehandelten Preisen und vorteilhaften Bedingungen.
Ohne einen gut verwalteten Katalog werden Einkäufe chaotisch. Mitarbeiter können Produkte von beliebigen Lieferanten zu beliebigen Preisen bestellen, was die Kosten erhöht und Compliance-Risiken schafft.
Ein gut strukturierter Beschaffungskatalog bietet mehrere Vorteile:
- Signifikante Einsparungen: Einkäufe werden zu ausgehandelten Preisen bei bevorzugten Lieferanten getätigt.
- Verbesserte Compliance: Einkaufsregeln werden automatisch angewendet.
- Schnellerer Prozess: Mitarbeiter finden leicht, was sie brauchen, ohne komplexe Recherchen.
So transformiert ein Katalog den Einkaufsprozess:
| Aspekt | Ohne Katalog | Mit Katalog |
| Bestellzeit | 5+ Tage | 1 Tag |
| Compliance | Niedrig (60%) | Hoch (95%) |
| Ausgabentransparenz | Begrenzt | Vollständig |
| Kostenkontrolle | Schwierig | Vereinfacht |
Effektives Katalogmanagement ist ein grundlegendes Element der modernen Lieferkette. Es verbindet Einkäufer mit genehmigten Lieferanten und stellt sicher, dass Einkäufe den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Wie man seinen Katalog erstellt und strukturiert
1. Kategorien und Unterkategorien identifizieren
Der erste Schritt zur Erstellung eines effektiven Beschaffungskatalogs ist die Organisation von Produkten und Dienstleistungen in logische Kategorien. Diese Organisation, genannt Taxonomie, ermöglicht es Benutzern, schnell zu finden, was sie suchen.
Eine gute Katalogstruktur ähnelt einem Baum mit Hauptästen (Kategorien) und kleineren Ästen (Unterkategorien). Zum Beispiel:
- Bürobedarf → Papier → Recyclingpapier
- IT-Ausrüstung → Computer → Laptops
Die Kategorien sollten intuitiv sein und widerspiegeln, wie Mitarbeiter über die Produkte denken, die sie suchen.
2. Geeignete Lieferanten auswählen
Die Auswahl der in den Katalog aufzunehmenden Lieferanten ist eine wichtige Entscheidung. Lieferanten werden nach mehreren Kriterien bewertet:
- Qualität der Produkte oder Dienstleistungen
- Zuverlässigkeit der Lieferungen
- Wettbewerbsfähigkeit der Preise
- Finanzielle Stabilität
- Einhaltung von Vorschriften
Die besten Lieferanten sind diejenigen, die ein gutes Gleichgewicht zwischen Qualität, Preis und Service bieten. Es ist auch wichtig, mehrere Lieferanten für wesentliche Produkte zu haben, um Beschaffungsrisiken zu reduzieren.
3. Genehmigungsrichtlinien definieren
Genehmigungsrichtlinien bestimmen, wer welche Arten von Einkäufen autorisieren kann. Diese Regeln sind in den Katalog integriert, um den Genehmigungsprozess zu automatisieren.
Eine typische Genehmigungsrichtlinie umfasst:
- Ausgabenschwellen (z.B. Einkäufe über 1000€ erfordern die Genehmigung eines Managers)
- Kategoriebeschränkungen (bestimmte Benutzer können nur bestimmte Produkttypen bestellen)
- Budgetgrenzen pro Abteilung oder Projekt
Diese Richtlinien stellen sicher, dass Einkäufe kontrolliert werden und den Unternehmensregeln entsprechen.
Schlüsselschritte zur Aktualisierung von Informationen
1. Regelmäßige Überprüfung von Preisen und Verträgen
Preise und Vertragsbedingungen ändern sich häufig. Ein Katalog mit veralteten Informationen verliert schnell an Wert und kann sogar Probleme verursachen.
Eine bewährte Praxis besteht darin, die Kataloginformationen alle drei bis sechs Monate zu überprüfen und zu aktualisieren. Diese Überprüfung umfasst:
- Bestätigung der aktuellen Preise mit Lieferanten
- Aktualisierung der Vertragsbedingungen
- Überprüfung der Produktverfügbarkeit
Falsche Preise in einem Katalog können zu unangenehmen Überraschungen bei der Rechnungsstellung führen und Konflikte mit Lieferanten verursachen.
2. Lieferantenänderungen verwalten
Die Beziehungen zu Lieferanten entwickeln sich ständig weiter. Neue Lieferanten werden hinzugefügt, andere werden entfernt, und einige ändern ihr Produktangebot.
Wenn ein Lieferant zum Katalog hinzugefügt wird, muss man:
- Seine Referenzen und finanzielle Stabilität überprüfen
- Preise und Bedingungen aushandeln
- Seine Produkte in die bestehende Kategoriestruktur integrieren
Wenn ein Lieferant entfernt wird, müssen Alternativen für die von ihm gelieferten Produkte identifiziert und die Benutzer über die Änderung informiert werden.
Integration in ERP und E-Procurement-Tools
Ein Beschaffungskatalog funktioniert selten isoliert. Er ist in der Regel mit anderen IT-Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning) und E-Procurement-Tools verbunden.
Das ERP ist das zentrale System, das Finanzen, Bestände und andere Unternehmensfunktionen verwaltet. Der Beschaffungskatalog verbindet sich damit, um:
- Verfügbare Budgets zu überprüfen
- Automatisch Bestellungen zu erstellen
- Lagerbestände zu aktualisieren
E-Procurement-Tools sind spezialisierte Plattformen für Einkäufe. Sie bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Durchsuchen des Katalogs und zum Aufgeben von Bestellungen.
Diese Integration schafft einen reibungslosen Workflow: Ein Mitarbeiter wählt einen Artikel im Katalog aus, das System überprüft automatisch das Budget und die erforderlichen Genehmigungen und erstellt dann eine Bestellung, die an den Lieferanten gesendet wird.
Lösungen wie die von Zycus erleichtern diese Integration durch Bereitstellung von Ready-to-use-Konnektoren für die wichtigsten ERP-Systeme auf dem Markt, was die Einrichtung erheblich vereinfacht.
Risiken und Best Practices für Compliance
1. Interne Verfahren prüfen
Regelmäßige Audits sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Beschaffungskatalog wie vorgesehen funktioniert. Ein Audit untersucht:
- Ob Mitarbeiter den Katalog tatsächlich für ihre Einkäufe nutzen
- Ob die gezahlten Preise den ausgehandelten Preisen entsprechen
- Ob die Genehmigungsregeln eingehalten werden
Diese Überprüfungen ermöglichen es, Probleme zu identifizieren, bevor sie schwerwiegend werden. Wenn beispielsweise viele Einkäufe außerhalb des Katalogs getätigt werden, kann dies darauf hindeuten, dass der Katalog die Bedürfnisse der Benutzer nicht erfüllt.
2. Kriterien für die Lieferantenauswahl festlegen
Die Qualität des Katalogs hängt direkt von der Qualität der darin enthaltenen Lieferanten ab. Klare Kriterien für die Lieferantenauswahl sind daher unerlässlich.
Diese Kriterien können umfassen:
- Die bisherige Leistung des Lieferanten
- Seine Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards
- Seine Umwelt- und Sozialpraktiken
- Seine finanzielle Stabilität
Ein vielfältiges Lieferantenpanel reduziert Risiken in der Lieferkette und kann mehr Flexibilität bei Problemen mit einem bestimmten Lieferanten bieten.
Effizienzmaximierung durch Automatisierung und KI
1. KI für Ausgabenanalyse nutzen
Künstliche Intelligenz transformiert das Management von Beschaffungskatalogen. KI-Systeme können Einkaufsdaten analysieren, um:
- Verbrauchstrends zu identifizieren
- Einsparmöglichkeiten zu erkennen
- Verbesserungen in der Katalogstruktur vorzuschlagen
Die KI kann beispielsweise bemerken, dass bestimmte Produkte selten bestellt werden, und vorschlagen, sie aus dem Katalog zu entfernen, oder ähnliche Produkte identifizieren, die zu unterschiedlichen Preisen gekauft werden.
Technologien wie die Merlin AI-Plattform von Zycus nutzen KI, um Einkaufsdaten automatisch zu analysieren und Empfehlungen zur Optimierung des Katalogs zu geben.
2. Benutzererfahrung vereinfachen
Ein Beschaffungskatalog ist nur nützlich, wenn Mitarbeiter ihn nutzen. Eine einfache und intuitive Benutzererfahrung ist daher entscheidend.
Funktionen, die die Benutzererfahrung verbessern, umfassen:
- Eine leistungsstarke Suche mit relevanten Filtern
- Vorschläge basierend auf früheren Einkäufen
- Klare Beschreibungen und Bilder der Produkte
- Mobiler Zugriff für unterwegs tätige Mitarbeiter
Je einfacher der Katalog zu benutzen ist, desto mehr werden die Mitarbeiter ihn annehmen, was zu mehr Einsparungen und besserer Compliance führt.
Ein globaler Überblick zu Leistung und Wert
Ein gut verwalteter Beschaffungskatalog leistet weit mehr als nur Produkte aufzulisten. Er wird zu einem strategischen Werkzeug, das dem Unternehmen hilft, seine Ausgaben zu kontrollieren, seine Einkaufspolitik einzuhalten und solide Beziehungen zu seinen Lieferanten zu pflegen.
Aktuelle Trends zeigen eine Entwicklung hin zu intelligenteren und stärker automatisierten Katalogen. KI und maschinelles Lernen ermöglichen die Analyse von Einkaufsdaten, um Muster zu identifizieren und Empfehlungen zu geben. Die Benutzeroberflächen werden intuitiver, mit Funktionen wie Sprachsuche und personalisierten Vorschlägen.
Unternehmen, die in das Management ihres Beschaffungskatalogs investieren, verzeichnen in der Regel einen signifikanten Return on Investment. Die Einsparungen stammen nicht nur aus besseren Preisen, sondern auch aus effizienteren Prozessen und besserer Compliance.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Katalogmanagementlösungen Ihre Einkaufsprozesse transformieren können, besuchen Sie die Zycus-Website: Demo anfordern | Zycus Deutschland
FAQs
Q1. Wie optimiert man einen Beschaffungskatalog für mehrere internationale Märkte?
Um einen internationalen Katalog zu optimieren, passen Sie ihn an lokale Besonderheiten an, indem Sie regionale Sprachen, geeignete Währungen und länderspezifische Vorschriften einbeziehen.
Q2. Welche Leistungskennzahlen messen die Effektivität eines Beschaffungskatalogs?
Die drei wesentlichen Indikatoren sind die Adoptionsrate (Prozentsatz der über den Katalog getätigten Einkäufe), die Compliance-Rate (Einkäufe, die den Richtlinien entsprechen) und die im Vergleich zu Einkäufen außerhalb des Katalogs erzielten Einsparungen.
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