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Dans le paysage dynamique de l’approvisionnement d’aujourd’hui, le Source-to-Contract (S2C) est devenu un processus essentiel pour améliorer l’efficacité, les économies et la collaboration avec les fournisseurs. Ce guide complet décortique le parcours S2C, de l’identification des fournisseurs à la gestion des contrats, et explore comment des outils numériques tels que la suite S2C de Zycus transforment le sourcing traditionnel en un avantage stratégique.
TL; DR
- Le Source-to-Contract (S2C) est un processus d’approvisionnement de bout en bout couvrant l’identification, l’évaluation, la négociation, la passation de contrats et la gestion continue des fournisseurs.
- Il diffère du Procure-to-Pay en se concentrant sur l’approvisionnement stratégique et les relations avec les fournisseurs avant le début des achats réels.
- Le processus S2C comprend l’analyse des dépenses, la gestion des appels d’offres, la sélection des fournisseurs, la création de contrats et le suivi des performances pour assurer la conformité et l’optimisation des coûts.
- Les meilleures pratiques telles que des stratégies d’approvisionnement claires, la segmentation des fournisseurs et l’utilisation de l’automatisation aident les organisations à atteindre l’efficacité et à atténuer les risques.
- Les solutions S2C de Zycus permettent aux entreprises de disposer d’informations basées sur l’IA, de flux de travail transparents et d’outils d’analyse des dépenses, de gestion des fournisseurs, d’eSourcing et d’automatisation des contrats.
Qu’est-ce que le Source-en-Contrat ?
Le « source-to-contract » (S2C) fait référence à une stratégie d’approvisionnement qui rassemble le processus d’approvisionnement en produits et services auprès des fournisseurs. C’est une stratégie d’approvisionnement de bout en bout qui tente d’optimiser le processus d’approvisionnement.
Le S2C commence par l’alignement des décisions d’approvisionnement avec les objectifs stratégiques d’une organisation. Cela permet de réduire les coûts, d’établir des relations avec les fournisseurs et d’augmenter l’efficacité globale.
Le S2C est une partie très pertinente du processus d’approvisionnement qui est essentielle pour présélectionner les bons fournisseurs. Trouver des fournisseurs, créer et mettre en œuvre un plan d’approvisionnement stratégique. La gestion d’un processus d’appel d’offres, la conclusion d’un accord et la gestion des performances des fournisseurs sont quelques exemples de la source au contrat.
Le processus de la source au contrat est souvent utilisé de manière interchangeable, parfois utilisé pour l’approvisionnement au paiement. Il est donc important de décoder le jargon de la source au contrat par rapport à l’approvisionnement au paiement, vous pouvez tout lire dans notre guide complet sur le code source à contrat.
Comprendre la différence : Source-to-Contract et Procure-to-Pay
Souvent, les termes « source-to-contract » et « procure-to-pay » sont utilisés de manière interchangeable, mais ils s’adressent à différentes étapes du cycle de vie des achats. Le processus source-to-contract assure la sélection stratégique des fournisseurs et la gestion des contrats avant l’achat, tandis que le procure-to-pay englobe les étapes allant de l’achat au paiement. La distinction entre ces deux éléments peut être essentielle pour optimiser les opérations d’approvisionnement.
En savoir plus sur la différence entre l’approvisionnement au contrat et l’approvisionnement au paiement
Le processus Source-to-Contract
Le processus Source-to-Contract comprend généralement les étapes clés suivantes :
- Analyse des dépenses : avant même que la source du contrat ne commence, les organisations ont besoin d’une meilleure visibilité sur les dépenses. Dans ce cas, un logiciel d’analyse des dépenses peut aider à améliorer la visibilité des dépenses non conformistes et de l’évitement des coûts. Classifiez les dépenses de manière granulaire pour améliorer la conformité globale.
- Pour mieux comprendre la gestion des dépenses, vous pouvez consulter ces sept étapes.
- Développement d’une stratégie d’approvisionnement : les organisations spécifient leur processus d’approvisionnement, leurs exigences, leurs objectifs et leurs stratégies. Lorsqu’ils décident de s’approvisionner en biens ou en services en interne ou en externe, ils évaluent leurs besoins.
Lisez notre blog sur : Aimez votre stratégie de sourcing en la laissant aller - Identification et évaluation des fournisseurs : Les fournisseurs potentiels sont découverts et évalués en fonction de paramètres de capacité, de qualité, de coût, de conformité et de capacité. Les organisations peuvent choisir des fournisseurs qui répondent à leurs besoins à l’aide de cette évaluation.
- Demande d’information (RFI) : Pour obtenir des informations complètes de la part de fournisseurs potentiels, les organisations peuvent émettre des RFI. Cela aide à comprendre les capacités, les services et la capacité des fournisseurs à satisfaire les demandes de l’entreprise.
- Demande de proposition (RFP) ou demande de devis (RFQ) : Les fournisseurs sélectionnés reçoivent des RFP ou des RFQ qui détaillent les spécifications, les conditions et les conditions précises de l’achat. Ensuite, les fournisseurs répondent avec des propositions ou des devis détaillés.
- Négociation et sélection des fournisseurs : Les organisations négocient avec les fournisseurs pour modifier les termes, les prix et d’autres aspects du contrat. Les fournisseurs sont sélectionnés en fonction de la meilleure valeur globale qu’ils peuvent offrir pour répondre aux exigences.
- Création de contrat : Spécifiez les termes et conditions de l’approvisionnement dans les contrats formels. Cela couvre les livrables, le coût, les conditions de paiement, les exigences de qualité, la propriété intellectuelle et d’autres aspects pertinents.
- Approbation du contrat : Les parties prenantes concernées au sein de l’organisation, y compris les équipes juridiques, d’approvisionnement et de gestion, examinent et approuvent le contrat.
- Gestion des contrats et conformité : La gestion des relations avec les fournisseurs après la signature d’un contrat est essentielle. Cela permet aux organisations de suivre les performances et de s’assurer que les conditions du contrat sont respectées. Cela comprend le suivi des indicateurs clés de performance (KPI), la gestion des ajustements et la résolution de tout problème qui pourrait survenir. Pour plus d’informations, lisez notre Guide ultime de la gestion des contrats : Avantages et meilleures pratiques
Les logiciels Source to Contract peuvent aider à rationaliser et à automatiser les différentes phases du processus Source-to-Contract. Les logiciels de la source au contrat rendent le processus plus rentable, transparent et traçable. Il existe de nombreux avantages cachés au-delà des économies réalisées grâce à l’utilisation d’un logiciel automatisé de la source à la sous-traitance. Lisez ici : Au-delà des économies de coûts : les avantages cachés de l’automatisation de l’approvisionnement au contrat
Les logiciels de la source au contrat donnent aux entreprises un aperçu de leurs opérations d’approvisionnement. Cela leur permet de prendre des décisions qui sont conformes à leurs objectifs commerciaux.
Découvrez comment un fournisseur de services de relocation de premier plan a utilisé le logiciel de source à contrat de Zycus pour transformer son processus de source à contrat.
Étapes du processus de l’approvisionnement au contrat
La taille de l’organisation peut modifier les étapes, la fréquence et l’urgence du processus de la source au contrat, ainsi que d’autres facteurs. Par exemple, les petites entreprises qui soumissionnent régulièrement pour le même contrat selon un calendrier prédéterminé n’auront probablement pas à passer par chaque étape.
Étape 1 : Sourcing et vérification
Naturellement, le processus source-to-contract commence par le sourcing. Toutes les étapes menant à l’acquisition effective d’un article ou d’un service sont considérées comme des activités d’approvisionnement. Une liste restreinte de fournisseurs éligibles qui peuvent répondre à l’exigence est créée en le reconnaissant d’abord dans l’organisation, puis en commençant le processus d’approvisionnement. Un spécialiste des achats compilera des données sur le budget, les délais et les quantités commandées pendant la phase d’approvisionnement.
Dans le cadre de l’approvisionnement stratégique, le spécialiste de l’approvisionnement investira du temps et de l’énergie dans la recherche et la vérification des fournisseurs qui peuvent fournir des biens et des services dans les délais, avec le niveau de qualité souhaité et dans la quantité requise. Lorsque l’approvisionnement réussit et économique à localiser les produits précis dont l’entreprise a besoin auprès de fournisseurs qui démontrent constamment leur fiabilité, il ajoute de la valeur à l’organisation.
Étape 2 : Organisez un processus d’appel d’offres
Organisez un processus d’appel d’offres pour obtenir les articles dont vous avez besoin à partir de la liste restreinte de fournisseurs préapprouvés que vous avez créée à la première étape. Si vous savez exactement ce que vous voulez acheter et que vous êtes certain de vouloir effectuer un achat, soumettez une demande de qualification ou une demande de proposition.
Si vous avez déjà soumis cette offre, vous pourrez peut-être l’accélérer tout en respectant les règles.
Étape 3 : Attribution du contrat
Après avoir choisi un fournisseur, convenez des conditions et attribuez le contrat. Pour finaliser l’achat de la marchandise ou du service, créez un bon de commande. L’ordre d’achat comprend les coûts globaux, une description des biens ou services, les quantités commandées et le flux de travail d’approbation. Il documente également l’accord contractuel final.
Envoyez le bon de commande pour approbation et préparez-vous à recevoir vos produits et services ! Le processus source-to-contract est terminé une fois que le contrat a été terminé (et payé).
Meilleures pratiques en matière de processus Source-to-Contract
Pour une livraison réussie d’un produit, d’un service ou d’une opération, il faut suivre les meilleures pratiques. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de la conduite d’un processus S2C :
1. Stratégie d’approvisionnement claire :
- Élaborez une stratégie d’approvisionnement claire et alignée sur les objectifs de l’organisation.
- Définissez la portée, les objectifs et les principales exigences de chaque initiative d’approvisionnement.
- Déterminez s’il faut s’approvisionner en biens ou en services à l’interne ou à l’externe.
2. Segmentation des fournisseurs :
- Segmentez les fournisseurs en fonction de leur criticité, de leur capacité et de leur importance stratégique.
- Allouez des ressources et des efforts en fonction de la segmentation pour maximiser la valeur.
3. Collaboration avec les fournisseurs :
- Favoriser des relations ouvertes et collaboratives avec les fournisseurs.
- Impliquez les fournisseurs dès le début du processus d’approvisionnement afin d’obtenir des informations et d’innover.
Une bonne collaboration avec les fournisseurs, la création de réseaux de fournisseurs solides peut débloquer une synergie incroyable dans le processus d’approvisionnement.
4. Étude de marché :
- Effectuez des études de marché approfondies pour comprendre les tendances, les prix et les capacités des fournisseurs.
- Utilisez les informations sur le marché pour éclairer les stratégies de négociation et les évaluations des fournisseurs.
5. Évaluation et sélection des fournisseurs :
- Utilisez un processus structuré pour évaluer les fournisseurs en fonction de critères tels que la qualité, le coût, la conformité et la capacité.
- Choisissez des fournisseurs qui s’alignent sur les objectifs organisationnels à court et à long terme.
6. Processus d’appel d’offres/appels d’offres transparent :
- Créez des documents clairs et détaillés de demande de proposition (RFP) ou de demande de devis (RFQ).
- Incluez toutes les informations et exigences pertinentes pour garantir des réponses précises des fournisseurs.
7. Négociation efficace :
-
- Organisez des séances de négociation axées sur l’obtention de résultats mutuellement bénéfiques.
- Tenez compte de variables au-delà du prix, telles que les conditions de paiement, les normes de qualité et les délais de livraison.
Voici 11 conseils pour réussir la négociation avec un fournisseur.
8. Outils numériques et automatisation :
- Mettre en place des plateformes d’e-sourcing et d’approvisionnement pour rationaliser et automatiser les processus.
- Exploitez l’analyse des données pour identifier les opportunités d’approvisionnement et suivre les performances des fournisseurs.
9. Contrats standardisés :
- Élaborez des modèles de contrats standardisés avec des conditions générales claires.
- Personnalisez les contrats en fonction des exigences spécifiques en matière d’approvisionnement tout en maintenant la cohérence.
10. Conformité et gestion des contrats :
-
- Surveillez la conformité des contrats à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI) et d’audits réguliers.
- Établissez un processus structuré pour gérer les changements, les modifications et les renouvellements.
Tout en suivant les meilleures pratiques, voici trois choses à éviter lors de la gestion des contrats.
11. Gestion des risques liés aux fournisseurs :
- Identifiez les risques potentiels dans le processus d’approvisionnement et élaborez des stratégies d’atténuation, voici quatre formules pour la gestion des risques fournisseurs.
- Établissez des plans d’urgence pour faire face aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement ou à d’autres événements imprévus.
12. Collaboration interfonctionnelle :
- Impliquez des équipes interfonctionnelles des services juridiques, financiers, opérationnels et d’autres services concernés.
- Collaborez pour vous assurer que les contrats sont conformes aux exigences organisationnelles et à la conformité.
13. Amélioration continue du processus S2C :
- Examiner et évaluer régulièrement le processus S2C pour identifier les points à améliorer.
- Intégrez les commentaires des parties prenantes et des fournisseurs pour affiner les stratégies.
14. Formation et perfectionnement des équipes d’approvisionnement :
- Investissez dans la formation des équipes d’approvisionnement pour les tenir au courant des meilleures pratiques et des tendances de l’industrie.
- Encourager le perfectionnement professionnel afin d’améliorer les compétences et les connaissances.
15. Mesure du rendement :
- Établissez des indicateurs pour mesurer le succès de vos initiatives d’approvisionnement.
- Surveillez les économies réalisées, les performances des fournisseurs et l’efficacité globale des processus.
La mise en œuvre de ces meilleures pratiques peut aider les organisations à optimiser leur processus Source-to-Contract, en créant de la valeur tout au long du cycle de vie des achats. La flexibilité et l’agilité sont essentielles. L’adaptation de ces meilleures pratiques aux besoins uniques de l’industrie et de l’organisation peut produire d’excellents résultats.
Voici un aperçu détaillé des meilleures pratiques pour le processus Source-to-Contract.
Avantages d’un processus Source-to-Contract
L’automatisation du processus Source-to-Contract (S2C) peut offrir de nombreux avantages aux organisations, en améliorant leurs activités d’approvisionnement et leurs opérations commerciales globales. Voici cinq avantages importants de l’adoption du processus automatisé Source-to-Contract :
Économies de coûts et efficacité :
Les organisations peuvent trouver des possibilités de réduction des coûts tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement à l’aide des processus S2C. Les entreprises peuvent améliorer les conditions de tarification et réduire les coûts en rationalisant la sélection des fournisseurs, la négociation et l’administration des contrats. Des processus efficaces permettent également de gagner du temps, ce qui permet aux équipes d’approvisionnement de se concentrer sur des projets critiques.
Amélioration des relations avec les fournisseurs :
La collaboration avec les fournisseurs est essentielle à la réussite d’un processus d’approvisionnement au consommateur dès le début de l’approvisionnement. En conséquence, les relations avec les fournisseurs sont renforcées et reposent sur l’ouverture, la communication et la compréhension. De meilleurs liens peuvent se traduire par des conditions plus avantageuses, un service supérieur et un accès plus facile à des idées innovantes.
Atténuation des risques et conformité :
Des techniques efficaces d’évaluation des risques fournisseurs et de gestion des risques sont intégrées dans le cycle de vie des achats via les processus S2C. Minimisez les interruptions potentielles et garantissez le respect des obligations légales et réglementaires en analysant les compétences des fournisseurs, leur stabilité financière et leur respect des règles. Nous avons organisé un webinaire couvrant les meilleures pratiques en matière d’évaluation des risques liés aux fournisseurs, ce qui pourrait vous aider à obtenir des informations plus approfondies.
Transparence et reddition de comptes :
Un enregistrement clair des décisions prises est fourni par le biais de tactiques d’approvisionnement documentées, d’évaluations des fournisseurs, de résultats de négociations et de conditions contractuelles. Cela améliore la prise de décision et l’auditabilité, en plus de faciliter le suivi des progrès.
Alignement stratégique et informations basées sur les données :
Les processus S2C donnent aux équipes d’approvisionnement la possibilité de coordonner leurs efforts avec les objectifs et les stratégies de l’organisation. La prise de décisions éclairées s’appuie sur des informations basées sur des données provenant d’études de marché, de mesures de performance des fournisseurs et d’analyses des dépenses. Cet alignement encourage une gestion plus judicieuse des ressources et la poursuite d’objectifs à long terme.
Dans l’ensemble, l’adoption d’un processus Source-to-Contract permet aux organisations d’optimiser leurs activités d’approvisionnement, de créer de la valeur et de gérer stratégiquement les relations avec les fournisseurs, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité opérationnelle et la compétitivité.
Zycus S2C Suite aide les entreprises à utiliser les meilleures informations alimentées par l’IA. Cela facilite la transition du sourcing tactique au sourcing stratégique. Cela permet aux entreprises de découvrir des opportunités d’économies, d’atténuer les risques et d’assurer la conformité.
Les solutions Source to Contract de Zycus sont les suivantes :
- Analyse des dépenses
- Gestion des risques et de la performance des fournisseurs
- Approvisionnement en ligne
- Gestion de l’information sur les fournisseurs
- Gestion des contrats
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Conclusion
L’intégration des processus Source-to-Contract, alimentée par les solutions logicielles de sourcing stratégique de Zycus, offre des avantages remarquables aux organisations qui cherchent à rationaliser et à optimiser leurs stratégies d’approvisionnement. En réduisant les temps de cycle, en améliorant la visibilité et en automatisant les différentes étapes de l’approvisionnement, Zycus aide les entreprises non seulement à réduire les coûts, mais aussi à améliorer l’efficacité et la conformité de leurs opérations. L’adoption de ces meilleures pratiques permet aux organisations d’aligner leurs activités d’approvisionnement sur leurs objectifs commerciaux stratégiques, ce qui permet d’accroître la valeur et d’améliorer la compétitivité.
Foire aux questions
Q1. Qu’est-ce que le Source-to-Contract (S2C) ?
Le Source-to-Contract (S2C) est un processus d’approvisionnement complet qui couvre toutes les étapes, de l’identification et de l’évaluation des fournisseurs à la négociation et à la finalisation des contrats.
Q2. Comment le S2C peut-il aider à rationaliser les processus d’approvisionnement ?
Le S2C rationalise l’approvisionnement en intégrant la technologie et les processus standardisés pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et améliorer les relations avec les fournisseurs.
Q3. Quelles sont les phases clés du processus Source-to-Contract ?
Les phases clés du processus S2C comprennent l’évaluation de la demande, la sélection des fournisseurs, la négociation, la passation de contrats et la gestion continue des fournisseurs.
Q4. Quel rôle joue la technologie dans le processus Source-to-Contract ?
La technologie S2C facilite l’automatisation, l’analyse des données et la collaboration, ce qui permet une prise de décision plus éclairée et une efficacité accrue de l’approvisionnement.
Q5. Comment les entreprises peuvent-elles assurer la réussite de la mise en œuvre de la S2C ?
La mise en œuvre réussie d’un S2C nécessite une gestion efficace du changement, l’engagement des parties prenantes et l’alignement des processus sur les objectifs de l’organisation.
Lectures complémentaires:
