Gestion de la relation fournisseur : un guide complet

TL;DR

• La gestion de la relation fournisseur (SRM) est clé pour réduire les coûts, stabiliser les prix et améliorer la qualité.
• Elle repose sur la segmentation des fournisseurs, des objectifs clairs, la contractualisation et une communication continue.
• Les bénéfices incluent : réduction des coûts, chaîne d’approvisionnement consolidée, innovation accrue et externalisation possible.
• La SRM nécessite une gestion proactive des risques (financiers, juridiques, opérationnels, réputation) pour garantir la résilience.
• Les meilleures pratiques : traiter les fournisseurs comme partenaires, payer à temps, suivre les risques et mesurer la valeur créée.
• Les outils technologiques comme iSupplier et iRisk de Zycus centralisent les données, anticipent les risques et renforcent la compétitivité durable.

Introduction

Alors que les entreprises s’efforcent de rester compétitives en période d’incertitude économique, il est de plus en plus nécessaire de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs. Une collaboration étroite entre les acheteurs et les fournisseurs peut conduire à une réduction des coûts et à une meilleure qualité des produits, tout en stimulant l’innovation. Dans ce guide complet, nous explorerons les principes fondamentaux de la gestion d’une relation fournisseur réussie, de l’identification des fournisseurs potentiels à leur fidélisation à long terme.

Qu’est-ce que la gestion de la relation fournisseur ?

La gestion des relations avec les fournisseurs est un moyen efficace de maintenir des relations solides et collaboratives avec les fournisseurs, ce qui se traduit par une amélioration des performances de l’entreprise. SRM offre aux entreprises la possibilité d’obtenir un avantage concurrentiel grâce à des partenariats productifs avec leurs fournisseurs. En utilisant les pratiques SRM, les entreprises peuvent identifier les meilleurs fournisseurs auprès desquels s’approvisionner en matériaux et services, optimiser les coûts, atténuer les risques, explorer de nouvelles opportunités de croissance des revenus grâce à l’innovation des fournisseurs, rationaliser les processus opérationnels et bénéficier d’un traitement préférentiel en tant que client privilégié.

La gestion des relations avec les fournisseurs permet de diviser les fournisseurs en catégories et d’élaborer des stratégies pour les gérer aussi efficacement que possible. Il se concentre sur trois composantes distinctes – la segmentation des fournisseurs, l’élaboration et l’exécution de la stratégie – qui permettent aux entreprises d’identifier les risques/opportunités tout en s’engageant au mieux avec leurs fournisseurs.

5 avantages d’une gestion efficace de la relation fournisseur

Les entreprises dotées de capacités avancées de gestion des relations avec les fournisseurs ont tendance à surpasser leurs concurrents. Selon un rapport de McKinsey, les leaders du développement des fournisseurs et de l’innovation ont tendance à surpasser de 2 fois les tendances du secteur en termes de croissance et d’autres indicateurs.

1. Réduction des coûts :

Une gestion efficace de la relation fournisseur apporte un certain nombre d’avantages aux entreprises. Les économies de coûts sont primordiales, car l’établissement et le maintien de relations avec les principaux fournisseurs peuvent éliminer une grande partie des coûts de configuration associés à la conclusion de nouvelles affaires. Les relations avec les fournisseurs vont au-delà des économies de coûts – elles permettent également de créer des processus plus fluides et de réduire les problèmes de disponibilité/qualité ou les retards qui peuvent affecter le service client.

2. Minimiser la volatilité des prix :

Une gestion efficace des relations avec les fournisseurs peut permettre aux entreprises de stabiliser leurs structures de prix et d’offrir aux clients la fiabilité et la confiance qui accompagnent les prix attendus. La définition de critères de coût de base clairs permet également aux entreprises d’avoir l’esprit tranquille lors de la conclusion de contrats à long terme ou de la fixation de quantités minimales de commande pour des prix fixes inférieurs. Le résultat ? Des relations clients plus longues basées sur la cohérence et la sécurité – afin que les deux parties puissent avoir l’esprit tranquille en cas de volatilité du marché !

3. Consolidation de la chaîne d’approvisionnement :

En se comprenant mieux, les acheteurs et les fournisseurs peuvent travailler ensemble pour bénéficier mutuellement d’une amélioration de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement. Les flux de travail peuvent être adaptés spécifiquement aux besoins de chacun, ce qui peut entraîner d’autres avantages, tels que la réduction des coûts des fournisseurs en consolidant les achats. Cette rationalisation permet d’établir des prévisions plus précises des budgets au fil du temps.

4. Amélioration continue des processus :

En construisant une relation durable avec vos fournisseurs, vous pouvez ouvrir la porte à des moyens bénéfiques de collaboration et d’amélioration continue. Les boucles de rétroaction deviennent plus efficaces, les coûts de production et la satisfaction client sont optimisés, tout cela grâce à de meilleures stratégies de gestion des fournisseurs ! Grâce à des efforts conjoints de développement de produits ou à des approches plus intelligentes du contrôle des stocks, les deux parties récoltent les fruits de meilleures opérations qui résistent à l’épreuve du temps.

5. Externalisation de certaines activités :

Travailler en partenariat avec vos fournisseurs peut offrir un certain nombre d’avantages et ouvrir des opportunités d’externalisation de certaines activités. Un programme de gestion des relations avec les fournisseurs réussi permet aux deux parties d’établir une relation de confiance et ouvre la voie au transfert de tâches importantes telles que les stocks ou certains domaines du service à la clientèle sur les épaules du fournisseur, ce qui vous permet de vous concentrer sur d’autres secteurs de votre entreprise.

Grâce à la confiance établie entre le fournisseur et le client, les entreprises peuvent s’attendre à une meilleure communication. Cela permettra de mieux comprendre les besoins des clients, ce qui se traduira par des retards plus courts dans la chaîne d’approvisionnement et des opérations globalement plus fluides. Si des obstacles surviennent au cours du processus de commande, les stratégies collaboratives de résolution de problèmes sont beaucoup plus faciles lorsqu’une relation de travail efficace est en place !

Processus de gestion de la relation fournisseur

Pour maximiser l’efficacité d’un programme de gestion de la relation fournisseur et s’assurer qu’aucune ressource n’est gaspillée, il est important de définir le cadre en fonction des objectifs et de la stratégie de l’entreprise. Le cadre doit également refléter les priorités de dépenses de l’entreprise, afin que les domaines qui sont devenus plus ciblés reçoivent plus d’attention pour des résultats optimaux.

1. Collecter des informations sur les fournisseurs

Découvrir « l’essence » de vos fournisseurs est une nécessité si vous voulez établir des relations solides. Les connaissances au-delà du prix et de l’offre de produits peuvent inclure leur morale, leurs énoncés de mission, leur crédibilité dans les médias, etc. C’est pourquoi il est important de disposer d’un référentiel central à jour pour garder ces informations à jour. Des traqueurs automatisés, des alertes et des pistes d’audit maintiennent tout à jour pour améliorer les relations avec les fournisseurs au fil du temps. Par exemple, dans des outils tels que le logiciel de gestion des fournisseurs de Zycus , une piste d’audit est accessible pour toute modification qu’un fournisseur apporte à son profil et aux documents soumis.

2. Identifier les fournisseurs stratégiques à forte valeur ajoutée

Dans un programme de gestion de la performance des fournisseurs, il est important d’identifier les fournisseurs les plus précieux et les plus stratégiques, ceux qui sont susceptibles de présenter les plus grands risques. Un outil de gestion des fournisseurs robuste peut également vous aider à identifier les fournisseurs à haut risque qui peuvent être au milieu de perturbations géographiques, climatiques ou autres perturbations de la chaîne d’approvisionnement. Cela peut être utile pour sélectionner d’autres fournisseurs et des plans de continuité des activités.

3. Fixez des objectifs et des normes spécifiques

Une fois que vous avez réparti vos fournisseurs en différentes catégories, vous pouvez définir les normes de performance qu’ils doivent respecter afin de maintenir leur partenariat avec vous. En définissant ces exigences à l’avance, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs commerciaux.

4. Traduire les objectifs en exigences concrètes

Assurez la base de vos relations avec vos fournisseurs avec un contrat complet. Qu’il s’agisse d’indicateurs clés de performance réalistes ou d’examens réguliers de la conformité, les contrats efficaces fixent des conditions claires qui répondent aux besoins de toutes les parties et garantissent la transparence des objectifs. Un outil de gestion des contrats peut aider à rendre ce processus plus robuste et exempt d’erreurs.

En savoir plus – Logiciel de gestion de contrats Zycus

Créer des exigences spécifiques à partir de buts et d’objectifs de haut niveau peut souvent être une tâche ardue. Cependant, en comprenant quels types de documents et de critères sont requis, les organisations peuvent développer des exigences significatives qui couvrent tous les domaines du cycle de vie des fournisseurs, y compris l’intégration, les processus réglementaires, la gestion des risques et les critères de performance.

5. Conclure un accord de relation avec le fournisseur

Assurer la transparence, la responsabilité et la communication est essentiel à la réussite de tout partenariat commercial. La création d’une entente de relation avec le fournisseur qui décrit clairement les responsabilités des deux parties contribuera à renforcer le lien entre vous et votre fournisseur – un lien mutuellement bénéfique. Cet accord doit non seulement établir la définition du produit, le prix, les conditions de paiement, etc., mais aussi fournir un calendrier convenu pour toutes les attentes fixées par chaque partie – afin de maintenir l’harmonie tout en permettant des opportunités de croissance en cours de route.

6. Mettez en place un processus d’intégration pour les nouveaux fournisseurs

Lors de la mise en place d’un processus d’intégration des fournisseurs, l’entreprise doit évaluer les nouveaux fournisseurs en fonction des exigences et des objectifs (comme mentionné dans les étapes ci-dessus) et recueillir les informations nécessaires auprès d’eux ou de tiers pour garantir la conformité. L’évaluation des profils de risque des fournisseurs, l’élaboration de stratégies d’atténuation des risques, la définition des attentes en matière d’indicateurs de performance clés et la normalisation des mécanismes de collaboration sont autant d’éléments importants du processus d’intégration d’un fournisseur. La mise en place de contrôles clés permet d’assurer des pratiques d’examen et d’audit cohérentes, ainsi que des processus d’intégration fluides.

iSupplier by Zycus est un outil efficace de gestion des fournisseurs qui suit une approche d’enregistrement étape par étape. Il est intuitif et facile à utiliser, sans formation requise, les fournisseurs peuvent s’inscrire sur le portail. Les fournisseurs peuvent se rendre directement sur le portail des fournisseurs de Zycus et s’inscrire en tant que fournisseur potentiel dans le réseau.

7. Mettre en œuvre un programme de surveillance

Le suivi de l’avancement et des performances des fournisseurs  est essentiel à un programme de gestion des relations avec les fournisseurs. Les programmes de surveillance doivent analyser les domaines clés, tels que la validation des informations sur les fournisseurs, l’évaluation continue des exigences réglementaires, la réévaluation des critères de détermination des scores de risque des fournisseurs et la mise à jour des indicateurs clés de performance pour s’assurer que les fournisseurs respectent leurs engagements ou que des mesures correctives sont prises. L’établissement d’attentes claires de la part des parties prenantes internes est également une partie importante d’un programme de surveillance et fournit un niveau supplémentaire de surveillance. Les programmes de surveillance fournissent des informations précieuses sur vos relations avec les fournisseurs et permettent aux organisations de maintenir des mesures de conformité strictes qui répondent aux normes de l’industrie.

8. Mettez en place des canaux de communication clairs

La gestion des relations avec les fournisseurs ne consiste pas seulement à passer des commandes et à dire « merci », c’est aussi une collaboration continue. La construction d’un partenariat réussi avec vos fournisseurs dépend fortement de la force de votre communication. Les deux parties ont besoin d’être informées et impliquées dans votre connexion, alors assurez-vous de les tenir informées, de rester en contact par des messages réguliers, de fournir des commentaires, de montrer de la gratitude et de leur faire savoir s’il y a quelque chose qui doit être amélioré. En les aidant à comprendre le rôle qu’ils jouent dans l’atteinte de vos objectifs, vous créez une équipe soudée qui travaille ensemble pour réussir. Grâce à une communication ouverte entre le fournisseur et le client, tout le monde peut travailler à un meilleur résultat net.

Évaluation des fournisseurs et évaluation des risques

Le risque lié aux fournisseurs est un facteur important à prendre en compte dans la gestion des relations avec les fournisseurs de votre entreprise. Un fournisseur peut perturber considérablement ses opérations en ne livrant pas les biens ou les services à temps, en livrant des produits de mauvaise qualité, en se livrant à des activités frauduleuses et en enfreignant les réglementations. De plus, une réputation négative due à l’association avec de mauvais fournisseurs peut également nuire à votre entreprise.

Les entreprises sont susceptibles d’être confrontées à un large éventail de risques, en fonction de leur secteur d’activité et de leurs exigences en matière d’achats. Cependant, en fin de compte, il existe 4 catégories de risques fournisseurs cruciaux dont toutes les entreprises doivent être conscientes : finance, juridique, opérations et réputation.

Stratégies de gestion des risques fournisseurs

La mise en place d’une chaîne d’approvisionnement efficace nécessite une prise en compte minutieuse des risques liés aux fournisseurs. Il est essentiel de connaître les vulnérabilités et les perturbations potentielles que vos fournisseurs peuvent apporter aux opérations pour prendre des décisions éclairées. En prenant des mesures proactives, telles que des évaluations approfondies, vous vous assurez d’être conscient de tous les risques avant qu’ils n’aient un impact sur la continuité des activités.

1. Comprendre vos fournisseurs

Intensifiez votre relation avec les fournisseurs. Comprendre les besoins des personnes avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration et prendre des mesures pour atténuer les risques potentiels peut être une stratégie efficace pour surmonter les perturbations inattendues des chaînes d’approvisionnement. iRisk de Zycus offre une gestion à 360° des risques et des performances des fournisseurs.

2. Créez une culture de sensibilisation aux risques

La sensibilisation aux risques ne se limite pas à la protection contre les imprévus. Il encourage une équipe à pratiquer une gestion proactive des risques. En collaborant sur les contre-mesures et en partageant le fardeau, les équipes peuvent identifier de manière proactive les risques potentiels avant qu’ils ne deviennent des réalités néfastes.

3. Créez une ligne de défense

Préparez votre entreprise pour l’avenir en mettant en œuvre des politiques anti-risque dans le cadre de vos opérations quotidiennes. Améliorez la sécurité grâce à des formations internes, des contrôles d’accès aux logiciels sensibles et des audits en double des systèmes, afin d’être prêt à faire face à tout risque potentiel.

4. Protégez-vous des cyber-risques

À mesure que des cybermenaces de plus en plus sophistiquées apparaissent, il est important de s’assurer que votre organisation a mis en place les bonnes mesures de sécurité numérique. La formation des employés sur les meilleures pratiques et l’utilisation d’un logiciel d’atténuation des risques peuvent aider à prévenir les vulnérabilités internes et externes potentielles qui compromettent les données ou les opérations.

5. Évaluation des risques liés aux fournisseurs alimentée par l’IA

Renforcez la résilience face aux risques grâce à la puissance de l’IA. Identifiez, évaluez et surveillez les risques avec précision et efficacité avec la suite Merlin AI de Zycus.

Meilleures pratiques en matière de gestion des relations avec les fournisseurs

Le maintien de relations à long terme avec des fournisseurs de confiance est un élément clé pour assurer le succès de l’entreprise sur le marché. Alors, comment les entreprises peuvent-elles s’y prendre pour entretenir ces relations importantes ? Jetons un coup d’œil à quelques-unes des meilleures pratiques de gestion des relations avec les fournisseurs qui peuvent permettre aux entreprises de créer un environnement où la confiance mutuelle et des accords durables se construisent au fil du temps, ouvrant ainsi la voie à des partenariats sains, à une efficacité opérationnelle accrue et à de meilleurs résultats financiers.

1. Traitez vos fournisseurs comme des partenaires

Considérez chaque relation avec un fournisseur comme un atout important, et pas seulement comme une transaction financière. Il est important d’assurer l’alignement entre la stratégie de gestion des fournisseurs et la stratégie commerciale. Jouez un rôle actif dans la connaissance de leurs objectifs tout en les tenant informés des changements à venir dans votre organisation. L’établissement d’une relation de confiance par la cohérence et le respect renforce la loyauté et mène à un partenariat continu qui maximise le succès des deux côtés.

2. Communiquez efficacement avec vos fournisseurs

L’établissement de relations solides et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs est la clé d’une gestion réussie des relations avec les fournisseurs. Cependant, pour y parvenir, il faut un dialogue et une rétroaction ouverts et transparents entre les deux parties, ce qui peut être difficile si les membres de l’équipe d’approvisionnement ont peu ou pas de formation en leadership et en compétences interpersonnelles. Les lacunes dans ces compétences doivent être correctement identifiées et les entreprises doivent prendre des mesures pour s’assurer que leurs responsables fournisseurs sont équipés des outils nécessaires pour communiquer avec succès.

3. Assurez-vous que les paiements sont effectués à temps

Pour maintenir une relation productive avec les fournisseurs, les paiements à temps sont essentiels. Les flux de trésorerie sont essentiels pour vos deux entreprises, et des paiements rapides prouvent que vous êtes un client efficace qui prend sa collaboration au sérieux. Si les délais ne peuvent pas être respectés pour une raison quelconque, assurez-vous que le fournisseur sait à temps quand s’attendre à être payé.

4. Trouvez les bonnes personnes, mettez en place le processus

Un gestionnaire des relations avec les fournisseurs dédié, ou du moins une partie du rôle d’une personne dédiée à la gestion de ces relations, est essentiel pour aider votre entreprise à économiser du temps, de l’argent et des efforts dans le processus. Il est impératif que les entreprises créent un processus documenté qui aide leur équipe à gérer et à gérer efficacement les fournisseurs. Qu’il s’agisse de POS, de documents de politique, d’accords ou d’organigrammes, il ne faut rien négliger pour créer un document de 2 à 4 pages qui décrit le processus.

5. Évaluer et surveiller les risques

Chaque fois que vous envisagez de travailler avec un nouveau fournisseur, surtout si vous gérez une chaîne d’approvisionnement complexe, vous devez évaluer tous les risques encourus afin d’être mieux préparé aux problèmes potentiels. Posez des questions pertinentes telles que les antécédents, les années d’expérience, l’approche du leadership en temps de crise, etc. Malgré vos efforts et votre planification, les choses peuvent toujours mal tourner, mais en évaluant à l’avance le profil de risque de vos fournisseurs et en le surveillant régulièrement, vous pouvez réduire les perturbations qui peuvent survenir dans votre chaîne d’approvisionnement.

6. Mesurez la valeur de vos initiatives de GRS

Les initiatives stratégiques de gestion des relations fournisseurs peuvent jouer un rôle clé dans la création de valeur pour une entreprise, mais il est souvent difficile de quantifier avec précision cette contribution. Pour assurer la réussite de ces projets, les leaders d’opinion doivent élaborer des approches inventives et détaillées, spécialement conçues pour suivre l’efficacité des programmes de GRS. Ces méthodes permettent aux entreprises d’obtenir une meilleure compréhension de leurs relations avec les fournisseurs et de prendre des décisions fondées sur des données grâce à des mesures significatives. En fin de compte, l’argent joue un rôle dans un monde qui prospère grâce aux chiffres. Des processus de mesure fiables garantissent que les initiatives de GRS reçoivent la reconnaissance qu’elles méritent et attirent des investissements futurs.

Obtenez la bonne technologie avec Zycus

Le portefeuille de solutions de Zycus couvre l’ensemble des exigences de la SRM, de l’e-sourcing et de la gestion des dépenses à la gestion des contrats et des fournisseurs. iSupplier by Zycus fournit un référentiel central permettant de trouver des fournisseurs approuvés et potentiels et de les présélectionner pour des questions spécifiques pour des événements d’approvisionnement spécifiques. La gestion des informations sur les fournisseurs est donc un outil très important pour comprendre l’organisation, les risques liés aux fournisseurs et la nature des fournisseurs, ce qui permet de tirer parti de cette compréhension pour être plus performant. Le référentiel fournisseur est un point d’intégration commun pour d’autres tribus de fournisseurs et entrepôts de données.

Le réseau de fournisseurs Zycus (ZSN) est un portail de gestion des fournisseurs de bout en bout qui sert de point d’accès central permettant aux fournisseurs de partager des documents et des informations.

iRisk est l’outil de gestion des risques fournisseurs à 360° alimenté par l’IA qui bénéficie d’un avantage concurrentiel sur les solutions SRM traditionnelles. Il consolide les données de risque provenant d’évaluations internes, de bases de données de scores externes, de données de performance provenant d’un ERP et de millions de sources agrégées en ligne.IA dynamique veille à ce que l’évaluation des risques soit continuellement mise à jour et à ce que des millions de sources de risque soient informées quotidiennement.

iRisk segmente également les fournisseurs en termes d’importance critique, tactique, de matières premières et stratégique, ce qui permet aux directeurs des achats de hiérarchiser les relations les plus susceptibles de créer de la valeur immédiate et à long terme.

Inférence

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il devient de plus en plus important d’établir et de maintenir des relations positives avec vos fournisseurs. Un programme de gestion des relations avec les fournisseurs bien géré a le potentiel d’apporter des avantages significatifs à votre organisation en termes d’économies de coûts, d’amélioration de la qualité et de gains d’efficacité. Pour vous lancer sur la voie d’une gestion réussie des relations avec les fournisseurs, vous devez mettre en place des processus et des structures, notamment un accord de relation d’approvisionnement et la bonne plateforme technologique. En suivant les meilleures pratiques en matière de gestion des relations avec les fournisseurs, vous pouvez vous assurer que votre entreprise bénéficie de tous les avantages d’une collaboration solide avec les fournisseurs. Avez-vous mis en place un programme de gestion de la relation fournisseur dans votre entreprise ? Si ce n’est pas le cas, qu’est-ce qui vous empêche d’en créer un ? Demandez une démo dès aujourd’hui et voyez comment nous pouvons vous aider !

FAQs:

1. Qu’est-ce que la gestion de la relation fournisseur (SRM) ?
La SRM est une approche stratégique visant à créer et maintenir des relations collaboratives avec les fournisseurs afin d’améliorer la performance, réduire les coûts et stimuler l’innovation.

2. Quels sont les principaux avantages d’une bonne gestion fournisseur ?

• Réduction des coûts d’approvisionnement

• Stabilisation des prix sur le long terme

• Efficacité de la chaîne d’approvisionnement

• Amélioration continue des processus

• Possibilité d’externaliser certaines activités

3. Quelles étapes composent un programme de SRM efficace ?
Collecte d’informations fournisseurs, identification des partenaires stratégiques, définition d’objectifs clairs, contractualisation, intégration des nouveaux fournisseurs, suivi des performances et mise en place de canaux de communication transparents.

4. Quels risques sont liés aux fournisseurs ?
Les principaux risques incluent les risques financiers, juridiques, opérationnels et de réputation. Ils peuvent mener à des retards, une baisse de qualité, des pertes financières ou des atteintes à l’image de l’entreprise.

5. Comment atténuer les risques liés aux fournisseurs ?
En mettant en place un suivi continu, en diversifiant les partenaires, en intégrant une culture de sensibilisation aux risques et en utilisant des solutions technologiques comme iRisk de Zycus, qui exploite l’IA pour évaluer et surveiller les risques en temps réel.

6. Quelles sont les meilleures pratiques de gestion fournisseur ?

• Traiter les fournisseurs comme des partenaires stratégiques

• Communiquer régulièrement et de manière transparente

• Respecter les délais de paiement

• Suivre et évaluer les risques de façon proactive

• Mesurer la valeur créée par les initiatives SRM

7. Quel rôle joue la technologie dans la gestion de la relation fournisseur ?
Les outils comme iSupplier et le Zycus Supplier Network (ZSN) centralisent les données, améliorent la collaboration et garantissent la conformité. Les solutions basées sur l’IA comme iRisk renforcent la résilience et la visibilité sur les risques.

Lectures complémentaires:

1. Unlocking Deep Value with GenAI in Procurement For Dummies®
2. Gagner en efficacité grâce aux solutions de gestion des dépenses longues traînes
3. Dépenses longues traînes sans intervention manuelle : le nouveau standard d’efficacité pour un processus P2P de classe mondiale