Die 10 Best Practices von 2020 für Beschaffungsmanager

Es gibt viele Dinge, die sich 2020, dem Jahr der Meilensteine, ändern sollen! Das aber, was am wichtigsten ist, ist Ihre Karriere. Wie werden Sie sich auf die Stellung des Beschaffungsmanagers vorbereiten? Als erstes aber soll klargestellt werden, dass es zwischen einem Einkaufsleiter und Beschaffungsmanager kaum einen Unterschied gibt. Und selbstverständlich ist Ihnen das bekannt, denn Sie sind bereits im Beschaffungsbereich tätig.

Ein Beschaffungsmanager hat gewöhnlich folgende Aufgaben zu erfüllen:

1. Zusammenarbeit mit Warengruppenteams und deren Leitern zur Entwicklung und Umsetzung von Strategien, die helfen, die Wertschöpfung durch den Lieferantenstamm erheblich zu erhöhen.

2. Durchführen umfassender Recherchen über vorhandene und sich abzeichnende Trends, Identifizieren neuer Technologien/Lösungen, Suche nach potenziellen neuen Lieferanten und Durchführen komplexer analytischer Untersuchungen.

3. Verwalten von Beziehungen zu Schlüssellieferanten, Entwickeln von Verhandlungsstrategien und Durchführen von Verhandlungen.

4. Das Leiten geschäftskritischer Prozessverbesserungsprojekte und Sorgen für höhere Werte bei Betreibergesellschaften.

5. Beratungen mit internen Betriebsbereichen wie Marketing, F&E, Betriebsabläufe, Logistik, Rechtsabteilung und Konzernfunktionen.

Angesichts dieser Erwartungen muss ein angehender Beschaffungsmanager über moderne Fähigkeiten verfügen, nach denen Organisationen ab 2020 suchen werden. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den grundsätzlichen und wachsenden Erwartungen an die Rolle eines Beschaffungsmanagers.

Die 10 Best Practices von 2020 für Beschaffungsmanager

1. Lieferantenbewertung

Bewertungsvermögen ist eine wesentliche Fähigkeit. Bevor Sie einen Lieferanten für Ihr Unternehmen gewinnen, müssen Sie Ihr analytisches Denken zu seiner Bewertung nutzen. Bevor Ihr Unternehmen mit einem spezifischen Lieferanten einen Vertrag unterzeichnet, muss der Lieferant von Ihnen beurteilt und bewertet werden. Seine Preisgestaltung, Qualität, Lieferkapazitäten,  Transparenz der Lieferantenkette bei der Herstellung Ihrer Waren und zahlreiche andere Dinge müssen von Ihnen sorgfältig überprüft werden.

2. Lieferanteninterviews

Während Ihres Gesprächs für die Rolle eines Beschaffungsmanagers in Ihrer jeweiligen Organisation oder Abteilung müssen Sie den Befragenden erklären, wie Sie Lieferanteninterviews so durchführen werden, dass Ihre Organisation von Ihrer Lieferantenwahl maximal profitieren kann. Ferner gehört zur Lieferantenauswahl auch den Vorgang eines persönliches Gesprächs mit dem Lieferanten, um sich mit seinen Produkten und Leistungen bekannt zu machen.

3. Standortbesuch

Wenn Sie ein introvertierter Typ sind, sollten Sie idealerweise diesen Aspekt Ihrer Persönlichkeit überwinden.  Als leitender Beschaffungsmitarbeiter brauchen Sie dem Standort des Lieferanten einen Besuch abzustatten, um sich ein besseres Bild von ihm machen zu können. Sie tragen die Verantwortung für die Aufnahme eines neuen Lieferanten und müssen ihn folglich sorgfältig bewerten, einschließlich der Vorgänge wie Fertigung, Lagerhaltung und Versand.

4. Externes Engagement

Als Einkaufsleiter/Beschaffungsmanager müssen Sie immer am Ball bleiben, Neues lernen und übernehmen. Sie brauchen an Treffen und Konferenzen teilzunehmen und müssen über die neuesten Branchentrends im Bilde sein. Sie sollen bei der Markteinführung neuer Produkte das Ruder in der Hand halten, über Marktbedingungen informiert sein, die den Umsatz beeinträchtigen sowie eine Reihe anderer Dinge.

5. Preisüberprüfung

Als Beschaffungsmanager erwartet Ihr Unternehmen aufgrund Ihrer führenden Stellung von Ihnen, dass Sie immer in der Lage sind, den bestmöglichen Marktpreis aushandeln zu können. Je besser der von Ihnen für Ihr Unternehmen verhandelte Preis ist, um so stärker wird Ihre Position auf dem Markt. Bei jeder Anschaffung sind Sie – bevor es zur Aufnahme von Verhandlungen kommt – für die Überprüfung der Preisangebote und Finanzdaten des Unternehmens verantwortlich.

6. Vertragsverhandlungen

Halten Sie sich selbst für guten Verhandlungsführer? Wenn Sie fest entschlossen sind, die Karriereleiter weiter nach oben zu klettern, dann ist Verhandlungskompetenz eine ausschlaggebende Fähigkeit. Ohne Beeinträchtigung von Qualtät und Quantität müssen Sie Verträge verhandeln. Außerdem verhilft ein günstig ausgehandeltes Geschäft Ihrem Unternehmen durch bei der Beschaffung erzielte Einsparungen zu einem Wettbewerbsvorsprug gegenüber dem Konkurrenten.

7. Zusammenarbeit mit Lieferanten

Als Beschaffungsmanager sind Sie für einen kontinuierlichen Workflow verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, mit ihren Lieferanten gute Beziehungen hinsichtlich der Zusammenarbeit zu pflegen, um eine reibungslose Lieferung der Produkte zu gewährleisten. Wenn Sie bislang mit einem individualistischen Denkansatz gearbeitet haben, sollten Sie jetzt versuchen, die Dynamik des Personalmanagements zu begreifen.

8. Betriebsinterne Zusammenarbeit

Beschaffungsmanager schaffen es in den meisten Fällen, Lieferanten zu beeindrucken. Nicht so einfach aber ist es, das Vertrauen der betriebsinternen Mitarbeiter zu gewinnen. Es ist Ihre und die Aufgabe des Managements, Ihre Mitarbeiter über Qualitäts- und Quantitätsanforderungen in Kenntnis zu setzen. Je besser Sie die Mitarbeiter vorbereiten, um so schneller und leichter können Sie Ihrem Geschäft zum Erfolg verhelfen.

9. Regelmäßige Überprüfungen

Es gibt noch eine wichtige Herausforderung für einen Beschaffungsmanager. Nach der Vertragsunterzeichnung müssen Sie aufmerksam die Erfüllung der Vertragsverpflichtungen durch den Lieferanten überwachen. Dazu ist viel Diplomatie erforderlich. Eine Überwachung des Vertrags ermöglicht seine rechtzeitige Überarbeitung und Anpassung der Vertragsklauseln an die jeweilige Marktsituation und gewährleistet, dass Dienstleistungen/Vertragsbedingungen die Geschäftsanforderungen erfüllen.

Fazit

Und jetzt wissen Sie genau, was von der Rolle eines Beschaffungsmanagers erwartet wird und was die Zuständigkeiten sind. Während Sie sich – wenn Sie sich im Besitz der oben erwähnten Kompetenzen befinden – jetzt problemlos für eine solche Stelle bewerben können, wird es ein paar Monate dauern, bis Sie sich eingearbeitet haben und für den nächsten Schritt dazu bereit sind. Dabei dürfen Sie aber nie vergessen, sich selbst zu motivieren und unternehmerisch zu denken.  Außerdem ist es durchaus möglich, dass Sie nächsten Sommer als mein Kollege bei Zycus arbeiten und uns helfen werden, unsere Beschaffungsstrategie weiter zu verbessern.