6 Arten von Betrug bei der Beschaffung & Symptome dafür, die Sie darauf aufmerksam machen sollten, Gegenmaßnahmen zu ergreifen

Was versteht man unter „Beschaffungsbetrug“?

Metaphorisch gesehen ist Beschaffungsbetrug wie eine Verkältung, aber mit weitaus unangenehmen Folgen. In einem typischen Geschäftsprozess geht dies hier um die Beschaffungsmanager oder andere benannte Mitarbeiter, die als Gegenleistung für Gefälligkeiten Aufträge an einen Lieferanten vergeben. Als Folge dieser unmoralischen Transaktion erleiden die Unternehmen Verluste in Milliardenhöhe. Durch die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) wird geschätzt, dass Unternehmen jedes Jahr bis zu 5 Prozent ihres Umsatzes durch diese Art von Betrug verlieren, der sich weltweit auf 3,7 Billionen Dollar beläuft.

So kann Beschaffungsbetrug identifiziert werden

Wenn Sie nach einer Lösung für den Beschaffungsbetrug suchen, brauchen Sie der Wahrheit bewusst zu sein, dass es leider keine bessere Möglichkeit gibt, ihn unter Kontrolle zu halten, als zuverlässige Wachsamkeit sicherzustellen. Im Rahmen dieser Wachsamkeit gibt es einige vorbeugende Maßnahmen, die für Lösungen für Beschaffungsbetrug gehalten werden können. Im Folgenden haben wir sechs häufig auftretende Beschaffungsbetrügereien und Symptome zusammengestellt, die Sie darauf aufmerksam machen sollten, Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Szenario 1:

Zunächst werden wir die häufigste aller Betrugsfälle besprechen – die Bestechung. Unter „Bestechung“ versteht man ein Anreiz, den der Auftragnehmer eines gewonnenen Projekts dem Einflussnehmer innerhalb einer Funktion gibt. Dieser Geldbetrag liegt zwischen 5 % und 20 % des Gesamtauftragswerts, den ein Verkäufer gewonnen hat. In einigen Fällen muss diese Bestechung nicht nur in Form von Geld sein, sondern auch in Form von Sachleistungen, einschließlich aber nicht beschränkt auf teure Geschenke jeglicher Art.

• Abnahme von einem Produkt/einer Dienstleistung, deren Wert nicht mit dem gezahlten Preis übereinstimmt
• Bestätigung eines Lieferanten, der noch nie einen Vertrag mit dem Unternehmen abgeschlossen hat
• Das Mitarbeiter bei der Beschaffungsabteilung genießt somit zusätzliches Geld oder andere Privilegien, die in seinem früheren, ehrlichen Lebensstil fehlten

Szenario 2:

Zweitens kann es bis zur Freigabe viele falsche Rechnungen geben, bei denen es sich meist um doppelte oder überhöhte Rechnungen handelt, die vom Lieferanten absichtlich eingereicht wurden. Diese gefälschten Rechnungen führen zu erheblichen finanziellen Verlusten beim Unternehmen und sind direkte Indikatoren von einigen anhaltenden Fehlverhalten.

• Unsachgemäße Abrechnung von in Rechnung gestellten Waren/Dienstleistungen
• Mehrere Rechnungen mit der gleichen Bestellnummer oder den gleichen Artikeln/Produkten
• Vorzeitige Zahlungsgenehmigung durch den benannten Verantwortlicher, wodurch gegen die bestehenden Zahlungsrichtlinien des Unternehmens verstößt wird

Szenario 3:

Sie stellen fest, dass einige Lieferanten viel mehr als die marktüblichen Tarife bezahlt werden. Die Lieferanten liefern Waren/Dienstleistungen, die über die Anforderungen hinausgehen.  Die Lieferanten sind im Hinblick auf die bestehenden Geschäftsparameter nicht qualifiziert. Es ist eine Herausforderung, dieses Fehlverhalten zu unterbinden, da die Bestimmungsfaktoren zu Gunsten des Bieters angepasst werden.

• Akzeptieren einer minderwertigen Qualität von Waren/Dienstleistungen
• Zahlung über Marktstandard ohne Verhandlungen/nach unsachgemäßen Verhandlungen
• Vergabe von Aufträgen die nicht Waren/Dienstleistungen sind

Szenario 4:

Bei Informationslecks über Angebote, oder wenn Angebote zu spät angenommen werden oder eine geschlossene Ausschreibung neu ausgeschrieben wird, bedeutet dies, dass es Korruption bei der Transaktion gibt. Sie stellen fest, dass es innerhalb der Beschaffungsabteilung einen Komplizen gibt, der die Angebotsabsprache erleichtert, über ergänzende Angebote zu niedrigeren Preisen und auf zyklischer Basis berät, um den Zuschlag für den Bieter zu beeinflussen.

• Ermöglichung von Angeboten auch über die Frist hinaus
• Der letzte Bieter ist der billigste Bieter
• Ablehnung von berechtigten Bietern aus unklaren Gründen

Szenario 5:

Ein Mitarbeiter gibt keine ordnungsgemäße Begründung zu einer Anforderung. Einige Mitarbeiter beeinflussen ein Mitglied des Beschaffungsteams, um Waren/Dienstleistungen gegen Geld- oder Sachgeschenke zu beschaffen. Alle Dienstleistungen/Waren, die nicht zum Interesse oder Geschäftserfolg des Unternehmens beitragen, führen zu einem Interessenkonflikt und werden daher als betrügerisch angesehen.

• Der Bieter und der Käufer tun sich gegenseitig Gefallen
• Eine über das Fachliche hinausgehende Nähe zwischen Mitarbeiter und Käufer
• Erwerb von Dienstleistungen/Waren, die dem Unternehmen nicht relevant sind

Szenario 6:

Es gibt beim Beschaffungsbetrug mehrere Schichten von Betrug. Eine Schicht besteht darin, die Qualität der Waren/Dienstleistungen zu kompromittieren, während die zweite Schicht darin besteht, Angaben über den Qualitätsaspekt bei den eingereichten Angeboten vollständig zu verbergen. Lieferung von minderwertigen Waren/Dienstleistungen wirkt sich letztendlich auf das Endprodukt aus. Es gibt für solch ein unehrlicher Lieferant mehrere Möglichkeiten, um den guten Willen eines Käufers auszunutzen und kann auch Verträge verstoßen, wovon der Käufer keine Kenntnis hat.

• Doppelte Zahlungen in bar sowie AP-Transfer
• Unzulässige Vorauszahlungsanträge
• Drohen, der Lieferung von Waren/Dienstleistungen ohne Einhaltung der Vertragsbeendigungsklauseln zu halten

Kurzum möchten wir daher die Notwendigkeit stetiger und zuverlässiger Wachsamkeit bzgl Ihrem Beschaffungsteam und Ihren Mitarbeitern im Allgemeinen betonen. Unabhängig von der Bezeichnung oder Befugnis muss das Standardprotokoll von allen Mitarbeitern des Unternehmens befolgt werden. Eine gute Möglichkeit, immer die Standardisierung einzuhalten, ist die Aufrüstung oder Integration Ihres vorhandenen ERP-Systems mittels einer effizienten Procure-to-Pay-Technologie mit einem sicheren Gebotssystem.