TL; DR

• Le Procure-to-Pay (P2P) est un processus de bout en bout couvrant tout, de la réquisition de biens/services au paiement des fournisseurs, garantissant des flux d’approvisionnement et financiers sans faille.
• Pourquoi c’est important : Il favorise le contrôle financier, l’efficacité opérationnelle et la conformité, tout en favorisant des relations plus solides avec les fournisseurs.
• Défis sans automatisation : Les processus manuels et décousus entraînent des retards, des erreurs, des violations des politiques et une mauvaise gestion des fournisseurs.
• Avantages du logiciel P2P : Automatise les flux de travail, réduit les temps et les coûts de cycle, augmente la transparence et permet des livraisons à temps.
• Meilleures pratiques : Standardisez les processus, utilisez des outils basés sur l’IA, améliorez la collaboration avec les fournisseurs et exploitez les données pour réaliser des économies mesurables.

Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?

Le Procure-to-Pay (purchase to pay ou P2P) est le processus d’obtention et de gestion des matières premières nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service. Il englobe les données relatives à l’exécution de la commande et au paiement du bien ou du service, ainsi que le flux transactionnel des données envoyées à un fournisseur. Cette approche globale du cycle P2P garantit une opération rationalisée du début à la fin, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité du processus d’approvisionnement.

Étape par étape : Comprendre le flux de travail du processus Procure-to-Pay

En savoir plus : Flux de travail du processus Procure-to-Pay

• Réquisition : Les membres du personnel d’exploitation qui souhaitent effectuer des achats de biens ou de services créent des réquisitions. L’automatisation de l’activité permet au personnel des opérations de remplir électroniquement les réquisitions, en choisissant fréquemment des éléments dans une gestion de catalogue d’approvisionnement contrainte ou une liste d’articles pré-approuvée.
• Approbation de la réquisition : Une réquisition doit être approuvée avant de pouvoir être distribuée aux fournisseurs. Compte tenu du temps nécessaire pour obtenir les autorisations, les systèmes d’approbation manuelle ont longtemps été inefficaces, car les approbations sont parfois retardées ou obtenues après coup. L’automatisation permet l’acheminement électronique de ces demandes, ce qui accélère le processus d’approbation.
• Émission de bons de commande : Un bon de commande est remis au fournisseur une fois qu’une demande est autorisée. Sans automatisation, les bons de commande sont envoyés par fax, par e-mail ou appelés aux fournisseurs. L’automatisation permet la transmission électronique des bons de commande et le retour électronique des accusés de réception.
• Réception des factures : Les factures sont principalement soumises par les fournisseurs par courrier, qui, une fois reçues, sont saisies manuellement dans le système ERP/AP. Dans les services automatisés de comptabilité fournisseurs, les factures peuvent être reçues par voie électronique ; Et dans le cas de factures reçues manuellement, elles peuvent être numérisées dans le système.
• Appariement des factures : Une fois reçues, les factures doivent être appariées aux bons de commande et aux reçus afin que le paiement puisse être versé au fournisseur selon les conditions de paiement négociées.

Lire la suite : Comment automatiser le processus de rapprochement des factures à 3 voies

6. Émission de paiements : Une combinaison d’ACH (Automated Clearing House) et de cartes d’approvisionnement (P-Cards) augmente le volume de paiements traités par voie électronique.

Le cycle Procure-to-Pay expliqué : de la demande au paiement

• Planification des exigences : Le cycle commence lorsqu’une personne de l’organisation découvre qu’elle a besoin d’un certain élément pour terminer un travail. Les matières premières, les outils ou même les services, comme l’embauche d’un entrepreneur pour aider à une tâche, pourraient tous être des exemples.
• Demande de devis : Une fois le besoin identifié, la personne responsable crée une demande, un peu comme une liste de courses, en précisant ce dont elle a besoin et quelle quantité elle en a besoin.
• Obtenir l’approbation : La demande doit passer par un processus d’approbation où un employé supérieur détermine si elle est nécessaire et dans les limites du budget de l’entreprise. Si tout semble en ordre, la demande est accordée.
• Trouver un fournisseur : Après l’approbation, l’entreprise recherche un fournisseur capable de fournir les biens ou les services dont elle a besoin. Ils peuvent examiner différents fournisseurs, évaluer les coûts et évaluer la fiabilité de chacun d’entre eux.
• Effectuer l’achat : Après avoir choisi le fournisseur, l’entreprise émet un ordre d’achat formel.
• Réception des marchandises : Après avoir reçu le bon de commande, le fournisseur livre les marchandises ou rend les services conformément au contrat.
• Création de la facture de paiement : Une fois que tout semble bon, le fournisseur remet à l’entreprise une facture, qui fonctionne comme une facture pour les marchandises qu’elle a livrées.
• Paiement et approbation : Pour s’assurer que tout a été fait correctement, la facture doit passer par un processus d’approbation interne avant d’être payée. Après approbation, l’entreprise paie le fournisseur pour les biens ou les services qu’il a fournis.
• Établir des relations avec les fournisseurs : Après la vente, les entreprises continuent souvent d’avoir des interactions positives avec leurs fournisseurs. Les futurs projets en bénéficient puisqu’ils peuvent s’appuyer sur des fournisseurs fiables et peut-être même négocier plus efficacement.

Lire la suite : Cycle Procure-to-Pay : 6 conseils pratiques pour améliorer et optimiser

Pourquoi le Procure-to-Pay (P2P) est essentiel à la réussite d’une entreprise

Le Procure-to-Pay (P2P) fait partie intégrante du cadre financier et opérationnel d’une organisation, crucial pour la gestion des dépenses et l’optimisation du cycle d’approvisionnement. Voici pourquoi le P2P est si important :

• Contrôle financier : Les processus P2P permettent de s’assurer que toutes les dépenses sont approuvées au préalable et dans les limites des contraintes budgétaires. Ce niveau de contrôle est essentiel pour maintenir la santé financière et prévenir les dépenses excessives. En gérant le processus d’approvisionnement de bout en bout, de la demande initiale au paiement final, les entreprises peuvent garder un contrôle serré sur leurs finances.
• Efficacité opérationnelle : La rationalisation du processus P2P peut améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle. L’automatisation des tâches de routine telles que la passation de commandes, le traitement des factures et le paiement peut réduire le temps de cycle et libérer les ressources des employés pour des activités plus stratégiques. Cela augmente la productivité et réduit les coûts associés aux processus manuels.
• Conformité et transparence : des  processus P2P efficaces permettent de garantir la conformité aux politiques internes et aux exigences réglementaires externes. Ceci est réalisé grâce à des procédures standardisées et à une documentation centralisée, qui améliorent également la transparence de toutes les transactions.
• Gestion des relations avec les fournisseurs : Un processus P2P bien géré améliore les relations avec les fournisseurs en garantissant des paiements en temps opportun et une exécution précise des commandes. Cela peut conduire à de meilleures conditions et à une meilleure fiabilité, ce qui est crucial pour maintenir une chaîne d’approvisionnement stable.

Dans l’ensemble, le processus P2P est essentiel pour toute organisation qui cherche à optimiser ses dépenses, à améliorer ses capacités opérationnelles et à maintenir des relations solides avec ses fournisseurs, contribuant ainsi directement aux résultats.

Conditions importantes du logiciel Procure to Pay

Gestion du catalogue d’approvisionnement :

Processus de gestion du cycle de vie des catalogues contenant des articles précontractuels provenant d’un ou de plusieurs fournisseurs.

Le cycle de vie peut être décomposé en plusieurs étapes :

• Créer » Approuver » Publier » Expirer » Mettre à jour
• Créer/mettre à jour des catalogues à l’écran ou en téléchargeant des fichiers
• La classification des articles via le moteur d’IA permet d’analyser les dépenses en temps réel.
• Les catégories typiques comprennent les fournitures de bureau, les fournitures informatiques, les fournitures spécifiques à un domaine telles que la MRO, les fournitures de laboratoire, etc.

Informations typiques dans les catalogues :

• Identificateurs : Fournisseur, # d’article du fournisseur, article interne #
• Informations sur l’article : Descriptions courtes et longues, Catégorie, Attributs
• Prix : Prix du marché & Prix négocié / contracté / réduit
• Contenu riche : image de l’article, URL du produit, site Web du fournisseur

Types de catalogues

Catalogue interne

• Créé par l’administrateur ou partagé par les fournisseurs
• Champs configurables tels que les contrôles environnementaux, les taxes d’État, etc.
• Effectuez une recherche dans plusieurs champs, filtrez par prix/catégorie, comparez les articles

Punchouts (catalogue externe/hébergé par un fournisseur)

• Le contenu maintenu et hébergé par le fournisseur pourrait être négocié
• L’échange de données se fait à l’aide de protocoles standard
• Les utilisateurs sont dirigés vers des sites de punch-out où ils ajoutent des articles au panier
• Lors du paiement, les informations du panier sont transférées vers eProcurement

Catalogues d’approvisionnement publiés

• Catalogues d’approvisionnement partagés par les fournisseurs en place via le portail des fournisseurs

Demandes:

Les utilisateurs finaux/demandeurs formulent une demande pour les marchandises dont ils ont besoin par le biais d’une demande d’achat (RP) ou d’une réquisition en ajoutant des articles au panier et en soumettant la demande sur la page de paiement, comme sur les sites Web de commerce électronique (Amazon, Snapdeal, Alibaba, etc.)

Cartes d’approvisionnement/P-cards

Les cartes d’approvisionnement/cartes P sont des cartes de crédit émises aux acheteurs pour leur permettre d’acheter directement des articles sans processus d’approbation

• Les catégories autorisées et la limite de dépenses sont pré-approuvées
• Le fournisseur débite directement le compte P-card, qui est facturé périodiquement
• Le relevé de la carte P est rapproché de la transaction avant le règlement

Flux de travail d’approbation :

• Les demandes dépassant la limite de dépenses du demandeur doivent être approuvées
• Les flux de travail d’approbation sont configurés à l’aide d’un éditeur glisser-déposer
• De tels flux de travail nécessitent généralement l’approbation du responsable du reporting
• Des règles de routage complexes basées sur la combinaison du total du panier, de la source/des catégories d’articles, de l’unité commerciale et du centre de coûts/service peuvent être configurées visuellement par les administrateurs ou les utilisateurs
• Les approbateurs peuvent accepter, rejeter, déléguer l’approbation ou la renvoyer au demandeur

Bons de commande :

• Un bon de commande (PO) est une confirmation formelle de l’exigence, envoyée au fournisseur. Il comprend le prix et la quantité des articles commandés, les frais supplémentaires, les taxes, ainsi que les informations de facturation et d’expédition
• Lorsqu’il est créé sur la base d’un contrat, il porte le numéro du contrat.
• Les commandes peuvent être imprimées sur un modèle personnalisé ou envoyées par e-mail aux fournisseurs. Les fournisseurs peuvent également consulter les commandes sur le portail ou les recevoir par voie électronique
• Une commande globale peut être créée pour les articles fréquemment commandés. Le montant total est plafonné, et il est généralement valide pour un exercice financier
• La conversion automatique des demandes d’achat en commandes est disponible
• Les bons de commande sont validés dans l’ERP pour servir d’entrée pour les modules d’inventaire et de réception des marchandises

Réception des marchandises :

• Une réception de marchandises est un document délivré pour accuser réception des articles qui y sont énumérés. En d’autres termes, il s’agit d’un document utilisé pour enregistrer les spécificités des articles physiquement reçus dans l’entrepôt.
• Permet aux demandeurs ou au personnel de l’entrepôt de recevoir les marchandises commandées
  • Réception de bureau : les demandeurs reçoivent contre réquisition
  • Réception centrale : personnel de l’entrepôt, acheteurs reçoivent contre le bon de commande
• Le système peut enregistrer la quantité rejetée, pour permettre la création de reçus de retour
• Les réceptions peuvent être obligatoires pour certaines catégories de marchandises
• Les tolérances peuvent être configurées pour éviter la surréception

Facture:

• Instrument commercial émis par un vendeur à un acheteur. Il identifie les deux parties commerciales et énumère, décrit et quantifie les articles vendus, indique la date d’expédition et le mode de transport, les prix et les remises (le cas échéant), ainsi que les conditions de livraison et de paiement.
• Dans certains cas (notamment lorsqu’elle est signée par le vendeur ou son mandataire), une facture fait office de demande de paiement et devient un titre de propriété lorsqu’elle est payée intégralement. Les types de factures comprennent les factures commerciales, les factures consulaires, les factures douanières et les factures pro forma.
• Les effets (titre de créance négociable) sont émis par le fournisseur à la livraison ou à la réalisation d’une étape importante.
• Il doit être payé dans le délai de crédit convenu sur la commande/le contrat
• Le fournisseur peut offrir des escomptes pour paiement anticipé sur la facture ou de manière dynamique
• Les factures parviennent à l’acheteur de 2 manières :
  • Sous forme de factures papier par fax/courrier, qui sont numérisées par les acheteurs/AP
  • Factures électroniques (PO-flip) à partir du portail ou transmises via EDI
• Les factures sont automatiquement rapprochées (après prise en compte des tolérances)
  • Rapprochement à 2 voies : bon de commande + facture
  • Rapprochement à 3 voies : bon de commande + réception des marchandises + factures
• Les exceptions sont mises en attente, qui sont résolues par le biais d’une révision ou d’une approbation
• Les factures approuvées sont programmées pour les paiements afin de bénéficier de la période de crédit complète

Ils peuvent être enregistrés dans l’ERP pour la comptabilité/le paiement électronique

Les 6 principaux défis du Procure-to-Pay et comment les surmonter

Les organisations seront confrontées aux problèmes d’approvisionnement majeurs suivants si l’approvisionnement obsolète basé sur des feuilles de calcul n’est pas remplacé par un logiciel d’automatisation P2P robuste :

Désintégration des processus et des équipes P2P

Au sein d’une organisation, chaque département fonctionne selon ses propres procédures et priorités. Il est difficile d’assurer l’uniformité du processus d’approvisionnement en raison d’une collaboration et d’une communication inadéquates entre les ministères. L’absence d’une approche cohérente aboutit finalement à des incohérences et des erreurs flagrantes.

Technologie obsolète

Les organisations qui n’adoptent pas de nouveau logiciel d’approvisionnement au paiement peuvent être confrontées à des coûts plus élevés, à des processus plus complexes et à un non-respect des normes d’efficacité. De plus, ils risquent de ne pas répondre aux attentes et aux besoins des clients, des fournisseurs et des vendeurs, et finalement de se retrouver à la traîne de leurs concurrents dans un paysage commercial de plus en plus concurrentiel. L’adoption d’outils d’approvisionnement modernes est essentielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle, le contrôle des coûts et la compétitivité globale.

Non-respect de la conformité et des politiques

Pour éviter d’avoir à soumettre chaque demande à différents niveaux d’approbation, les employés enfreignent les politiques d’approvisionnement. De plus, en raison d’un manque de communication claire et opportune, les différentes équipes participant au processus, telles que les comptes fournisseurs et les achats, enfreignent fréquemment les exigences du contrat.

Factures sans bon de commande

Les fournisseurs envoient parfois des factures qui ne sont pas liées à un bon de commande. Ces factures peuvent être difficiles  à traiter pour les comptes fournisseurs et peuvent retarder les choses parce qu’elles ne peuvent pas être associées à un bon de commande.

Gestion des fournisseurs

Il est difficile de gérer correctement les fournisseurs et de maintenir d’excellentes relations de travail lorsque l’approvisionnement implique des processus manuels. Il peut être difficile de gérer les contrats et de surveiller les performances des fournisseurs. L’intégration de nouveaux fournisseurs peut également poser des défis et prendre beaucoup de temps.

Traitement des factures

Même si la procédure de facturation prend beaucoup de temps, le délai d’approbation est prolongé par la vérification et le traitement manuels. Cela entraîne des retards de paiement et nuit à votre relation avec les fournisseurs.

8 avantages puissants de l’utilisation d’un logiciel Procure-to-Pay (P2P)

1. Améliore le processus P2P :

Rationalisez les flux d’achat, ce qui accélère et rend plus efficace l’acquisition des biens et services nécessaires.

2. Réduit les coûts de traitement de l’approvisionnement au paiement :

En automatisant les tâches et en réduisant les interventions manuelles, les outils P2P permettent de réduire les dépenses administratives et d’améliorer la rentabilité.

3. Assure la transparence du processus d’approvisionnement au paiement :

Les outils P2P offrent une visibilité en temps réel sur les activités d’approvisionnement, ce qui permet aux parties prenantes de suivre les achats et d’assurer la conformité aux réglementations.

4. Renforce la relation avec les fournisseurs et le vendeur :

Une meilleure communication et des transactions efficaces favorisent des relations plus solides et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs.

5. Donne une chance de négocier le prix :

L’accès à des données d’approvisionnement détaillées permet aux organisations de négocier de meilleurs prix et conditions avec les fournisseurs.

6. Facilite la création de rapports sur les données du cycle P2P :

Les outils P2P génèrent des rapports complets, facilitant la prise de décision basée sur les données et l’analyse des performances.

7. Améliore la productivité du processus d’approvisionnement au paiement :

Les processus automatisés et les flux de travail rationalisés libèrent du temps et des ressources, ce qui permet d’augmenter la productivité globale.

8. Aide à faire une « livraison à temps » :

En optimisant les processus d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement, les outils P2P contribuent à assurer la livraison rapide des biens et des services, améliorant ainsi la satisfaction des clients.

Avantages du logiciel Procure-to-Pay : pourquoi votre entreprise en a besoin maintenant

1. Simplifiez le processus

La plateforme mondiale centralise, normalise et contrôle le processus, tout en étant facile à utiliser en ligne, ce qui entraîne une adoption élevée. Il s’intègre de manière transparente aux systèmes ERP existants et prend en charge les cartes P, offrant une compatibilité et des fonctionnalités améliorées.

2. Assurez la conformité

Le système applique efficacement la politique d’approvisionnement et le respect du budget tout en assurant un suivi des contrats en temps réel. De plus, il permet un suivi précis des dépenses par catégorie, assurant ainsi un meilleur contrôle financier et une meilleure prise de décision. Après avoir adopté une solution d’approvisionnement au paiement, les meilleures entreprises affichent que 85 % des commandes sont conformes aux contrats et 75 % des dépenses sont conformes aux contrats.

3. Automatiser et réduire le temps de cycle P2P

La plateforme facilite la mise en place transparente de catalogues d’approvisionnement et de punch-outs pour les achats indirects, tout en offrant des flux de travail d’approbation robustes pour des processus d’approvisionnement rationalisés. De plus, il automatise la génération de bons de commande et le rapprochement des factures, et fournit un portail fournisseur pour la visualisation des commandes, la conversion facile des bons de commande en factures et le suivi des paiements, améliorant ainsi l’engagement et l’efficacité des fournisseurs.

4. Accélérer et étendre le processus d’approvisionnement au paiement

Le moins de votre temps et de votre argent précieux devrait être consacré à l’obtention d’articles et à l’achat de logiciels payants pour votre entreprise. Quelque chose ne va pas si la création d’un bon de commande prend plus de quelques minutes. Vous pouvez volontiers faire vos adieux à votre cycle P2P d’une semaine grâce à des procédures d’approvisionnement au paiement de classe mondiale.

5. Transparence

Vous devez avoir une visibilité claire sur l’argent qui quitte votre entreprise afin de contrôler vos dépenses. L’objectif de l’exercice est perdu si vous et votre équipe passez maintenant une journée entière ou plus à compiler des informations sur les dépenses mensuelles. Vous serez ravi d’avoir accès aux informations d’achat, aux rapports, etc. dans l’ensemble de votre organisation une fois que votre logiciel Procure to Pay aura été mis à niveau.

Meilleures pratiques Procure-to-Pay : comment rationaliser et optimiser votre cycle P2P

• Normaliser les processus et préciser les rôles et responsabilités de chaque partie.
• Encourager les parties prenantes transverses à communiquer et à travailler ensemble
• Offrir une transparence totale des données pour augmenter la visibilité sur tous les aspects
• Adoptez un logiciel P2P évolutif et appuyez-vous sur une technologie fiable pour automatiser la procédure
• Améliorez la gestion et l’engagement des fournisseurs tout en mettant l’accent sur l’amélioration des relations avec les fournisseurs
• Utiliser les données pour établir des objectifs mesurables et étayés par des données
• Surveillez en permanence ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas afin de rationaliser davantage vos flux de travail et de maximiser les économies.

Maintenant que vous connaissez parfaitement l’approvisionnement jusqu’au paiement et la façon de l’améliorer, il est temps d’évaluer votre partenaire de transformation numérique. Rendez-vous sur notre page sur les logiciels d’approvisionnement au paiement et explorez la suite de solutions basées sur l’IA de Zycus ou réservez une démo avec nos experts !

Foire aux questions

Question 1. Qu’est-ce que le Procure-to-Pay (P2P) en termes simples ?
Le Procure-to-Pay, ou P2P, est le processus utilisé par les entreprises pour réquisitionner, acheter, recevoir et payer des biens et des services. Il connecte les achats et les comptes fournisseurs dans un flux de travail transparent, aidant les organisations à contrôler les coûts et à rationaliser les opérations.

Question 2. Pourquoi l’automatisation du processus P2P est-elle importante ?
L’automatisation réduit les erreurs manuelles, accélère les approbations, améliore la conformité aux politiques d’approvisionnement et améliore les relations avec les fournisseurs. Les entreprises qui utilisent l’automatisation P2P constatent un traitement des factures jusqu’à 65 % plus rapide et des coûts opérationnels réduits de 30 à 50 %.

Question 3. Comment les logiciels P2P améliorent-ils les relations avec les fournisseurs ?
R : En garantissant des paiements en temps opportun, une communication en temps réel et une exécution précise des commandes, les logiciels P2P favorisent la confiance et la collaboration. Cela conduit à de meilleures conditions contractuelles et à une chaîne d’approvisionnement plus fiable.

Question 4. Quels sont les défis courants dans les processus P2P traditionnels ?
Les principaux défis sont les systèmes déconnectés, les approbations manuelles, les factures sans bon de commande, les retards de paiement et la mauvaise visibilité sur les données de dépenses. Les solutions P2P modernes éliminent ces goulets d’étranglement.

Question 5. Qu’est-ce que le rapprochement des factures à 3 voies en P2P ?
Il s’agit d’un processus dans lequel le bon de commande, la réception des marchandises et la facture du fournisseur sont automatiquement comparés pour garantir l’exactitude avant le paiement. Cela permet d’éviter les trop-payés et la fraude.

Question 6. Les systèmes P2P peuvent-ils s’intégrer aux solutions ERP ?
Oui. Le logiciel P2P de Zycus s’intègre de manière transparente aux principales plateformes ERP, améliorant ainsi leurs capacités sans perturber les flux de travail existants.

Question 7. Qu’est-ce qu’une carte d’achat (P-Card) en P2P ?

Les P-Cards permettent aux employés d’effectuer directement de petits achats pré-approuvés, en contournant les longs flux de travail d’approbation pour les articles de faible valeur. Les limites et les catégories de dépenses sont contrôlées dans le système P2P.

Question 8. Comment les logiciels P2P assurent-ils la conformité ?
Il applique les politiques d’approvisionnement par le biais de flux de travail automatisés d’approbation, de vérifications budgétaires et de surveillance de la conformité des contrats. Après la mise en œuvre, les entreprises signalent jusqu’à 85 % de conformité aux commandes.

Question 9. Quelles sont les fonctionnalités que je dois rechercher dans une solution P2P ?
Chercher:

• Flux de travail automatisés de la demande au paiement
• Visibilité des dépenses en temps réel
• Portails fournisseurs et gestion de catalogues
• Intégration avec l’ERP existant
• Analyses et rapports alimentés par l’IA
• Solides pistes de conformité et d’audit

Question 10. Pourquoi choisir Zycus pour Procure-to-Pay ?
R : La suite P2P pilotée par l’IA de Zycus accélère la transformation des achats grâce à des fonctionnalités telles que l’automatisation cognitive, l’analyse prédictive et un portail convivial pour les fournisseurs.

Lectures complémentaires:

1. Unlocking Deep Value with GenAI in Procurement For Dummies®
2. Gagner en efficacité grâce aux solutions de gestion des dépenses longues traînes
3. Dépenses longues traînes sans intervention manuelle : le nouveau standard d’efficacité pour un processus P2P de classe mondiale