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7 SCHRITTE EINES EFFEKTIVEN BESCHAFFUNGSPROZESSES, DIE IHNEN UNBEKANNT SIND

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Die Beschaffung als Unternehmensfunktion bildet einen integralen Unternehmensaspekt.  Um Ihre Geschäfte zu betreiben, weiter auszubauen und zu optimieren, beziehen Unternehmen eine Vielzahl von Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten. Wenn Unternehmen die Vorteile der Globalisierung voll ausschöpfen wollen, müssen sie mit den besten regionalen Lieferanten zusammenarbeiten, die ihnen das beste Preis-Leistungsverhältnis garantieren können. Wenn die Beschaffung einem Unternehmen hilft, seine taktischen und strategischen Ziele zu erreichen, dann muss sie sich auf dem richtigen Weg befinden!

DEFINITION des begriffes beschaffungSprozess

Mit Beschaffungsprozess bezeichnet man eine Reihe von Schritten, die von einem Unternehmen zur Beschaffung der zum Erreichen seiner Ziele und Aufgaben erforderlichen Waren und Dienstleistungen festgelegt werden..

warum wird ein beschaffungsprozess benötigt ?

Von der Beschaffung werden Unternehmenseinnahmen für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen ausgegeben. Sie hat direkte Auswirkungen auf die Kosteneinsparungen. Aus der jährlichen Umfrage von Zycus, Pulse of Procurement 2018,  für die mehr als 400 Weltmarktführer der Beschaffungsbranche befragt wurden, geht hervor, dass für 54% aller befragten Fachkräfte Kosteneinsparungen ein Schwerpunktbereich der Beschaffung sind. 65% der Großunternehmen, 66% der mittelständischen und 55% der Kleinunternehmen mussten Ausgaben auf Unternehmensebene verwalten, wobei ein effektives Beschaffungssystem die einzige Möglichkeit war, höhere Einsparungen zu erzielen.

Zusätzlich zum Erzielen der vorgesehenen Kosteneinsparungen hilft ein effektiver Beschaffungsprozess einem Unternehmen, die Leistungen seiner Lieferanten zu steigern, Compliance-Regeln einzuhalten, Risikomanagement und die Vertragserfüllung   zu verbessern und Beschaffungszyklen zu verkürzen.

warum ist eine regelmässige bewertung des beschaffungsprozesses erforderlich?

Durch eine regelmäßige Bewertung der zur Erfüllung der Beschaffungsanforderungen des Unternehmens vom Lieferanten erbrachten Leistungen, hilft ein Beschaffungsprozess, die Stärken und Schwächen eines Lieferanten zu identifizieren und darüber hinaus Strategien für eine Leistungsverbesserung zu entwickeln und umzusetzen. Ein effektiver Beschaffungsprozess ermöglicht es ferner Unternehmen, langfristige Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen. Durch eine Fokussierung auf das Lieferantenbeziehungsmanagement führen die zwischen den Parteien geschaffenen Synergien zu Angeboten, die Lieferanten wie Einkäufern maximale Werte garantieren.

Ein umsichtig implementierter Beschaffungsprozess, verhilft einem Unternehmen zu einer besseren Transparenz in Bezug auf die Leistungen der Stakeholder. Eine bessere Transparenz verhilft Unternehmen zu einer besseren Compliance in Hinsicht auf Kosten, Qualität der Produkte/Dienstleistungen usw.

wie kann ein beschaffungsprozess helfen?

Angesichts der heutigen weltweiten politischen und wirtschaftlichen Instabilität, sich  ändernder Handelsgesetze usw. kann die Einführung eines klar definierten Beschaffungssystems Unternehmen beim Verwalten ihrer Lieferketten und der damit verbundenen Risiken helfen. Durch das Verwalten von Risiken, wie finanzielle Risiken, operative Risiken, Vertragsrisiken usw. verhindert ein Beschaffungsprozess Störungen der Lieferkette, die die Erträge eines Unternehmens beeinträchtigen können.

Ein effektiver Beschaffungsprozess gewährleistet in jeder Phase des Beschaffungszyklus eine höhere Prozesseffizienz, was wiederum zu einer Verkürzung der Zykluszeiten führt.

Bei der Beschaffung handelt es sich um mehr als nur den Erwerb von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Zu einem effektiven Beschaffungsprozess gehört ein umfassendes Verständnis der Anforderungen aller Geschäftsbereiche, die Auswahl des zum Erfüllen dieser Anforderungen am besten geeigneten Lieferanten, eine regelmäßige Bewertung der Lieferantenleistung und das Verhandeln von Verträgen, die ein bestmögliches Preis-Leistungsverhältnis garantieren.  .

 7 schritte eines effektiven beschaffungsprozesses

Nachdem wir nun ermittelt haben, welche Bedeutung ein Beschaffungsprozess hat, ist der nächste Schritt die Konzipierung des Prozesses. Nachfolgend finden Sie sieben Schritte eines effektiven Beschaffungsprozesses:

schritt 1: Ermitteln des Bedarfs an Waren und dienstleistungen aller geschäftseinheiten

Der Beschaffungszyklus beginnt, wenn eine der Geschäftseinheiten eines Unternehmens  Waren/Dienstleistungen von einem externen  Lieferanten benötigt. Folglich ist der erste Schritt eines Beschaffungsprozesses das Ermitteln und Bestätigen der Anforderungen einer jeden Geschäftseinheit des Unternehmens. Das wiederum sorgt für Transparenz in den Ausgabenbereichen und Kategorien, die Voraussetzung für eine Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten mittels Ausgabenanalyse ist.

schritt 2: Erstellen und bewerten einer liste mit lieferanten

Nachdem die Geschäftseinheiten ihren Bedarf identifiziert haben, ist der nächste Schritt das Erstellen einer Liste mit potentiellen Lieferanten, die die angeforderten Waren/Dienstleistungen bereitstellen können. Das kann mittels einer einfachen Internetrecherche erfolgen oder auf strukturierte Art wie über RFPs, RFQs und RFIs.

Aufgabe dieses Prozesses ist eine Bewertung der relevanten Lieferanten. Zu den Bewertungsgrößen gehören Preis, Qualität, Reputation in der Industrie, und Anerkennung, Gewährleistungen und Gewährleistungsbedingungen. Nach Abschluss dieser Bewertung wird der Lieferant gewählt, der das beste Preis-Leistungsverhältnis zu bieten hat. .

schritt 3: vertragsverhandlungen Mit Dem AUSGEWÄHLTEN LiEFERANTEN

Nach Auswahl des zur Erfüllung der Unternehmensanforderungen am besten geeigneten Lieferanten beginnen die Vertragsverhandlungen. Vertragsverhandlungen sind von großer Bedeutung, nachdem sie eine maximale Wertschöpfung garantieren und die Grundlage für die Käufer-Lieferantenbeziehung bilden. Zu diesem Prozess gehört die Bewertung kritischer Faktoren wie Preisstruktur, Arbeitsumfang, Bedingungen, Lieferfristen,  usw. Eine detaillierte Analyse und detaillierte Vertragsverhandlungen ermöglichen, zusätzliche Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu ermitteln, einschließlich Dynamic Discounting.

schritt 4: ausfertigen der bestellanforderung und freigeben der bestellung

Nach der Unterzeichnung des Vertrags mit dem Lieferanten folgt als nächster Schritt das Ausfertigen einer Bestellanforderung (PR). Eine PR enthält eine Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Preisgestaltung und Mengen, Lieferanteninformationen und Genehmigungsworkflow.

Nach Genehmigung der PR gibt das Finanzteam die Bestellung für den Lieferanten frei, die Informationen enthält wie PO-Nummer, Zahlungsbedingungen, Lieferanteninformationen usw.

schritt5: zahlungsabwicklung nach rechnungseingang

Nachdem der Lieferant eine Bestellung erhalten hat, sendet er eine Rechnung mit dem Preis der angeforderten Waren/Dienstleistungen. Nachdem das Unternehmen die Bestellung und die Rechnung erhalten hat, vergleicht das Beschaffungsteam beide, um Mengen und Qualität zu überprüfen.

In Abhängigkeit von den zwischen dem Unternehmen und seinem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen, erfolgt die Zahlung vor oder nach der Lieferung.

schritt 6: empfang und überprüfen der angeforderten Waren/ dienstleistungen

Je nach Zahlungs- und Vertragsbedingungen werden die Waren/Dienstleistungen durch den Lieferanten bereitgestellt. Bei ihrem Empfang müssen sie vom Unternehmen überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie die vom Unternehmen vorgegebenen Qualitätsanforderungen erfüllen.

schritt 7: ordnungsgemässe rechnungsablage

Nach Empfangnahme der Lieferung ist es Best-Practice-Standard, alle Rechnungen ordnungsgemäß abzulegen, um Ausgaben und die verschiedenen Ausgabenkategorien innerhalb des Unternehmens kontrollieren zu können. .

zusammenfassung

Die Beschaffung ist auf dem Weg, sich in eine langfristige strategische Unternehmensfunktion zu verwandeln und ihre rein operative Vergangenheit hinter sich zu lassen. Zweck dieses Beitrags war deshalb, Unternehmen zu helfen, einen gut strukturierten und effektiven Beschaffungsprozess zu entwickeln.

Nachdem Unternehmen die unterschiedlichsten Beschaffungsanforderungen haben, können die hier angeführten Schritte bequem den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

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