Vertr\u00e4ge sind leider nur oberfl\u00e4chliche Versprechungen. Aufgrund des formalen und strukturierten Wesen eines Vertrages erwarten wir, dass die an einem Vertrag beteiligten Parteien ihre jeweiligen Versprechen einhalten. Das ist aber kaum der Fall. Jeden Tag ist bei gro\u00dfen globalen Organisationen Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen zu sehen.<\/p>\n
Nach Angaben der Aberdeen-Gruppe kostet die ineffektive Verwaltung von Vertr\u00e4gen die Unternehmen aufgrund verpasster Einsparungsm\u00f6glichkeiten 153 Milliarden Dollar pro Jahr.<\/p>\n
Das Vertragsmanagement l\u00e4sst sich im Gro\u00dfen und Ganzen in zwei Arten von Aufgaben unterteilen:<\/p>\n
Vertr\u00e4ge werden niemals von nur einer Person verfasst. Jeder Vertrag hat seinen Anteil an den Beitr\u00e4gen des Antragstellers, in dessen Gesch\u00e4ftsbereich der Vertrag budgetiert sein k\u00f6nnte, der Finanz- und Verwaltungsteams, die hinsichtlich der Zahlungsbedingungen kritisch sein k\u00f6nnten, des Rechtsteams, das hinsichtlich der Entsch\u00e4digungsklauseln pingelig sein k\u00f6nnte, und so weiter. Bei gro\u00dfen Organisationen f\u00fchren mehrere parallel arbeitende Mitarbeiter zu einer mehrmonatigen Verz\u00f6gerung der Ergebnisse, und es gibt immer jemanden, der eine Version mit einer anderen abstimmt.<\/p>\n
Es gibt zwar bestimmte Schritte, die Beschaffungsprofis unternehmen k\u00f6nnen, um den Prozess der Vertragserstellung zu rationalisieren und Vertr\u00e4ge, die mit den Gesch\u00e4ftszielen \u00fcbereinstimmen, sehr schnell zu bearbeiten, aber wir sind derzeit mehr an der zweiten Art von Vertragsmanagement interessiert.<\/p>\n
Der Abschluss eines Vertragsentwurfs ist erst der Anfang. Organisationen, denen es an einem ordnungsgem\u00e4\u00dfen Vertragsmanagement mangelt, sind nicht in der Lage, vertragliche Verpflichtungen gegen\u00fcber ihren Lieferanten oder sogar gegen\u00fcber ihren eigenen Mitarbeitern durchzusetzen. Nicht alle Vertr\u00e4ge in mittelgro\u00dfen und gr\u00f6\u00dferen Unternehmen entsprechen den erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen, und es ist m\u00fchsam, den \u00dcberblick \u00fcber die anstehenden Aktualisierungen im jeweiligen Prozess zu behalten.<\/p>\n
\u2026 wenn es um die Vertragsnutzung, die Leistungs\u00fcberwachung und die Einhaltung von Vorschriften geht:<\/p>\n
Au\u00dfervertragliche Ausgaben oder Ausrei\u00dfer-Ausgaben spiegeln letztlich die mangelnde F\u00e4higkeit des Beschaffungswesens wieder, die Einhaltung der Ausgaben durchzusetzen. Selbst wenn die Eink\u00e4ufe gem\u00e4\u00df den bestehenden Vertr\u00e4gen get\u00e4tigt werden, verf\u00fcgt das Team m\u00f6glicherweise nicht \u00fcber die Mittel, um die richtigen Eink\u00e4ufe mit den richtigen Vertr\u00e4gen abzugleichen, was zu “gef\u00fchlten Ausrei\u00dfer-Ausgaben” f\u00fchrt.<\/p>\n
Manchmal gehen die Mitarbeiter auch falsche Verpflichtungen gegen\u00fcber den Lieferanten ein, deren Hauptlast wiederum von der Beschaffung getragen wird. Ein gro\u00dfer Teil der Aufgaben des Beschaffungs- und Verwaltungsteams besteht darin, jeden Tag mit den Lieferanten zu feilschen.<\/p>\n
Der Schwerpunkt des Legal-Teams besteht darin, bevorzugte und aktuellste Klauseln durchzusetzen und die Einhaltung kritischer gesetzlicher Richtlinien zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n
Da neue Vertr\u00e4ge im Handumdrehen bearbeitet werden, es keinen festgelegten Genehmigungsprozess gibt und die Antragsteller die Vertr\u00e4ge ohne die erforderliche \u00dcberpr\u00fcfung nach au\u00dfen schicken, werden die Ziele des Rechtsteams nicht eingehalten.<\/p>\n
Die Aufgaben der Vertragserstellung und -Verwaltung geh\u00f6ren zu einzelnen Abteilungen des Unternehmens – die neue Rolle des “Projektmanagers” hat jedoch in den letzten Jahrzehnten mittlere und gro\u00dfe Unternehmen durchdrungen. Im Rahmen des Themas, mit dessen bei diesem Beitrag umgegangen wird, sind die Projektleiter f\u00fcr die Erstellung von Prozessvorlagen und die Verfolgung des Vertragsfortschritts verantwortlich.<\/p>\n
Da zu viel Iteration bei jedem Vertrag – multipliziert mit Hunderten von Vertr\u00e4gen – unterschiedlich gemacht wird, k\u00f6nnen MS Excel-Tracker und Haftnotizen f\u00fcr die Projektmanager katastrophal sein. Dies f\u00fchrt in den meisten F\u00e4llen zu nicht konformen Vertr\u00e4gen.<\/p>\n
Nur das Vorhandensein gro\u00dfer Vertr\u00e4ge im Speicher des Unternehmens garantiert nicht, dass sich die Antragsteller der Existenz dieser Kontakte bewusst sind und dass sie wissen, wie sie sie nutzen k\u00f6nnen. Anforderer k\u00f6nnen am Ende mehrere Stunden damit verbringen, Lieferanten zu bewerten und mit ihnen zu kommunizieren, da es keine einfache M\u00f6glichkeit gibt, Vertr\u00e4ge in kaufbare Kataloge umzuwandeln. Die Anforderer sollten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, aber das Abrufen mehrerer Ebenen von Zulassungen bei solchen K\u00e4ufen k\u00f6nnte zu einem weiteres Problem werden, mit dem sie umgehen m\u00fcssen.<\/p>\n
Abgesehen von den oben genannten Problemen sind zus\u00e4tzlich besch\u00e4digte Lieferantenbeziehungen dabei \u00e4u\u00dferst wahrscheinlich, da Exzellenz beim Vertragsmanagement eine geringe Priorit\u00e4t einger\u00e4umt wird. Laut IACCM sind 30-35 % der Vertr\u00e4ge einer Organisation – was 9 % des Jahresumsatzes entspricht – am Ende unterdurchschnittlich.<\/strong><\/p>\n Nach einem Jahr, in dem Ihnen die bestm\u00f6glichen Preise in der Branche angeboten werden, wird ein Lieferant, dessen Vertrag Ihre Organisation nur bis zu 30% genutzt hat, diese S\u00e4tze im n\u00e4chsten Jahr definitiv erh\u00f6hen, oder schlimmer noch, jede weitere Gesch\u00e4ftsverbindung mit Ihnen widerrufen.<\/p>\n Durch eine ideale kaufseitigen Vertragsmanagement<\/a>-L\u00f6sung kann die richtige Passform zu den Beschaffungszielen und rechtlichen Zielen Ihres Unternehmens nicht nur alle oben genannten Prozesseffizienzen f\u00fcr jede Abteilung sicherstellen, sondern auch Einsparungen in Millionen von Dollar realisieren.<\/p>\n Genau genommen, 600% Mehreinsparung durch Verdoppelung der Vertragskonformit\u00e4t (Quelle: IACCM) und 12% mehr Einsparungen insgesamt (Quelle: PwC).<\/strong><\/p>\n Im Folgenden finden Sie eine kurze Liste der M\u00f6glichkeiten, wie eine richtige Vertragsverwaltungsl\u00f6sung Ihnen hilft, die Vertragsauslastung und -Einhaltung Ihres Unternehmens zu erh\u00f6hen.<\/p>\n All diese Faktoren sorgen f\u00fcr die beste Vertragsmanagement-L\u00f6sung. Bei Unternehmen, die jedes Jahr mit Hunderten von Lieferanten, Partnern und H\u00e4ndlern zu tun haben, f\u00fchrt das Fehlen einer solchen L\u00f6sung mit Sicherheit zu Vertragsrisiken und Verlusten in Millionenh\u00f6he, die eingespart werden k\u00f6nnen h\u00e4tten.<\/p>\n Um einen tieferen Einblick in die Vertragsmanagement-L\u00f6sung von Zycus zu erhalten, besuchen Sie unsere Website <\/em>hier<\/strong><\/a> und <\/em>legen Sie<\/strong><\/a> eine schnelle Beratung oder eine vollwertige Demo dar\u00fcber auf Anfrage fest. <\/em><\/p>\nVersprechen m\u00fcssen nicht gebrochen werden<\/strong><\/h2>\n
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