{"id":4016,"date":"2020-04-07T15:17:47","date_gmt":"2020-04-07T09:47:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.zycus.com\/de\/4-funktionen-uber-die-ihr-projektmanagement-tool-verfugen-sollte\/"},"modified":"2025-08-14T09:55:41","modified_gmt":"2025-08-14T09:55:41","slug":"4-funktionen-uber-die-ihr-projektmanagement-tool-verfugen-sollte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.zycus.com\/de\/blog\/beschaffungstechnologie\/4-funktionen-uber-die-ihr-projektmanagement-tool-verfugen-sollte","title":{"rendered":"4 Funktionen \u00fcber die ihr Projektmanagement Tool Verf\u00fcgen Sollte"},"content":{"rendered":"<h2>Wichtige Erkenntnisse<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Vorlagen:<\/strong> Standardisierte Templates f\u00fcr Zeitpl\u00e4ne, Kosten, Genehmigungen und Gantt-Diagramme sichern Effizienz und reduzieren Fehler in Beschaffungsprojekten.<\/li>\n<li><strong>Arbeitsabl\u00e4ufe:<\/strong> Automatisierte Workflows erm\u00f6glichen Genehmigungen per E-Mail, Echtzeit-Statusupdates und mobile Zug\u00e4nglichkeit \u2013 f\u00fcr nahtlose Zusammenarbeit.<\/li>\n<li><strong>Benutzerdefinierte Felder:<\/strong> Anpassbare Felder zur Verfolgung von Budgets, Aufgabenstatus und projektspezifischen Anforderungen \u2013 ideal f\u00fcr individuelle Gesch\u00e4ftsprozesse.<\/li>\n<li><strong>Berichterstattung:<\/strong> Grafiken, vorverarbeitete Reports und modul\u00fcbergreifende Analysen bieten volle Transparenz, vermeiden \u00dcberlastung und f\u00f6rdern fundierte Entscheidungen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wir wissen schon, dass die Beschaffung intelligente <a href=\"https:\/\/staging.zycus.com\/solution\/project-management\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Projektmanagement-Funktionen<\/strong><\/a><strong> und -Vorteile erfordert<\/strong>.\u00a0 Die F\u00e4higkeit, standardisierte Abl\u00e4ufe und Verfahren aufrechtzuerhalten sowie externe Beziehungen effizient zu verwalten, stellt das R\u00fcckgrat der Beschaffungsfunktion dar. Wie jedes Projekt m\u00fcssen diese Prozesse verwaltet werden. Allerdings f\u00e4llt es den Projektmanagern schwer, den komplexen Anforderungen der Beschaffungsprojekte gerecht zu werden.<\/p>\n<p>Projektmanager m\u00fcssen Aufsicher der Aufgaben und Phasen vollst\u00e4ndig erhalten und deren Status verfolgen k\u00f6nnen. Sie m\u00fcssen au\u00dferdem agil sein und auf dem Laufenden bleiben. Zu diesem Zweck muss ein Projekt gut definiert werden, und die erforderlichen Schritte und Verantwortlichkeiten m\u00fcssen von Anfang bis Ende eines Projekts klar festgelegt werden.<\/p>\n<p>Ein Projekt besteht aus vier Teilen &#8211; i) Umfang, ii) Zeitplan, iii) Kosten und iv) Zeitrahmen. Diese vier Aspekte m\u00fcssen von den Projekteignern effizient verwaltet werden, um ein rechtzeitiges und g\u00fcnstiges Ergebnis zu gew\u00e4hrleisten. Mit den richtigen Werkzeugen kann die Projektmanagement bei der Beschaffung effizient und nahtlos sein.<\/p>\n<p>Projektmanager sollten nach <a href=\"https:\/\/staging.zycus.com\/solution\/project-management\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Projektmanagement-<\/strong><\/a><strong>Funktionen und Vorteilen suchen,<\/strong> die ein Projekt beschleunigen und automatisieren k\u00f6nnen. Standardm\u00e4\u00dfige <strong>Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile<\/strong> tragen dazu bei, die Prozesse transparenter zu machen, um eine einfache Leistungsverfolgung zu erm\u00f6glichen. Moderne Werkzeuge dienen als eine einzige Plattform zur \u00dcberwachung des Projekts auf Phasen- und Aufgabenebene sowie zur Bereitstellung dynamischer Berichte, grafischer Ansichten und mehrdimensionaler Analysen.<\/p>\n<h2>Ein Projektmanagement-Tool mit vielversprechenden Eigenschaften und betr\u00e4chtlichen Vorteilen ist aus folgenden Gr\u00fcnden ein Muss:<\/h2>\n<ul>\n<li>Die Gewissheit, dass die durchgef\u00fchrten Projekte immer auf das strategische Gesamtziel Ihres Unternehmens ausgerichtet sind<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gartner.com\/en\/documents\/3887775\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">erh\u00f6hte Einsparungen<\/a> durch Standardisierung von Kosten und Beseitigung zus\u00e4tzlicher Betriebskosten, und<\/li>\n<li>Sichtbarkeit von Ressourcenbeschr\u00e4nkungen und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Vier Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile zum Erfolg bei der Beschaffung :<\/h2>\n<ol>\n<li>\n<h3>Vorlagen<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Es ist wichtig, einen Beschaffungsprozess beim gesamten Unternehmen zu standardisieren, um Beschaffungsaktivit\u00e4ten mit optimaler Effizienz durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen. Ein Unternehmen kann \u00fcber unz\u00e4hlige Gesch\u00e4ftseinheiten verf\u00fcgen. Diese Gesch\u00e4ftseinheiten k\u00f6nnen eine Reihe von Richtlinien haben, die unterschiedlich sind. Um die Konsistenz zu wahren, m\u00fcssen &#8216;Vorlagen&#8217; erstellt werden, die folgendes definieren:<\/p>\n<ul>\n<li>Zeitpl\u00e4ne<\/li>\n<li>Kosten<\/li>\n<li>Genehmigungen und Abh\u00e4ngigkeiten<\/li>\n<li>Stufendauer und<\/li>\n<li>Visualisierung bei Gantts zur Berichterstattung und Verfolgung<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei ihrer jeweiligen Gesch\u00e4ftseinheit k\u00f6nnen Gesch\u00e4ftsanwender die Vorlage zusammen mit den oben genannten Informationen erstellen. Das Projektmanagement-Tool sollte \u00fcber Funktionen zur Planung und Festlegung von Zeitpl\u00e4nen ihrer Beschaffungsaktivit\u00e4ten selbst in der Vorlage verf\u00fcgen, damit es bei einem neuen Projekt hilft. Die Vorlagen m\u00fcssen nach &#8220;Kategorie&#8221; und &#8220;Gesch\u00e4ftsbereich&#8221; getaggt sein.<\/p>\n<p>Die Verwendung einer Standardvorlage stellt die Standardisierung aller Projekte sowie die Einhaltung der Richtlinien sicher. Dar\u00fcber hinaus helfen voranalysierte Vorlagen, Fehler zu vermeiden. Dies sichert den Erfolg und die Akzeptanz des Projekts und spart somit Ressourcen.<\/p>\n<ol start=\"2\">\n<li>\n<h3>Arbeitsabl\u00e4ufe<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Im Rahmen eines Projektmanagementplans bezieht sich der Arbeitsablauf auf die Reihe von Schritten, die zum Abschluss der Phasen unternommen werden m\u00fcssen, und auf die Art und Weise, wie die verantwortliche Person zwischen diesen Phasen wechseln muss. Durch ein Tool mit intelligenten <a href=\"https:\/\/www.zycus.com\/de\/request-demo\"><strong>Projektmanagement-Funktionen<\/strong><\/a><strong> und -Vorteilen<\/strong> wird den Arbeitsablauf rationalisiert und Aufgaben und Aktivit\u00e4ten zwischen wichtigen Meilensteinen in eine effiziente und sinnvolle Reihenfolge geordnet.<\/p>\n<p>Ein Projektmanagement-Tool muss \u00fcber ein automatisiertes Arbeitsablaufsystem verf\u00fcgen, mit dem die Benutzer Folgendes tun k\u00f6nnen:<\/p>\n<ul>\n<li>Automatisches Senden und Empfangen von Aufgaben zur Genehmigung<\/li>\n<li>Genehmigungen direkt per E-Mail erteilen und die Kommunikation verfolgen, und<\/li>\n<li>Mitarbeiter, die auf Reisen oder au\u00dferhalb des Standorts sind, k\u00f6nnen den Projektstatus \u00fcberpr\u00fcfen und ihren eigenen Status aktualisieren. Das Tool muss auch auf dem Mobiltelefon ausgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ein automatisiertes und gut definiertes Arbeitsablaufssystem erm\u00f6glicht vollst\u00e4ndige Zusammenarbeit und verbessert die Gesamteffizienz.<\/p>\n<ol start=\"3\">\n<li>\n<h3>Benutzerdefinierte Felder<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Zwischen Projektteams gibt es Unterschiede; jedes Team muss Informationen verfolgen, die spezifisch zu Projekten, Prozessen oder Unternehmen sind. Projektmanagement-Werkzeuge funktionieren oft nicht gut mit den angebotenen Standardfeldern, da jedes Team und jede Aufgabe besondere Anforderungen stellt. Benutzerdefinierte Felder erm\u00f6glichen es den Benutzern, die Felder an bestimmte Gesch\u00e4fts- und Projektanforderungen anzupassen. Bei benutzerdefinierten Feldern k\u00f6nnen Benutzer Folgendes tun:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Arbeit beauftragen-<\/strong> Der Projektleiter kann die anstehende Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt beauftragen und die Projektaufgaben und -Zuweisungen priorisieren<\/li>\n<li><strong>Budget verwalten- <\/strong>Benutzerdefinierte Felder zur Verfolgung von Budgets und Kosten im Zusammenhang mit Ihrem Projekt, und<\/li>\n<li><strong>Den Fortschritt angeben-<\/strong> Zu den standarden Fortschrittsoptionen geh\u00f6ren &#8220;Nicht gestartet&#8221;, &#8220;In Bearbeitung&#8221; und &#8220;Abgeschlossen&#8221;. Bei den benutzerdefinierten Feldern k\u00f6nnen die Benutzer ihre einzigartige Dropdown-Liste mit den spezifischen Status, die zum Arbeitsablauf des Projekts relevant sind, einrichten.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Da keine zwei Organisationen \u00e4hnlich sind, k\u00f6nnte es eine Vielzahl von Gesch\u00e4ftsprozessen geben, die Erfassung und Berichterstattung bei verschiedenen Bereichen erfordern w\u00fcrden. Jede Unternehmen ben\u00f6tigt diesbez\u00fcglich starke Unterst\u00fctzung, bei der der Benutzer aus einer Vielzahl von Optionen f\u00fcr Feldtypen w\u00e4hlen kann.<\/p>\n<ol start=\"4\">\n<li>\n<h3>Berichterstattung<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ein Projektbericht umfasst Berichte, die Einzelpersonen oder Gruppen verwenden k\u00f6nnen, um eine klare, pr\u00e4zise und g\u00fcltige Darstellung des Projektverlaufs zu erhalten.<\/p>\n<p>Zur effektiven Projektberichterstattung sollten die <strong>Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile<\/strong> Folgendes umfassen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Grafische Darstellung<\/strong>\u2013 Grafiken und Diagramme stellen gro\u00dfe Datenmengen klar und \u00fcbersichtlich dar. Betrachten Sie zum Beispiel ein Gantt-Diagramm, das einen Projektplan grafisch darstellt. Die Grafiken und Diagramme sind einfach zu benutzen und sehr wirkungsvoll.<\/li>\n<li><strong>Vorverarbeitete Berichte<\/strong>\u2013 Mit generischen Berichten wird die Zeit der Benutzer gespart. Diese Berichte dienen sowohl als Nachverfolgungssystem als auch als Kontrollmethode f\u00fcr die Projektinhaber.<\/li>\n<li><strong>Erkenntnisse<\/strong>\u2013 Die Berichtsf\u00e4higkeit eines Tools sollte die Generierung wertvoller Erkenntnisse unterst\u00fctzen, die dem Gesamtprojekt zugute kommen.<\/li>\n<li><strong>Modul\u00fcbergreifende Berichterstattung-<\/strong> Die Beschaffungsteams m\u00fcssen eine vollst\u00e4ndige Sichtbarkeit der umgesetzten Initiativen haben. Zum Beispiel, was zu Einsparungen gef\u00fchrt hat und wie viele Beschaffungsprozesse\/Vertr\u00e4ge\/Anfragen erforderlich waren, um diese Einsparungen zu erzielen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Schlie\u00dflich wird durch ein effektives Projektmanagement-Berichtssystem effektive Kommunikation zwischen allen verschiedenen Interessengruppen des Projekts und des Unternehmens sichergestellt. Diese sorgt auch f\u00fcr effiziente Ressourcennutzung, indem sie \u00dcberlastung vermeidet und Transparenz f\u00f6rdert. Sie sollten immer nach einem Werkzeug mit gro\u00dfartigen <strong>Projektmanagement-Funktionen und -Vorteilen<\/strong> zur Verbesserung Ihrer Beschaffungsfunktion suchen.<\/p>\n<p><strong>Verwandte Lekt\u00fcren<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li><a href=\"https:\/\/www.zycus.com\/de\/knowledge-hub\/intake-management-reifegrad-von-chaos-zu-kontrolle\/\">Intake Management Reifegrad \u2013 Von Chaos zu Kontrolle<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.zycus.com\/de\/knowledge-hub\/whitepaper\/source-to-pay-transformation-roi\">Der ROI der Source-to-Pay-Transformation<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.zycus.com\/de\/knowledge-hub\/whitepaper\/beschaffungsfehler-und-ki-loesungen?1=\">Beschaffungsfehler, die Sie erkennen werden \u2013 und L\u00f6sungen, die Sie am liebsten klauen w\u00fcrden<\/a><\/li>\n<\/ol>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wichtige Erkenntnisse Vorlagen: Standardisierte Templates f\u00fcr Zeitpl\u00e4ne, Kosten, Genehmigungen und Gantt-Diagramme sichern Effizienz und reduzieren Fehler in Beschaffungsprojekten. 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