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Vertragsnutzung und -Einhaltung: Sind diese nur Versprechen, die gebrochen werden sollen?

Durch Shalaka Desai
In Vertragsmanagement
Apr 7th, 2020
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Verträge sind leider nur oberflächliche Versprechungen. Aufgrund des formalen und strukturierten Wesen eines Vertrages erwarten wir, dass die an einem Vertrag beteiligten Parteien ihre jeweiligen Versprechen einhalten. Das ist aber kaum der Fall. Jeden Tag ist bei großen globalen Organisationen Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen zu sehen.

Sind diese nur Versprechen, die gebrochen werden sollen?

Nach Angaben der Aberdeen-Gruppe kostet die ineffektive Verwaltung von Verträgen die Unternehmen aufgrund verpasster Einsparungsmöglichkeiten 153 Milliarden Dollar pro Jahr.

Das Vertragsmanagement lässt sich im Großen und Ganzen in zwei Arten von Aufgaben unterteilen:

1. Bemühungen, die auf die Aushandlung und Erstellung der richtigen Verträge gerichtet sind

Verträge werden niemals von nur einer Person verfasst. Jeder Vertrag hat seinen Anteil an den Beiträgen des Antragstellers, in dessen Geschäftsbereich der Vertrag budgetiert sein könnte, der Finanz- und Verwaltungsteams, die hinsichtlich der Zahlungsbedingungen kritisch sein könnten, des Rechtsteams, das hinsichtlich der Entschädigungsklauseln pingelig sein könnte, und so weiter. Bei großen Organisationen führen mehrere parallel arbeitende Mitarbeiter zu einer mehrmonatigen Verzögerung der Ergebnisse, und es gibt immer jemanden, der eine Version mit einer anderen abstimmt.

Es gibt zwar bestimmte Schritte, die Beschaffungsprofis unternehmen können, um den Prozess der Vertragserstellung zu rationalisieren und Verträge, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen, sehr schnell zu bearbeiten, aber wir sind derzeit mehr an der zweiten Art von Vertragsmanagement interessiert.

2. Bemühungen, die auf die Realisierung, Überwachung und Verbesserung von Verträgen gerichtet sind

Der Abschluss eines Vertragsentwurfs ist erst der Anfang. Organisationen, denen es an einem ordnungsgemäßen Vertragsmanagement mangelt, sind nicht in der Lage, vertragliche Verpflichtungen gegenüber ihren Lieferanten oder sogar gegenüber ihren eigenen Mitarbeitern durchzusetzen. Nicht alle Verträge in mittelgroßen und größeren Unternehmen entsprechen den erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen, und es ist mühsam, den Überblick über die anstehenden Aktualisierungen im jeweiligen Prozess zu behalten.

Wichtige geschäftliche Herausforderungen (oder Arten von gebrochenen Versprechen!)

… wenn es um die Vertragsnutzung, die Leistungsüberwachung und die Einhaltung von Vorschriften geht:

1. Bei der Beschaffung

Außervertragliche Ausgaben oder Ausreißer-Ausgaben spiegeln letztlich die mangelnde Fähigkeit des Beschaffungswesens wieder, die Einhaltung der Ausgaben durchzusetzen. Selbst wenn die Einkäufe gemäß den bestehenden Verträgen getätigt werden, verfügt das Team möglicherweise nicht über die Mittel, um die richtigen Einkäufe mit den richtigen Verträgen abzugleichen, was zu “gefühlten Ausreißer-Ausgaben” führt.

Manchmal gehen die Mitarbeiter auch falsche Verpflichtungen gegenüber den Lieferanten ein, deren Hauptlast wiederum von der Beschaffung getragen wird. Ein großer Teil der Aufgaben des Beschaffungs- und Verwaltungsteams besteht darin, jeden Tag mit den Lieferanten zu feilschen.

2. Beim Rechtswesen

Der Schwerpunkt des Legal-Teams besteht darin, bevorzugte und aktuellste Klauseln durchzusetzen und die Einhaltung kritischer gesetzlicher Richtlinien zu gewährleisten.

Da neue Verträge im Handumdrehen bearbeitet werden, es keinen festgelegten Genehmigungsprozess gibt und die Antragsteller die Verträge ohne die erforderliche Überprüfung nach außen schicken, werden die Ziele des Rechtsteams nicht eingehalten.

3. Bei den Projektmanagern

Die Aufgaben der Vertragserstellung und -Verwaltung gehören zu einzelnen Abteilungen des Unternehmens – die neue Rolle des “Projektmanagers” hat jedoch in den letzten Jahrzehnten mittlere und große Unternehmen durchdrungen. Im Rahmen des Themas, mit dessen bei diesem Beitrag umgegangen wird, sind die Projektleiter für die Erstellung von Prozessvorlagen und die Verfolgung des Vertragsfortschritts verantwortlich.

Da zu viel Iteration bei jedem Vertrag – multipliziert mit Hunderten von Verträgen – unterschiedlich gemacht wird, können MS Excel-Tracker und Haftnotizen für die Projektmanager katastrophal sein. Dies führt in den meisten Fällen zu nicht konformen Verträgen.

4. Bei Anforderer

Nur das Vorhandensein großer Verträge im Speicher des Unternehmens garantiert nicht, dass sich die Antragsteller der Existenz dieser Kontakte bewusst sind und dass sie wissen, wie sie sie nutzen können. Anforderer können am Ende mehrere Stunden damit verbringen, Lieferanten zu bewerten und mit ihnen zu kommunizieren, da es keine einfache Möglichkeit gibt, Verträge in kaufbare Kataloge umzuwandeln. Die Anforderer sollten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, aber das Abrufen mehrerer Ebenen von Zulassungen bei solchen Käufen könnte zu einem weiteres Problem werden, mit dem sie umgehen müssen.

Abgesehen von den oben genannten Problemen sind zusätzlich beschädigte Lieferantenbeziehungen dabei äußerst wahrscheinlich, da Exzellenz beim Vertragsmanagement eine geringe Priorität eingeräumt wird. Laut IACCM sind 30-35 % der Verträge einer Organisation – was 9 % des Jahresumsatzes entspricht – am Ende unterdurchschnittlich.

Nach einem Jahr, in dem Ihnen die bestmöglichen Preise in der Branche angeboten werden, wird ein Lieferant, dessen Vertrag Ihre Organisation nur bis zu 30% genutzt hat, diese Sätze im nächsten Jahr definitiv erhöhen, oder schlimmer noch, jede weitere Geschäftsverbindung mit Ihnen widerrufen.

Versprechen müssen nicht gebrochen werden

Durch eine ideale kaufseitigen Vertragsmanagement-Lösung kann die richtige Passform zu den Beschaffungszielen und rechtlichen Zielen Ihres Unternehmens nicht nur alle oben genannten Prozesseffizienzen für jede Abteilung sicherstellen, sondern auch Einsparungen in Millionen von Dollar realisieren.

Genau genommen, 600% Mehreinsparung durch Verdoppelung der Vertragskonformität (Quelle: IACCM) und 12% mehr Einsparungen insgesamt (Quelle: PwC).

Im Folgenden finden Sie eine kurze Liste der Möglichkeiten, wie eine richtige Vertragsverwaltungslösung Ihnen hilft, die Vertragsauslastung und -Einhaltung Ihres Unternehmens zu erhöhen.

  1. Breite und pedantische Berichterstattung über Verträge und deren Leistungen
  2. Automatisierung beim Abgleich von Ausgaben zu Verträgen
  3. Einfache Umwandlung von Verträgen in Kataloge, um Einkäufe bei bevorzugten Lieferanten sicherzustellen
  4. Warnungen an verschiedenen Meilensteinen, um die Vertragsauslastung zu verfolgen und die nächsten Schritte zu ändern, wo immer dies erforderlich ist
  5. Durchsetzung rechtlicher Ziele durch Rechtsteams
  6. Änderungen in einer Klausel spiegeln die Auswirkungen auf mehrere Verträge wider, in denen die Klausel vorhanden ist.
  7. Einfache Drag-and-Drop-Vorlagen zur Einhaltung der aktuellsten regulatorischen Normen
  8. Obligatorische Genehmigungen und Arbeitsabläufe gemäß den gesetzlichen Richtlinien (z. B. SOX)

All diese Faktoren sorgen für die beste Vertragsmanagement-Lösung. Bei Unternehmen, die jedes Jahr mit Hunderten von Lieferanten, Partnern und Händlern zu tun haben, führt das Fehlen einer solchen Lösung mit Sicherheit zu Vertragsrisiken und Verlusten in Millionenhöhe, die eingespart werden können hätten.

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