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EIN KOMPLETTER LEITFADEN DES VENDOR MANAGEMENTS – VORTEILE, HERAUSFORDERUNGEN, PROZESSE & BEST PRACTICES

Durch Malvi Goyal
In Lieferantenmanagement
Nov 10th, 2019
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Der Begriff Vendor Management  

Vendor Management ist der Prozess, der ein Unternehmen befähigt, passende Maßnahmen für eine Steuerung seiner Ausgaben, Reduzierung potenzieller lieferantenbezogener Risiken, Gewährleistung einer erstklassigen Leistungsbereitstellung und der Schöpfung langfristiger Werte durch den Verkäufer zu ergreifen. Das schließt die Suche nach den am besten geeigneten Anbietern und das Beschaffen von Preisinformationen ein, die Beurteilung der Qualität, bei einer Vielzahl von Lieferanten das Verwalten ihrer Lieferantenbeziehungen, die Evaluierung ihrer Leistungen anhand unternehmensspezifischer Standards und die Gewährleistung pünktlicher Zahlungen ein. Und genau das sind die Aufgaben eines Vendor Management Systems, kurz VMS.

Ein Vendor Managment System ist ein online, webbasiertes Tool, ein Knotenpunkt, wo alle anbieterspezifischen Aktivitäten eines Unternehmens oder Geschäfts verwaltet werden und das eine Verbesserung der Effizienz und ein langfristiges Wachstum auf kostengünstige Art gewährleistet.

Vorteile des Vendor Management

Einem Unternehmen, das mit einem ordnungsgemäßen Vendor Management arbeitet, erwachsen folgende Vorteile:

(1) Bessere Auswahl

Durch Einführung eines entsprechenden Vendor Mangament Systems kann Ihr Unternehmen von einer größeren Auswahl an Anbietern profitieren, wodurch eine gut fundierte und damit kostengünstigere Auswahl getroffen werden kann.

Ihre Organisation kann von einem Bieterwettbewerb profitieren, der sicherstellt, dass Sie für Ihr Geld optimale Werte erhalten.

(2) Besseres Vertragsmanagement

In einem Multivendor-Szenario führt das Fehlen eines Vendor Management Systems verstärkt zu Problemen beim Verwalten von Verträgen, Dokumenten und anderer unternehmenskritischer Informationen.

Durch Einführen eines ordnungsgemäßen VMS kann Ihr Unternehmen die Vorteile einer zentralen Sicht auf den aktuellen Status sämtlicher Verträge und anderer zweckdienlicher Informationen nutzen, was den Entscheidungsprozess Ihrer Organisation verbessern wird und wertvolle Zeit sparen hilft.

(3) Besseres Performance-Management.

Die Übernahme eines Vendor Management Systems ermöglicht eine integrierte Sicht  auf die Leistungen aller Anbieter, wodurch sich Ihr Unternehmen ein klares Bild darüber verschaffen kann, was funktioniert und was nicht und letztendlich die Effizienz und damit die Gesamtperformance des Unternehmens verbessert wird.

(4) Bessere Anbieter-Bziehungen

Es ist nie leicht, mehrere Anbieter gleichzeitig verwalten zu müssen. Während einige Anbieter sich als sehr nützlich erweisen können, sind andere es nicht. Das Verwalten Ihrer Beziehungen zu Anbietern aber ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Projektumsetzung.

Wenn alle anbieterspezifischen Informationen an ein und der gleichen Stelle verfügbar sind, können Sie alle, für den Entscheidungsprozess erforderlichen Informationen sofort finden, was diesen Prozess enorm vereinfacht!

(5) Besseres Preis-Leistungs-Verhältnis

Aufgabe eines Vendor Management Systems ist letztendlich für Ihr Geld die beste Qualität zu erhalten. Deshalb kann die ordnungsgemäße Implementierung eines Vendor Management Sytems zu langfristigen Einsparungen und im Laufe der Zeit zu besseren Ergebnissen führen.

Herausforderungen des Vendor Management

Obwohl die Vorteile zahlreich sind, müssen auch eine Reihe von Herausforderungen bewältigt werden, um den reibungslosen Betrieb des Unternehmens sicherzustellen.

Bei einer nicht-sachgemäßen Implementierung eines Vendor Management Systems kann sich ein Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen gestellt sehen, wie:

(1) Vendor Compliance-Risiko

Das Festlegen von Standards für Anbieter vor Verhandlungsbeginn kann Ihnen viel Zeit und Geld sparen. Nicht jeder Anbieter wird Leistungen erbringen, die Ihren unternehmensspezifischen Standards entsprechen. Es ist wichtig, unter mehreren Anbietern den richtigen auszuwählen, der Unternehmensanforderungen und Kriterien erfüllen kann und von dem hervorragende Leistungen erwartet werden können.

(2) Vendor Reputationsrisiko

Die Arbeit mit mehreren Anbietern ist nicht einfach. Auch die Arbeitsqualität muss im Vorfeld der Verhandlungen beurteilt werden, was diesen Prozess noch komplizierter macht.

Während einige der Anbieter Ihre Aufgaben zu Ihrer vollsten Zufriedenheit erfüllen, können andere nur mangelhafte Leistungen erbringen und Ihre Fristen durcheinander bringen. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, ist deshalb eine Hintergrundüberprüfung unerlässlich, die hilft, sich ein umfassenderes Bild zu verscaffen und wesentliche Punkte aufzudecken, die Ihnen zuvor entgangen sind.

(3) Mangelnde Transparenz

Während eine zentralisierte Datenspeicherlösung zum Verwalten von Vendor-Daten von großer Bedeutung ist, profitiert auch das Unternehmen aus einer zentralisierten Sicht und besseren Transparenz, was wiederum zu einer besseren Ressourcenzuteilung und Effizienz führt.

(4) Vendor Datenarchivierung  

Während Ihr Unternehmen weiter wächst, wird auch eine Vendor- Datenarchivierungslösung unerlässlich. Ohne Vendor Management System kann das Speichern und Abrufen von Daten angesichts der Tatsache, dass Sie möglicherweise an mehreren Projekten mit einer Vielzahl von Anbietern gleichzeitig arbeiten müssen, extrem problematisch sein.

(5) Vendor Zahlungsrisiken

Einige der Anbieter können abweichende Zahlungsbedingungen haben, während sich andere an in Brnachenstandards festgelegte Bedingungen halten. Diese Bedingungen herauszufinden und sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen, stellt eines der größten Probleme dar, insbesondere bei der Arbeit mit mehreren Anbietern gleichzeitig.

Vendor Managementprozess

An dieser Stelle kann zuammenfassend festgestellt werden,dass ein effektives Vendor Management von ausschlaggebender Bedeutung ist. Ein Unternehmen muss einen Prozess entwickeln und umsetzen, von dem die individuellen Schritte der Zusammenarbeit mit seinen Anbietern gesteuert werden.

Während es nicht möglich ist, einen einzigen, spezifischen Vendor Managementprozess für alle Unternehmen und Anbieter zu entwickeln, können die grundlegenden Schritte festgelegt werden, durch die sich eine Zusammenarbeit des Unternehmens mit dem Vendor von Anfang bis Ende auszeichnet

(1) Identifizieren und Festlegen der Geschäftsziele

Vor Beginn des Vendor Managementprozesses müssen als erstes die Geschäftsziele identifiziert und festgelegt werden, die das Hinzuziehen von Anbietern erforderlich machen. Das wiederum hilft, die Anforderungen eines jeden Geschäftsbereichs zu bestimmen, bei der Auswahl und vertraglichen Bindung von Anbietern doppelte Bemühungen und Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden. In späteren Phasen hilft es bei der Gewichtung und Evaluierung der Anbieterleistung, weil für diese Ziele entsprechende Metriken festgelegt werden.

(2) Bildung eines Vendor-Managementteams

Nach dem Festlegen der Geschäftsziele ist der nächste Schritt das Aufstellen eines spezifischen Vendor-Managementteams. Dieses zentrale Team muss ausreichend qualifiziert sein, um Geschäftsziele und KPIs für das Vendor Management identifizeren zu können, entsprechende Anbieter auszuwählen, Verhandlungen zum Vertragsprozess zu führen, regelmäßig die Leistungen des Anbieters zu überprüfen und alle Transaktionstätigkeiten zu steuern.

Dieses Team ist von ausschlaggebender Bedeutung, weil es als Vermittler zwischen Geschäftsbereichen und Anbietern agiert und deren Zusammenarbeit sicherstellt.

Dieses Team wird ferner die Beteiligung einer zu großen Zahl von Akteuren verhindern. Ein von den Geschäftseinheiten dezentralisiertes Vendor Managament führt zu einer Vielzahl von Verträgen mit ein und dem gleichen Anbieter oder ungleichartiger Transaktionen mit einer Vielzahl von Anbietern. Das wiederum erschwert die Überwachung und Beurteilung der Leistung des Anbieters und stellt ein Vendor-Risiko  für das Unternehmen dar.

(3) Anlegen einer Datenbank für alle anbieterspezifischen Informationen

Nachdem die Unternehmensziele klar umrissen wurden und das Vendor-Managementteam zusammengestellt wurde und seine Tätigkeit aufgenommen hat, folgt als nächster Schritt das Anlegen einer aktualisierten und kategorisierten Datenbank mit allen relevanten Anbietern und anbieterspezifischen Informationen.

Eine solche Datenbank besitzt zahlreiche Vorteile wie:

(i) Sie wird die jeweiligen Anforderungen der Geschäftseinheiten dem richtigen Anbieter zuordnen. So beispielsweise kann die Verwaltung für Büroausrüstungen, Computerausrüstungen usw. zuständige Anbieter identifizieren.  .

(ii) Nach einer Kategorisierung der Anbieter anhand ihres Typs ist es einfach, Anbieter für eine Bewertung miteinander zu vergleichen.

(iii) Informationen werden optimiert – verstreute, unterschiedliche Anbieterinformationen werden an einem einzigen Ort gespeichert, was eine Vorstellung vom aktuellen Status eines Anbieters vermittelt, wie beispielsweise vertraglich gebundener Anbieter, Anbieter, deren Vertrage verlängert werden müssen usw.

(iv) Sie ermöglicht eine effektive Budgetierung – langfristige, unternehmenskritische  Anbieter und kurzfristige, taktische Anbieter sind leicht zu erkennen und das Budget kann entprechend geplant werden werden.

(4) Ermitteln der Anbieter-Auswahlkriterien

Nach Optimierung der Informationen, ihrer Aktualisierung und Kategorisierung müssen Kriterien festgelegt werden, auf deren Basis alle relevanten Anbieter ausgewählt werden.

Während Kosten das wichtigste Auswahlkriterium sind, spielen für Unternehmen auch eine Reihe anderer Kriterien eine Rolle, wenn es um die Wahl des am besten für ihre Anforderungen geeigneten Anbieters geht – letzten Endes sind die niedrigsten Kosten keine Garantie für die beste Qualität. Ein CIO Artikel nennt nicht-kostenbezogene Faktoren, die bei der Auswahl von Anbietern berücksichtigt werden müssen  – finanzielle Stabilität, vorherige Erfahrungen im gleichen Bereich wie dem des Unternehmens, industrielle Anerkennung, vom Anbieter eingesetzte Verfahren, Größenvorteile sowie deren rechtliche / regulatorische Vorgeschichte. Für eine ganzheitliche Bewertung eines Anbieters ist es von maßgeblicher Bedeutung, alle oben erwähnten Kriterien in Betracht zu ziehen.

Bei qualitativ hochwertigen Beschaffungen greifen Unternehmen auf Ausschreibungsprozesse zurück mit RFQ, RFI und RFP.

(5) Bewertung und Auswahl von Anbietern

In dieser Phase müssen Anbieter anhand der Auswahlkriterien und falls erforderlich anhand der Ausschreibungsergebnisse bewertet werden.

Die eingereichten Angebote müssen sorgfältig überprüft werden, um Preisstruktur, Arbeitsumfang, wie die Anforderungen erfüllt werden sollen, Bedingungen, Ablauf- und Verlängerungsdatum usw. zu beurteilen. Dadurch wird gewährleistet, dass Ihr Unternehmen vom Anbieter optimal profitiert. Suchen Sie nach versteckten Sparmöglichkeiten!

Beurteilen Sie die internen Stärken und Schwächen des Anbieters und analysieren Sie, wie externe Chancen und Risiken Ihre Transaktionen wie auch den Vendor Managementprozess beeinträchtigen können.

Nachdem Sie nun den Bewertungsprozess abgeschlossen haben, steht der Auswahl Ihres Anbieters nichts mehr im Wege.

(6) Vertragsgestaltung und Anbieterwahl

Nach der Auswahl Ihres Anbieters ist es Zeit den Vertrag abzuschließen und Ihren Anbieter an Bord zu holen.

Für den Vertragsabschluss sind gewöhnlich die Rechts- und Finanzabteilung und die mit den Anbietern zusammenarbeitenden Führungskräfte zuständig. Die anderen Geschäftseinheiten erhalten den Vertrag und beginnen nach Vertragsunterzeichnung mit den Anbietern zusammenzuarbeiten. Aus langfristiger Sicht ist dies weniger optimal  – letzlich sind es die einzelnen Unternehmensbereiche, die auf täglicher Basis mit den Anbietern Kontakt haben und folglich über wertvolle Erkenntnisse darüber verfügen, wie die operativen Leistungen des Anbieters optimiert werden können. Aus diesem Grund müssen alle relevanten Akteure zumindest in den Entscheidungsprozess einbezogen  werden.

Best Practices: Methoden zur Verbesserung Ihrer Vendor-Managementstrategie

Sie haben einen für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Vendor-Managementprozess eingeführt. Das Vendor-Management endet aber nicht mit der  Auswahl Ihrer Anbieter, weil es Methoden und Best Practices gibt, die Ihren Prozess weiter ergänzen und das Vendor-Management Ihres Unternehmens noch effektiver gestalten. Dabei handelt es sich um folgende:

(1) Sagen Sie, was Sie genau erwarten

Bei Ihrer Arbeit mit Anbietern müssen Sie die Unternehmensziele eindeutig definieren  wie auch Ihre Erwartungen von den Anbietern. Setzen Sie die Anbieter über Ihre derzeitigen und zukünftigen  Anforderungen in Kenntnis und darüber, wie sie den Unternehmenszielen angepasst werden können. Auf diese Weise können Sie und Ihre Anbieter am gleichen Strang ziehen und auf lange Sicht hin besser zusammenarbeiten. Ferner hilft es, Maßstäbe zu setzen, leistungsspezifische und Compliance-Risiken zu reduzieren und Anbieter zu bewerten

(2) Setzen Sie Fristen, die machbar und realistich sind  

Die Ziele, die Sie sich gesteckt haben und Ihre Erwartungen bedingen, dass Sie Fristen setzen, die von den Anbietern eingehalten werden können und realistisch sind. Das Setzen unrealistischer Fristen beeinträchtigt nicht nur die Leistung des Anbieters und seine Wertschöpfung sondern steigert auch das Risiko und behindert eine konstruktive Zusammenarbeit.

(3) Arbeiten Sie für langfristige Beziehungen eng mit Ihren Anbietern zusammen

Der Begriff Zusammenarbeit tauchte mittlerweile mehrere Male auf. Nun, sie ist wichtig, weil Verhandlungen mit Anbietern über Preisgestaltung und Leistungen Voraussetzung für einen Geschäftsabschluss sind. Wenn Sie aber mit dem Anbieter zusammenarbeiten und ihm erlauben, an der Erarbeitung von Strategien zur Verwirklichung der gesetzten Ziele und Erwartungen beteiligt zu sein, dann werden so wertvolle, langfristige Beziehungen aufgebaut. Eine Zusammenarbeit ermöglicht Unternehmen und Anbietern gemeinsam mit innovativen Ideen Wege zu finden, wie sich die Schöpfung von Werten durch ihre Partnerschaft optimieren lässt.

Tatsächlich auch wurde in der jährlichen Zycus-Umfrage ‘Pulse of Procurement2‘ festgestellt, dass bessere Synergien mit Anbietern eine der Top-Prioritäten sein müssen und die Zusammenarbeit mit Anbietern zur Vebesserungen ihrer Leistungen für Beschaffungsfachkräfte ein Schwerpunktbereich sein muss.

(4) Festlegen von KPIs zur Bewertung der Anbieterleistung

Wie können wir feststellen, ob Anbieter ihre Leistungen wie vereinbart und gemäß der Unternehmensziele bereitstellen? Um die verschiedenen Aspekte eines Anbieters bewerten zu können und letztlich ermitteln zu können, ob der Vendor- Managementprozess effektiv ist oder nicht, werden Key Performance Indicators benötigt (KPIs /Leistungskennzahlen). Die KPIs sind unternehmensabhängig und basieren darauf, was ein Unternehmen für die Evaluierung seiner Anbieter als wichtig erachtet.

In einem anderen Artikel der Zeitschrift CIO über “Vendor Management :Wie kann das Preis-Leistungs-Verhältnis beurteilt werden?” wurden mehrere quantitative und qualitative Möglichkeiten zur Ermittlung von KPIs und Berechnung der Vendor-ROI kategorisiert.

* Relationship Management: gemessen am Engagement des Anbieters, seiner Flexibilität und Innovationsbereitschaft.

* Kostenmanagement: gemessen an Preisnachlässen, Auftragskosten usw.

* Qualität: gemessen an Mitarbeiterkompetenz, Auftragsgenauigkeit, Einhaltung der Konformitätsanforderungen, Gewährleistungen usw.

* Leistungsbereitstellung: gemesen an termingerechter Lieferungen, Reaktionszeit bei Auftragsproblemen und in Krisensituationen usw.  und

* Kundenzufriedenheit

(5) Ermitteln von Anbieter-Risiken, um sie zu minimieren

Das ist möglicherweise eine der wichtigsten Methoden, die gewährleistet, dass die in das Vendor Management gesetzten Erwartungen erfüllt werden.

Die Risikobewertung ist im Vendor Management kein Einzelschritt  – sie beginnt mit Ihrem Bedarf an einem Anbieter und ist ein kontinuierlicher, nie endender Prozess.

Vendor Managament ist von einer Vielzahl unterschiedlicher Risiken gekennzeichnet – finanzielle, zahlungsbezogene, operative, Compliance-Risiken und Gefährdung der Datensicherheit, um nur einige zu erwähnen. Von Ihnen müssen in jeder Phase des Vendor Management regelmäßig alle anbieterspezifischen Risiken identifiziert, ihre Auswirkungen auf Ihre Risikobereitschaft eingeschätzt und Abhilfemaßnahmen geplant werden.

Die ein Risiko darstellenden Gefahren ändern sich ständig – sorgen Sie dafür, dass das interne und externe Unternehmensumfeld überwacht wird und überprfen Sie die Ihnen verfügbaren Kontrollmechanismen, ihre Effektivität und aktualisieren Sie sie falls erforderlich.Dieser Grad an Sorgfalt wird Ihnen helfen, anbieterspezifische Risiken zu minimieren und die Bereitstellung von Ihren Anforderungen entsprechenden Anbieterleistungen gewährleisten.

Zum Nachdenken – Was ist der Unterschied zwischen Vendor Management und Vendor Relationship Management

In vielen Szenarien werden die Begriffe ‘Vendor Management‘ und ‘Vendor Relationship Managament‘ synonym verwendet. Macht ein zusätzliches Wort wirklich einen Unterschied? Ja, das tut es. Während sich Vendor Management auf die Arbeit des Unternehmens mit dem Anbieter insgesamt bezieht, ist Vendor Relationship Management der Teil des Vendor Managements, der sich ausschließlich mit seinen menschlichen Aspekten befasst. Letzten Endes handelt es sich bei Anbietern um Personen und welche Bedeutung Anbieterbeziehungen für ein Unternehmen haben, wurde von uns bereits erläutert.

Der Aufbau dauerhafter und bedeutungsvoller Beziehungen zu Anbietern, insbesondere unternehmenskritischen Anbietern, ist eine der wichtigsten Prioritäten für Unternehmen, die mit Anbietern zusammenarbeiten. Teams sind sich der Bedeutung einer reibungslosen Zusammenarbeit mit Anbietern bewusst, die sich positiv auf die Anbieterleistung auswirkt und hilft, anbieterspezifische Risiken zu reduzieren. Dafür sind eine Reihe von VRM-Tools verfügbar, die Unternehmen eine effektive Verwaltung ihrer Anbieterbeziehungen ermöglichen

Zusammenfassung

Dieser Blog-Beitrag beschäftigt sich mit einem entscheidenden Aspekt der Funktionsweise eines Unternehmens –  dem Vendor Management. In der heutigen globalen Wirtschaft mit ihren verschwindenden geografischen und wirtschaftlichen Barrieren müssen Unternehmen mit den verschiedensten Arten von Anbietern aus allen Teilen der Welt zusammenarbeiten. Auch wenn Sie nur mit einem einzigen Anbieter arbeiten, ist ein effektives Vendor Management System unabdingbar, weil die von einem Anbieter erbrachten Leistungen letztlich ihre Geschäftsentwicklung beeinflussen. Es ist wichtig, die Vorteile und Herausforderungen des Vendor Managements zu begreifen, damit Sie einen effektiven Prozess entwickeln können, der Sie bei Ihrer Zusammenarbeit mit Ihren Anbietern unterstützt. Vergessen Sie auch nicht, Ihrem Prozess Best Practices hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass Ihrem Unternehmen von Ihren Anbietern optimale Werte bereitgestellt werden.

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