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Erweiterung Ihrer Beschaffungsfunktion mit der Strategie „Lean Procurement“

Durch Linda Ashok
In Beschaffungstechnologie
Apr 10th, 2020
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Erweiterung Ihrer Beschaffungsfunktion mit der Strategie „Lean Procurement“

Ist eine schlanke Beschaffungsstrategie bei der Industry 4.0-Umgebung der neue Renner? Wir wetten, das dies nicht der Fall ist. Wenn man bedenkt, wie sich Lean Management auf moderne Unternehmen von der Fertigung über das Gesundheitswesen bis hin zu Finanzdienstleistungen und vielen anderen Bereichen ausgewirkt hat, lässt sich Beschaffungswesen von Lean Management nicht ausschließen. Zu den Gründen, die zum Erfolg der schlanken Beschaffungsstrategie führen, gehört der Wandel, den diese Strategie bei Produktivität und Qualität bewirkt hat. Durch eine schlanke Beschaffungsstrategie ist die Verantwortung dafür übernommen, die Beschaffungsprofis zu befähigen und die Verfahren und Prozesse zu verbessern, die sie von ihrer Leistung abgehalten haben.

Trotz des großen Potenzials der strategie Lean Procurement betrachten viele Organisationen diese immer noch als reine Automatisierung von Procure-to-Pay (P2P)-Aktivitäten. Aber es ist höchste Zeit, dass Organisationen über diese begrenzte Wahrnehmung hinausblicken und dieser Strategie erlauben, die strategische Beschaffung und damit den Geschäftswert zu verbessern. Dank der Disziplin und dem systemischen Denken beim schlanken Beschaffungsmanagement kann der Einkauf auf die Erwartungen der internen Kunden ausgerichtet werden, wodurch die Fachleute den gesamten Beschaffungsprozess effektiver denn je gestalten können.

Bestehende Herausforderungen

Bevor wir zur Erläuterung der Lean Procurement-Strategien zu Ihrer Beschaffungsfunktion übergehen, wollen wir uns zunächst auf die Herausforderungen konzentrieren, die es zu bewältigen gilt. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche von der Bestellanforderung bis zum Auftrag (Requisition-to-PO), als auch Rechnungseingabe, Rechnungseingang sowie Abgleich & Zahlungen und kreuzen Sie diese in der untenstehenden Liste an!

  • Unzureichender Katalog, der die Benutzererfahrung beeinträchtigt
  • Langwieriger Prozess von der Bestellanforderung bis zum Auftrag
  • N Anzahl der Revisionen bei Bestellanforderungen
  • N Anzahl der nicht verbuchten Lieferanten
  • Verzögerung bei der Rechnungseingabe
  • Langsame Quittungsverarbeitung
  • Warnung vor fehlerhafter Rechnungseingabe
  • Doppelte Zahlung aufgrund doppelter Rechnungseingabe
  • Eingangsausnahmen aufgrund von Rechnungsinkongruenz
  • Rechnungsstellung ohne Einschluss von gültigen Rabatten
  • Zahlungen ohne richtige Zahlungsbedingungen
  • Eine hohe Anzahl manueller Zahlungen auf Papier
  • Verzögerung bei der Lieferantenzahlung
  • Anforderung vom Lieferanten für den Zahlungseingang
  • Verwirrung bei der Einreichung von Bestellanforderungen

Schritte zu einer schlanken Beschaffungsstrategie (Lean Procurement Strategy)

Es ist jetzt einfacher, eine Lösung für die oben beschriebenen Herausforderungen zu finden, da hierbei der Schwerpunkt immer auf der „ungeprüften Seite“ des betreffenden Problems liegt. Nachfolgend sind fünf einfache Schritte der Strategie Lean Procurement aufgeführt, gefolgt von einer erschöpfenden Aufgabenliste, in der Sie jede Leistung in der Liste ankreuzen können.

  1. Der erste Schritt zum Verwirklichen der Disziplin eines schlanken Beschaffungsmanagements besteht darin, die Anforderungen aller internen Kunden genauer zu untersuchen.
  2. Der zweite Schritt umfasst die Vereinfachung, Automatisierung und Straffung von Prozessen, um einen effizienten und effektiven Beitrag zur strategischen Beschaffung zu gewährleisten.
  3. Der dritte Schritt umfasst die Entwicklung von Fähigkeiten und den Aufbau von Strukturen, die bei der Beschaffung dazu beitragen, sowohl operative als auch strategische Ziele zu erreichen.
  4. Im vierten Schritt müssen Sie erwägen, das Leistungsmanagement durch Indikatoren zu verbessern, die den gesamten Gewinn- und Verlustbeitrag der Funktion signalisieren.
  5. Und im letzten Schritt muss beim Verhaltensmanagement systematisch eine Kultur auf gebaut werden, in der die Menschen auf Abfallvermeidung und Recyclingmöglichkeiten ausgerichtet sind.

To-do-Liste zur schlanken Beschaffungsstrategie (Lean Procurement Strategy)

  • Wenn Sie möchten können Sie den unten stehenden Abschnitt ausdrucken und die Kontrollkästchen ankreuzen, wenn Sie mit allem in der Liste fertig sind.
  • Überprüfung der Lieferantenmanagementstrategie von der Eingliederung über die Überprüfung und Leistung bis hin zum Ausstieg
  • Befragung interner Kunden (Benutzer) über Bedenken, die sie beim bestehenden Prozess haben
  • Untersuchung des Prozesses von der Bestellanforderung zur Bestellung, um die Anzahl der Positionen, den sequentiellen Ablauf und den Genehmigungsschwellenwert zu bestimmen
  • Einführung einer geführten Kauferfahrung, um Benutzer zu Vertragslieferanten zu lenken
  • Suchen nach Möglichkeiten zum Erstellen von katalogartigen Bestellanforderungen bei vorbefüllten Daten
  • Analyse der Grundursache bei Belegausnahmen von der Gesamtzahl der verarbeiteten Belege, einschließlich solcher mit niedrigem Dollarwert
  • Bewertung der für den Empfang von Waren und Dienstleistungen benötigten Zeit
  • Identifizierung auftretender Übergaben und der Grundursache von Fehlern, die im Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsverarbeitung auftreten; Rechnungsausnahmen, die Schwelle der Rechnungsausnahme und spezifische Aufgabenerlaubnis für bestimmte AP-Mitglieder
  • Papierlose elektronische Rechnungsstellung durch Aufnahme von Lieferanten in das Netzwerk
  • Schulung der Lieferanten zur Eingabe von Rechnungen über das Lieferantennetzwerk mit Datenüberprüfungsfunktion
  • Überprüfung der Ursache und Wirkung von verspäteten und vorzeitigen Zahlungen
  • Elektronische Verarbeitung aller Zahlungen

Lean Management hat sich bei Beschaffungsfunktionen auf der ganzen Welt als erfolgreich erwiesen.  Sie hat dazu beigetragen, dass die Beschaffungsfunktionen schnelle und bedeutende Wirkungen erzielt haben. Ein exemplarischer Nachweis zur Effektivität dieser Strategie: Ein Unternehmen in der EU hat herausgefunden, dass es nach Einführung der schlanken Beschaffungsmethodik die Aktivitäten der Direktbeschaffung auf etwa 20 Prozent und die der indirekten Beschaffung auf 25 Prozent steigern könnte. Da durch diese Implementierung mehr Mitarbeiter Zeit zu anderen Arbeiten bekamen, konzipierten diese Mitarbeiter das Center of Excellence (COE), in dem die Ressource zur Skalierung der Einführung neuer Werkzeuge zugewiesen wurde. Sie haben nicht nur das Einsparungsziel erreicht, sondern auch ihren Schwerpunkt auf Lieferantenverhandlungen verlagert.

 

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